¿Buscas una forma más sencilla de colaborar y compartir archivos con sus compañeros, empleados y socios? Con la creciente popularidad de las aplicaciones basadas en la nube, ahora es posible compartir de forma segura elementos y archivos digitales en un abrir y cerrar de ojos.

Compartir archivos en la nube está revolucionando la forma de trabajar en equipo. Permite a los usuarios almacenar, acceder y sincronizar rápidamente sus datos desde múltiples dispositivos conectados. El uso de servicios de almacenamiento en la nube puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, al garantizar procesos de colaboración rápidos. En este artículo analizaremos cómo funciona el uso compartido de archivos en la nube y le daremos consejos prácticos para que lo utilice para colaborar eficientemente con su equipo.

¿Qué es compartir archivos en la nube?

Compartir archivos en la nube es un servicio en línea que permite a un grupo de usuarios buscar, enviar, recibir o ver un documento. Además, este enfoque colaborativo y digital es ideal para permitir que diferentes empleados trabajen juntos en tiempo real en uno o varios documentos.

¿Cuáles son las ventajas de compartir archivos?

Utilizar un espacio de almacenamiento en línea, también conocido como drive, para compartir documentos tiene muchas ventajas. En efecto, gracias a este espacio en línea, su empresa gana en rendimiento y resiliencia. Descubramos por qué.

Fácil acceso a los archivos

La primera ventaja de esta solución en línea es el tiempo que ahorra. Al contrario de buscar archivos durante minutos en un ordenador Windows o Mac, sus empleados pueden encontrar rápidamente la información que necesitan. Tan fácil como buscar en Google, para acceder a un documento basta con escribir una simple palabra clave en la barra de búsqueda de la herramienta.

Colaboración en tiempo real

Basta un enlace compartido para que los colaboradores puedan acceder a una carpeta de grupo. Así, los usuarios pueden consultar un archivo de gran tamaño o enviarlo en cuestión de instantes. Independientemente de la distancia, los miembros del equipo pueden alcanzar sus objetivos a través de una plataforma común. Además, como los documentos se modifican en tiempo real, todos los usuarios tienen la certeza de disponer en todo momento de una versión actualizada del documento de trabajo. Además, suele ser posible añadir comentarios o recibir notificaciones, lo que mejora notablemente la capacidad de respuesta de todo el equipo.

Seguridad y copia de seguridad de los datos

El uso compartido de archivos suele basarse en una sólida arquitectura en la nube. Sin necesidad de contraseñas, el equipo puede compartir y proteger documentos a través de la web sin preocupaciones. De hecho, mediante la gestión de permisos y el envío de enlaces seguros, la aplicación es capaz de mantener la confidencialidad de los datos. Así, se pueden almacenar archivos de cualquier tamaño y acceder a ellos en cualquier momento y lugar sin tener que preocuparse por su seguridad.

Reducción de costes

Además, optar por una solución basada en la nube es muy pertinente para ahorrar dinero. En lugar de invertir en una infraestructura de almacenamiento grande y segura, puede externalizar esta necesidad a través de una solución en la nube. Sobre todo porque el almacenamiento en un sitio remoto es importante para conservar de los datos. En caso de incendio u otro accidente dentro de la empresa, todos sus documentos están protegidos y almacenados en un centro de datos de terceros.

¿Cómo comparto archivos en la nube?

Hay una serie de pasos que puede seguir para beneficiarse rápidamente de las ventajas de la nube para compartir archivos:

• Elija su proveedor de soluciones en la nube y, a continuación, cree una cuenta;
• A través de la interfaz de su cuenta, puede empezar a añadir documentos, normalmente mediante un sencillo proceso de arrastrar y soltar;
• Una vez que el documento está en línea, es muy fácil compartirlo con sus compañeros. A través de un botón de compartir y/o la creación de un enlace para compartir, sólo se tarda unos segundos en enviar el documento seleccionado;
• Tenga en cuenta que es necesario añadir las cuentas de sus colaboradores y/o sus direcciones de correo electrónico y modular el nivel de permiso;
• Una vez que todo esté configurado, los miembros del equipo podrán recibir sus documentos. Dependiendo de los permisos que tengan, también podrán enviar, modificar o eliminar archivos.

¿Cuáles son las buenas prácticas para compartir archivos?

Para sacar el máximo provecho de su red de documentos, es esencial seguir ciertas buenas prácticas. Éstas son especialmente importantes para garantizar la seguridad de su cuenta y la conservación de los datos corporativos.

Gestionar los permisos y el acceso

Ante todo, acuérdese de definir los derechos de cada uno. En efecto, una unidad puede organizarse en diferentes niveles de acceso. Según el cargo o las responsabilidades de los empleados, sus derechos sobre cada archivo pueden ser diferentes. Se trata de un punto esencial para preservar la seguridad de los datos del proyecto.

Copia de seguridad de datos en varios soportes

Nunca se está a salvo de un accidente. Aunque los documentos almacenados en centros de datos remotos están protegidos y son perfectamente seguros, tómese el tiempo necesario para hacer copias de seguridad. Es perfectamente factible realizar operaciones periódicas de seguridad de los datos. Para ello, descargue localmente sus documentos en formato zip y guárdelos en discos externos, idealmente no conectados a Internet.

Compruebe las normas de seguridad de los datos

Antes de suscribirse a una oferta en línea, compruebe su nivel de seguridad. Una herramienta puede ser gratuita y atractiva, pero no ofrecer la seguridad suficiente para compartir archivos corporativos. Si es posible, elija una plataforma que utilice protocolos seguros como FTP, SFTP, HTTPS o SSLv3. Por parte del administrador, asegúrese de actualizar periódicamente las autorizaciones de los distintos empleados.

¿Cómo elegir la herramienta adecuada para compartir archivos?

Elegir la herramienta adecuada para compartir archivos depende de una serie de factores, como el número de usuarios que necesitan acceso, la necesidad de compartir y colaborar en tiempo real o el deseo de almacenar documentos a largo plazo. Además, tenga en cuenta las características que más le importan, ya sea la seguridad, la escalabilidad o la facilidad de uso.

Cada herramienta para compartir archivos tiene sus propias características. Así que considere todas las opciones antes de elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Por último, asegúrese de contar con un presupuesto adecuado, ya que el coste y el precio también pueden influir en el proceso de selección.