Lanzar un nuevo producto, construir un nuevo edificio, implementar un nuevo software, contratar a un nuevo empleado… Cada día, las empresas tienen que gestionar multitud de proyectos diferentes. Para tener éxito y ser rentables, necesitan asegurarse de que la gestión de proyectos, por grandes o pequeños que sean, es llevada a cabo con maestría por sus equipos.
Los proyectos de éxito no se improvisan. Según el informe Pulse of the Profession 2021 del PMI, el 12% de los proyectos se consideraron fracasados en 2021, el 34% sufrieron de desviación de objetivos y el 35% fracasaron debido a una mala presupuestación. El éxito de los proyectos requiere, por tanto, preparación, organización y planificación.
Así pues, para gestionar sus proyectos con eficacia y alcanzar sus objetivos a tiempo, debe seguir los pasos clave de la gestión de proyectos.
Recordatorio: ¿Qué es la gestión de proyectos?
También conocida como administración de proyectos, la gestión de proyectos consiste en organizar el progreso de un proyecto de la A a la Z, es decir, desde su concepción hasta su entrega. Para ello, el director del proyecto y su equipo deben definir los objetivos, determinar los recursos humanos y materiales necesarios, el presupuesto y los plazos, e identificar las posibles dificultades y riesgos. Para coordinar y ejecutar las tareas necesarias, pueden recurrir a toda una serie de técnicas, métodos y herramientas.
5 pasos clave para una gestión eficaz de los proyectos
Cada proyecto es diferente y no hay dos proyectos que se gestionen de la misma manera. Sin embargo, hay algunos pasos clave en la gestión de todos sus proyectos para garantizar el éxito de estos.
1. Diseño
Es la fase inicial de cualquier proyecto. Esta etapa es crucial porque consiste en establecer las líneas generales del proyecto. Aquí es donde se definen los objetivos del proyecto (por ejemplo, utilizando el método SMART) y lo que se espera de usted, es decir, cuáles son los entregables. También debe determinar:
- Que plazos tiene
- Que presupuesto se necesita para llevar a cabo el proyecto
- Que recursos humanos y materiales necesitará.
Por último, también debe identificar las limitaciones que podrían entorpecer el buen desarrollo del proyecto (limitaciones de coste, alcance, plazo, calidad, etc.).
También es en esta fase cuando se crea el equipo del proyecto, se organiza una reunión inicial y se empieza a elaborar la documentación del proyecto, como el acta de constitución y el plan del proyecto.
2. Planificación
Una vez definidas claramente las líneas generales del proyecto, es hora de pasar a la planificación. Se trata de un paso esencial en la gestión de proyectos. Para que su proyecto sea un éxito, debe dividirlo en varias etapas e hitos.
Para cada entregable, hay que identificar todas las tareas necesarias para completarlo. A continuación, hay que priorizar estas tareas y determinar su dependencia mutua. Por ejemplo, antes de construir el tejado de una casa, hay que levantar las cuatro paredes.
Una vez que haya enumerado todas las tareas que tiene que hacer, tiene que establecer un calendario. Deje un margen de maniobra del 20-30% para evitar retrasos y del 10-20% para hacer frente a imprevistos sin salirse del presupuesto.
A continuación, hay que determinar quién hace qué, asignando tareas a los miembros del equipo en función de sus capacidades, conocimientos y experiencia. La pregunta es si dispone de todas las competencias en su empresa o si tendrá que recurrir a competencias externas (contratación, contratistas, autónomos, etc.).
3. Aplicación
Ahora pasamos a la fase concreta: la ejecución del proyecto. Una vez definidas las funciones de cada uno, identificados los recursos y fijados los plazos, es hora de seguir el plan de acción del proyecto establecido en el paso anterior.
Producir a tiempo los resultados esperados. Organice reuniones de seguimiento del proyecto con sus colaboradores para revisar semanalmente el progreso del proyecto, abordar cualquier bloqueo y encontrar soluciones.
4. Supervisión
Para garantizar el buen funcionamiento de sus proyectos, es esencial que establezca indicadores clave de rendimiento (KPI). Al igual que cuando conduce su coche hacia un destino concreto, necesita saber si tiene suficiente combustible para seguir, a qué velocidad va, cuándo cambiar de marcha, etc.
Así, los KPI son esenciales para ayudarle a gestionar su proyecto. Ofrecen una visión rápida del estado del proyecto en un momento dado. Esta información precisa le permite evaluar la situación actual y tomar la decisión adecuada. Los indicadores también le permiten comparar la previsión con la realidad, y así planificar mejor sus próximos proyectos. Hay indicadores de coste, tiempo, calidad y eficiencia.
5. Cierre y revisión
Una vez finalizado el proyecto, llega el momento del cierre de este, un paso importante que no debe descuidarse. Esta fase permite finalizar oficialmente el proyecto, liberar a los colaboradores para que puedan pasar a otros proyectos y evaluar el proyecto.
Asegúrese que el proyecto se ha entregado al cliente y que éste está satisfecho. Verifique que se han resuelto todos los problemas y que se han pagado todas las facturas. Aproveche la oportunidad para actualizar y archivar la documentación, que puede servir de base para proyectos similares. Por último, se revise el proyecto para evaluar y comprender lo que ha funcionado y lo que no, e identificar las lecciones aprendidas.
Por último, no olvidamos agradecer al equipo su duro trabajo y celebrar juntos el final del proyecto.
Para gestionar eficientemente sus proyectos y fomentar la colaboración dentro de sus equipos, no dude en utilizar herramientas adaptadas como el software de gestión de proyectos Wimi.
