Le gustaría mejorar la colaboración y la productividad en su empresa y, para ello, ha decidido optar por un software de gestión de proyectos como Wimi. Es una idea excelente porque este tipo de herramienta ofrece muchas ventajas a los equipos. Por ejemplo, permite coordinar la ejecución de un proyecto, distribuir tareas y supervisar su avance, además de facilitar la comunicación y los intercambios entre los miembros del equipo, especialmente si trabajan a distancia.
Sin embargo, hoy en día existen multitud de soluciones de gestión de proyectos en el mercado, y puede resultar difícil encontrar la que mejor se adapte a su organización. Aquí tiene algunos consejos que le ayudarán a elegir.
Recordatorio: ¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?
Gestionar un proyecto de principio a fin puede ser un verdadero reto para el gerente del proyecto y su equipo. Para garantizar el éxito del proyecto, es esencial utilizar herramientas adecuadas para planificarlo, controlar el presupuesto y los plazos, pero también para facilitar la colaboración y la comunicación dentro del equipo.
El software de gestión de proyectos es, como su nombre indica, un software que le ayuda a gestionar proyectos de todo tipo y tamaño de forma eficaz. Para ello, cuenta con múltiples funcionalidades esenciales para la gestión de proyectos, tales como
- Administrador de tareas y recursos
- Calendarios compartidos
- Diagrama de Gantt
- Espacio para compartir documentos
- un sistema de notificación y alerta
- Herramienta de informes
- Herramientas de comunicación
En resumen, una solución de gestión de proyectos es una herramienta todo en uno que simplifica la gestión de proyectos y lo hace más eficiente en su día a día.
6 consejos para elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada
Siga estos consejos para encontrar el software de gestión de proyectos adecuado para su organización.
Defina sus necesidades
Para empezar, es importante identificar sus necesidades, en particular enumerando los problemas a los que se enfrenta, como la falta de visibilidad o la repetición de errores. A continuación, determina las características que necesita para ser eficiente en la gestión de sus proyectos. Por ejemplo, un administrador de tareas para saber quién hace qué y seguir el progreso de cada tarea; un espacio para compartir documentos que le ayude a centralizar sus archivos y pueda encontrarlos más fácilmente; o herramientas de comunicación como la mensajería instantánea o un sistema de videoconferencia para facilitar los intercambios y la colaboración.
Piense en la movilidad
Desde la pandemia, los modelos de trabajo han cambiado y los equipos ya no funcionan de la misma manera. Dentro de un mismo equipo, algunos empleados pueden acudir a la oficina todos los días, mientras que otros pueden teletrabajar varios días a la semana/al mes, otros pueden viajar con regularidad y una cuarta categoría de empleados puede trabajar a distancia de forma permanente.
De ahí la necesidad de optar por una solución móvil, es decir, una herramienta que sus empleados puedan utilizar en cualquier lugar, en cualquier momento, independientemente de dónde se encuentren. Esto significa que su software de gestión de proyectos debe tener una aplicación móvil y para que sus empleados puedan utilizarlo desde cualquier dispositivo (smartphone, tableta u ordenador), o incluso sin conexión, si es necesario.
No descuide la seguridad
Fuga o falsificación de datos, intrusión, robo de contraseñas, etc., su herramienta de gestión de proyectos debe ser absolutamente segura para proteger sus datos, ya sean financieros y estratégicos de la empresa o personales de sus empleados y clientes. Además, esto debería aplicarse a todas sus herramientas digitales.
Para ello, opte por una herramienta soberana, es decir, francesa o europea, que garantice que sus datos se alojan en Francia o en Europa para evitar que estén sujetos al Cloud Act..
Compruebe también que el software ofrece medidas de privacidad y seguridad como el cifrado de extremo a extremo y la autenticación multifactor, como es el caso de Wimi Armoured.
Por último, debe poder gestionar fácilmente los derechos de acceso para determinar quién puede acceder a qué documento(s) y si la persona sólo puede ver el archivo en modo de sólo lectura, editarlo y/o compartirlo.
Pida la opinión de los empleados
Sus empleados serán los principales usuarios del software de gestión de proyectos. Por tanto, es lógico que tengan voz en la elección de la herramienta. Para conocer las necesidades y exigencias de sus empleados, puede organizar una encuesta. Pregúnteles cómo ven el software ideal, qué características son esenciales, etc.
Además, sus empleados apreciarán participar en la elección de una nueva herramienta. Así les resultará más fácil aceptar la nueva herramienta, aunque siempre habrá personas reacias al cambio. A usted le corresponde tranquilizarlos y convencerlos, sobre todo aplicando un sistema de gestión del cambio.
Compare los precios
La elección de una herramienta de gestión de proyectos también depende en gran medida de su presupuesto. En primer lugar, debe saber que puede elegir pagar una cuota mensual o anual (esta última es más ventajosa).
En segundo lugar, debe asegurarse de que el mantenimiento, las actualizaciones, la ayuda, el soporte y otros recursos están incluidos en el precio, para evitar sorpresas desagradables, sobre todo si tiene algún problema o necesita asistencia técnica.
Por último, infórmese, porque algunos editores de software ofrecen tarifas reducidas a determinados tipos de organizaciones, como asociaciones, ONG u organismos públicos.
No dude en probar
Una vez que haya preseleccionado dos o tres paquetes de software de gestión de proyectos que le gusten, no dude en probarlos antes de tomar una decisión. De hecho, casi todos los editores de software ofrecen entre dos semanas y un mes de pruebas gratuitas. Es la oportunidad ideal para descubrir la herramienta, ver si sus empleados la encuentran fácil de usar, si tiene todas las funciones que necesita y si responde perfectamente a sus expectativas.
Elija lo que elija, opte por una solución sencilla e intuitiva que requiera poca o ninguna formación. El objetivo es que sus empleados sean inmediatamente operativos y quieran utilizar esta nueva herramienta a diario.
