Con el auge del teletrabajo y el desarrollo de nuevas formas de trabajo en las organizaciones, los directivos tienen que gestionar cada vez más equipos a distancia. Esto no es fácil e implica desafiar los métodos tradicionales de gestión presencial, ya que no se gestiona a un equipo que está físicamente presente en las instalaciones de la empresa de la misma manera que a los empleados que trabajan desde casa.
¿Cómo mantiene motivados y productivos a los miembros de su equipo? ¿Cómo ayudarles a gestionar su tiempo de forma eficaz? ¿Cómo puede garantizar su papel de gerente en el día a día sin convertirse en un microgerente? ¿Cómo mantener la cohesión del equipo, el sentido de pertenencia y el compromiso de los empleados?
Para responder a todas estas preguntas, descubra 8 consejos que le ayudarán a gestionar su equipo a distancia.
1. Aprender a confiar
La confianza es el elemento fundamental de la relación entre un líder y su equipo. Esto es especialmente cierto cuando el equipo está geográficamente disperso. Como gerente, su papel no es comprobar constantemente que sus empleados han hecho bien su trabajo. Debe ser capaz de delegar y asignar tareas a su equipo sin hacerse cargo de todo.
Por supuesto, la confianza se construye con el tiempo, y sus empleados también deben demostrarle que son dignos de confianza. Pero en el teletrabajo, esto es un requisito previo. Recuerde que ha elegido a sus empleados por sus capacidades y experiencia, y recuerde que todo el mundo tiene derecho a cometer errores.
2. Establecer normas
Para que su equipo funcione correctamente a distancia, es esencial establecer un marco y definir unas normas. Sus empleados deben saber lo que pueden y no pueden hacer, y lo que se espera de ellos.
Pónganse de acuerdo sobre los siguientes puntos
- Horario de trabajo y disponibilidad (por ejemplo, nada de mensajes ni llamadas antes de las 8.30 y después de las 19.00)
- La forma de comunicarse diariamente (por ejemplo, dar los buenos días cada mañana al empezar a trabajar y despedirse al terminar la jornada);
- Como comunicarse en caso de emergencia
- La forma de trabajar (el proceso de validación, el procedimiento en caso de error, etc.).
3. Definir objetivos y KPI
Este paso es esencial para todos los equipos, ya sean presenciales, remotos o híbridos. Para ser eficaz en el día a día, cada uno de sus empleados debe tener una visión clara de los resultados que se esperan de ellos. Como gerente, debe definir objetivos claros. Para ello, utilice el método SMART (Específicos, Medibles, Aceptables y ambiciosos, Realistas y Temporalmente definidos). De este modo, usted y su equipo tendrán una visión común.
No olvide definir también KPI (indicadores clave de desempeño) que le permitan saber si se están alcanzando los objetivos fijados y evaluar el rendimiento de su equipo. También es una buena forma de mantener motivado al equipo.
4. Fomentar la comunicación
La comunicación es el pegamento que mantiene unido a un equipo disperso. Como gerente, debe fomentar la comunicación regular entre los miembros de su equipo remoto, utilizando todas las herramientas disponibles (teléfono, correo electrónico, chat, vídeo, etc.).
Hay dos tipos de comunicación:
- la comunicación formal, que trata del progreso del proyecto, las tareas a realizar, los problemas a resolver, etc., especialmente durante las reuniones
- la comunicación informal, que se refiere a las conversaciones libres que mantienen sus empleados para compartir sus opiniones, sentimientos y dudas, pero también para conocerse y tratar asuntos más personales durante las pausas virtuales para el café o las salas de chat.
Ambos tipos de comunicación son muy importantes para poder avanzar en el proyecto y alcanzar los objetivos, así como para mantener la cohesión dentro del equipo.
5. Optar por herramientas que faciliten el teletrabajo
Para que sus empleados puedan realizar sus tareas diarias con eficiencia, es esencial que les proporcione herramientas de colaboración que faciliten el teletrabajo.
Aquí hay algunas herramientas esenciales para facilitar la colaboración y la comunicación dentro de su equipo remoto:
- Software de gestión de proyectos como Wimi
- mensajería instantánea
- un sistema de videoconferencia
- una red social corporativa
- una suite ofimática colaborativa
- una agenda compartida
6. Fortalecer la cohesión del equipo
A distancia, sus empleados pueden sentirse solos e incluso aislados, lo que puede provocar una pérdida de motivación y de sentido de pertenencia. Cuando se gestiona un equipo a distancia, es esencial hacer todo lo posible por mantener los lazos sociales y la cohesión del equipo. Porque si trabaja desde casa, sus empleados no pueden reunirse en la máquina de café para para conversar.
Es responsabilidad de usted, gerente, fomentar las relaciones sociales y mantener el espíritu de equipo al organizar eventos virtuales (desayuno, almuerzo, café o aperitivo en video), al iniciar discusiones personales, desafíos divertidos o concursos en el chat, y al planificar varias reuniones presenciales durante el año para reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
7. Valorar los buenos resultados del equipo
Como seres humanos, necesitamos reconocimiento. En el trabajo, el reconocimiento desempeña un papel esencial en el bienestar, el compromiso y la motivación de los empleados. Y esto es aún más cierto cuando los empleados no trabajan en las instalaciones de la empresa.
Como gerente, es importante que reconozca regularmente el trabajo de sus equipos remotos. Agradezca a sus empleados su implicación, demuéstreles que aprecia su trabajo y felicítelos públicamente siempre que alcancen sus objetivos.
Hay varias formas de mostrar su agradecimiento a sus empleados:
- una nota, un correo electrónico o una tarjeta de agradecimiento
- un bono o un aumento
- Un reconocimiento especial durante una reunión
- enviándoles un pequeño regalo
- Enviándoles una comida
8. Estar disponible y receptivo
Por último, sus empleados deben saber que pueden contar con usted y ponerse en contacto con usted en cualquier momento, a pesar de la distancia. En lugar de dejar la puerta abierta para indicar que está disponible, puede reservar un espacio de tiempo cada día/semana en su calendario para responder individualmente a las preguntas de sus empleados.
Además, cuando un miembro de su equipo necesite su ayuda, sea receptivo y respóndale de inmediato. Si no puede resolver el problema de inmediato, reciba el mensaje e indique cuándo podrá ocuparse de él (sea concreto y cumpla sus compromisos).
El secreto para gestionar un equipo remoto es confiar en sus empleados y adaptar prácticas de gestión sin caer en la microgestión.
