Desde la pandemia, el mundo laboral ha cambiado. La mayoría de las empresas se han visto obligadas a evolucionar sus prácticas para adaptarse a las nuevas exigencias de los empleados. Hoy en día, el teletrabajo y el trabajo híbrido son muy populares, ya que ofrecen a los empleados la flexibilidad y el equilibrio entre trabajo y vida personal que tanto necesitan.
Para que los empleados sigan siendo eficaces, estas nuevas formas de trabajo obligan a adoptar nuevas metodos de trabajo. En 2023, las personas no trabajarán de la misma manera que en 2019. Se han adoptado los términos comunicación y colaboración síncrona y asíncrona.
¿Qué es la colaboración asíncrona?
La colaboración asíncrona significa trabajar juntos fuera de línea, no simultáneamente. Es el caso, por ejemplo, de los empleados que se encuentran en zonas horarias diferentes y no pueden estar activos al mismo tiempo. Por tanto, la colaboración asíncrona no es espontánea ni instantánea.
Esta forma de colaborar se ve facilitada por Internet y el uso de herramientas de colaboración en línea. Es la transformación digital la que ha promovido la colaboración asíncrona. Los empleados se conectan a sus aplicaciones y programas cuando están disponibles. Realizan sus tareas y se comunican con sus colegas de forma asíncrona. Para ello, utilizan herramientas adaptadas como:
- mensajería instantánea
- correo electrónico,
- correo,
- intercambio de documentos,
- software de gestión de proyectos,
- suite ofimática colaborativa,
- mensajes de audio o vídeo grabados y accesibles más tarde,
- red social corporativa.
El hecho de que no todos los miembros del equipo estén conectados al mismo tiempo no les impide hacer su trabajo y ser productivos a diario.
¿Cuál es la diferencia con la colaboración síncrona?
Como puede ver, la colaboración síncrona es cuando las personas se comunican y trabajan juntas simultáneamente, como durante una reunión, un taller o un grupo de trabajo.
A diferencia de la colaboración asíncrona, el intercambio es en directo y los colaboradores responden al instante, como en una conversación cara a cara, por vídeo o por teléfono. La comunicación sincrónica también es más espontánea. Es el caso de las discusiones en la máquina de café o entre dos puertas.
La colaboración síncrona suele ser la forma de trabajo por defecto en las empresas en las que todos los empleados trabajan en el mismo lugar y/o tienen el mismo horario. Las herramientas para este tipo de colaboración son :
- reuniones presenciales y videoconferencias
- llamadas telefónicas,
Sin embargo, probablemente se haya dado cuenta de que varias herramientas pueden utilizarse tanto para la colaboración síncrona como para la asíncrona. Es el caso de la mensajería instantánea y el correo electrónico, donde puede elegir responder a un mensaje inmediatamente (comunicación síncrona) o más tarde (comunicación asíncrona).
Las ventajas de la colaboración asíncrona
Descubra las ventajas de colaborar de forma asíncrona.
Mayor flexibilidad
Con un número cada vez mayor de empleados que trabajan a distancia, puede resultar difícil organizar reuniones o videoconferencias en las que todos los miembros del equipo estén presentes al mismo tiempo. Al colaborar de forma asíncrona, todo el mundo puede ver el contenido o responder a un mensaje cuando esté disponible. Esto da a los empleados una mayor flexibilidad y les supone menos estrés.
Mejor gestión del tiempo
A diferencia de la colaboración síncrona, en la que tiene que responder inmediatamente a los mensajes de sus colaboradores, la colaboración asíncrona le permite responder más tarde. Se está bajo menos presión y se evitan distracciones. Esto significa que puede gestionar mejor su tiempo y concentrarse plenamente en sus tareas, ya que puede responder a las solicitudes de su equipo cuando usted lo decida, por ejemplo cada dos horas.
Intercambios de calidad
Trabajar sin conexión le permite tomarse tiempo para reflexionar. Puede formular mejor sus ideas y redactar mensajes más elaborados. En lugar de preocuparse pensando en cómo responder lo antes posible, puede investigar o preparar su caso para dar una respuesta o solución precisa que satisfaga mejor a tu interlocutor. Los intercambios y trabajos asíncronos suelen ser de mayor calidad.
Más adecuado para equipos a distancia
La colaboración asíncrona se implementa de forma natural en equipos dispersos geográficamente. En efecto, si algunos de sus colaboradores no trabajan en la misma franja horaria, realizarán sus tareas fuera de línea. También puede transmitir información sin preocuparse por la diferencia horaria.
Las desventajas de la colaboración asíncrona
Como puede imaginar, la colaboración asíncrona también tiene algunas desventajas.
Falta de espontaneidad
Con la colaboración asíncrona, es imposible mantener una conversación en directo, intercambiar y rebotar ideas con un colega. Las conversaciones fuera de línea carecen de espontaneidad.
Ritmo lento de los intercambios
Colaborar y comunicarse de forma asíncrona significa que no obtendrá una respuesta inmediata a sus preguntas. Puede que tenga que esperar varias horas, o incluso días, para recibir la respuesta de la otra persona. Esto puede ralentizar considerablemente la toma de decisiones, su trabajo y el progreso del proyecto.
Relaciones menos enriquecedoras
Las conversaciones asíncronas no son tan ricas como los intercambios cara a cara. Se pierde el contacto humano, visual y auditivo con la otra persona. Por tanto, es más difícil conocer a una persona y construir una relación sólida y de confianza con los compañeros. También se pierde la noción del lenguaje corporal, que a menudo dice mucho sobre lo que la otra persona piensa realmente de tu idea.
Para concluir
La forma de trabajar en su organización depende de las circunstancias, necesidades y preferencias de su personal. La colaboración asíncrona será más adecuada para equipos cuyos miembros trabajan a distancia y/o en franjas horarias diferentes. Pero lo normal es que los equipos utilicen tanto la colaboración síncrona como la asíncrona.
Comunicación síncrona o asíncrona: ¿cómo elegir?
