Hoy en día, el teletrabajo es una práctica común. El barómetro Teletrabajo y Organizaciones Híbridas 2022 realizado por Malakoff Humanis revela que el 38% de los empleados del sector privado teletrabajaban a finales de 2021. Hoy en día, cada vez más empleados trabajan desde casa varias veces a la semana o al mes.
Para que sus empleados sean tan productivos y eficientes en casa como en la oficina, y para fomentar la colaboración y la comunicación entre los miembros de equipos remotos, es esencial proporcionarles herramientas de teletrabajo.
Aquí tienes una lista de las 5 herramientas imprescindibles para un teletrabajo eficaz.
1.Software de gestión de proyectos
Para que sus empleados sean productivos mientras trabajan a distancia, es esencial que conozcan sus objetivos y las tareas que deben realizar cada día. Un software de gestión de proyectos como Wimi es la herramienta ideal, porque reúne en un solo lugar todas las funciones que su equipo necesita para gestionar eficazmente sus proyectos a distancia
Por lo tanto, usted tiene:
- Un gestor de tareas para visualizar claramente todas las tareas de su proyecto, su plazo, su estado y quién es responsable de estas.
- Agendas compartidas para hacer un seguimiento de los eventos clave del proyecto y de la disponibilidad de los miembros de su equipo.
- Una herramienta de coedición en línea que permite a varias personas trabajar en el mismo archivo.
- Almacenamiento en línea para centralizar y compartir sus documentos fácilmente.
- Una herramienta de informes para seguir el progreso y el rendimiento de su equipo.
- Una solución integrada de chat y videoconferencia para facilitar la comunicación con los miembros de su equipo.
Con un software de gestión de proyectos, usted tiene una mejor visión del progreso del proyecto, está mejor organizado y trabaja más fácilmente en equipo a pesar de la distancia.
2.Mensajería instantánea
Como hemos visto, cuando se trabaja a distancia, es importante comunicarse regularmente con los miembros del equipo para no sentirse aislado, mantener la cohesión del equipo y fomentar la colaboración.
Para mantenerse en contacto a lo largo del día, la mensajería instantánea (o chat) es mucho más eficaz que el correo electrónico, pero también más segura y libre de spam. Herramientas como Slack, Typetalk o Google Chat
El objetivo de la mensajería instantánea es eliminar la distancia entre los empleados y facilitar que compartan información como si estuvieran trabajando uno al lado del otro. Esta herramienta también puede utilizarse para reforzar la cohesión del equipo, por ejemplo, creando debates más personales, organizando retos fotográficos o concursos, etc.
3.Un sistema de videoconferencia
A veces no hay nada como una discusión cara a cara. Cuando usted trabaja a distancia, le gusta poder hablar con su(s) compañero(s) y verlos. Aunque el teléfono sigue siendo práctico, una herramienta de videoconferencia es esencial para organizar reuniones con empleados que teletrabajan.
Hoy en día existen muchas soluciones para organizar, facilitar y analizar todo tipo de eventos virtuales, como seminarios web, formación en línea, brainstorming, entrevistas, etc. Zoom, Livestorm o Klaxoon son algunas de las plataformas de comunicación por vídeo disponibles.
Un sistema de videoconferencia le permite acoger a varios participantes y diseñar reuniones interactivas en las que puede intercambiar notas, colaborar simultáneamente en una pizarra o compartir sus pantallas de trabajo. Incluso puede personalizar sus invitaciones, grabar sus reuniones y enviar encuestas para conocer la opinión de su equipo.
4.Espacio de almacenamiento
Para ser efectivos en el teletrabajo, sus empleados necesitan un acceso rápido y fácil a todos sus archivos y documentos de trabajo. Para ello, debe proporcionarles una plataforma segura de almacenamiento en línea. De este modo, todos los documentos estarán centralizados en un único espacio al que podrán acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado. Dropbox, pCloud o Google Drive son algunas de las mejores herramientas para almacenar sus archivos en línea.
Este tipo de herramienta también facilita el envío y la recepción de archivos de gran tamaño. Además, los espacios de almacenamiento suelen estar equipados con funciones de «búsqueda» y «filtro» que le permiten encontrar rápidamente sus archivos, por lo tanto, le permiten ahorrar tiempo. Por último, puede controlar el acceso a los documentos e invitar a personas ajenas a la empresa (clientes, proveedores, proveedores de servicios, etc.) a leer o modificar un determinado documento.
Al asociar el espacio de almacenamiento a una suite ofimática colaborativa, podrá colaborar con varias personas al mismo tiempo en el mismo documento (coedición), siempre tendrá acceso a la última versión de un archivo y se archivará el historial de modificaciones.
5.Una red social corporativa
La comunicación interna es muy importante en una empresa para reforzar el compromiso, el sentido de pertenencia y la motivación de los empleados. Una red social corporativa (RSC) es una herramienta esencial para garantizar que los empleados que teletrabajan estén bien conectados entre sí y con la empresa. Con un RSC como Whaller, Talkspirit o Jamespot, sus empleados que teletrabajan se mantienen informados a diario sobre las novedades de la empresa (contratación, proyectos, eventos, etc.).
Esta herramienta funciona como las redes sociales tradicionales, salvo que es privada y sólo pueden acceder a ella los empleados de la empresa (y posiblemente sus socios externos). Es muy útil para unir a los empleados, desarrollar su cultura corporativa y mantener la cohesión del equipo. Sus empleados pueden publicar contenidos, comentar, compartir, seguir a otros empleados y crear grupos de debate profesionales o personales.
Con el espacio de noticias, los miembros de su equipo remoto siguen la información que les interesa y están al tanto de todo lo que ocurre en el equipo y en la organización. La RSC también ayuda a romper las barreras jerárquicas y permite a los empleados interactuar fácilmente con cualquier persona de la organización. Es una herramienta indispensable para los equipos dispersos y/o híbridos.
Entonces, ¿Ya utiliza todas o algunas de estas herramientas?
