En el contexto de la gestión de proyectos o incluso a título personal, siempre es ventajoso gestionar bien el tiempo en una empresa. Sin embargo, puede resultar complejo hacer un seguimiento de las tareas sin una herramienta adecuada. Por eso, la mejor solución es integrar una potente herramienta de gestión de horarios en su flujo de trabajo. Al centralizar la información, ahorrará tiempo y aumentará considerablemente su rendimiento.
Definición de gestión de la planificación
La gestión de la planificación se refiere a todas las acciones emprendidas para lograr una organización óptima de las tareas durante un periodo determinado. El objetivo es utilizar los recursos humanos y financieros de la manera más eficaz posible para alcanzar los objetivos fijados. Esta gestión del tiempo puede afectar tanto a empleados individuales como a equipos.
Cuando un director implanta un sistema de gestión de horarios, lo utiliza para organizar el tiempo de todos los empleados del equipo. El director debe crear un calendario y definir el plan de carga de trabajo. Este último garantizará el cumplimiento de los plazos entregando los productos o servicios a tiempo.
¿Cuáles son los tipos de gestión de la planificación?
No existe una única forma de gestionar las cargas de trabajo y aplicar la planificación de recursos. Al contrario, existen muchos métodos diferentes para abordar distintas cuestiones. En función de las limitaciones y características de su equipo, conviene adoptar uno de estos métodos en concreto.
Retro planificación
Este primer enfoque del seguimiento de la planificación está muy extendido en las empresas. Su nombre se debe a que parte de la fecha de finalización del proyecto. A continuación, las distintas tareas se sitúan en el calendario hacia atrás hasta la fecha actual.
La ventaja de la planificación inversa es que garantiza el cumplimiento de los plazos. En cuanto se establece el calendario, se puede juzgar si los objetivos pueden alcanzarse en el plazo previsto.
El gráfico de barras
También conocido como diagrama de Gantt, el diagrama de barras se debe utilizar si desea una representación visual. Adopta la forma de un diagrama con un eje X y otro Y. Las tareas se representan así en un eje temporal.
El diagrama de Gantt es perfecto para identificar las interdependencias que pueden existir entre las distintas tareas de un proyecto.
Planificación gráfica
El tercer tipo de cronograma más común es el gráfico o cronograma de red PERT. Se trata de un diagrama de flujo que tiene la particularidad de representar las tareas en una red. Se añaden flechas entre determinadas tareas para representar su dependencia.
Si decide utilizar un planificador gráfico, podrá priorizar las tareas más fácilmente. También puede comprender rápidamente qué tareas pueden realizar en paralelo sus equipos.
Las ventajas de una buena planificación
Una herramienta de planificación permite una gestión más eficiente de los proyectos. Al disponer de una visión global de las distintas tareas a realizar en cada momento, es también una herramienta relevante para el apoyo en la toma de decisiones. Seleccionando las soluciones de gestión de la planificación adecuadas, ahorra tiempo a la vez que mejora la productividad del equipo.
Conozcamos en detalle las ventajas de la gestión de horarios.
Centralizar la información
La principal ventaja de un software de gestión de horarios es que centraliza la información. Al contrario de buscar distintos elementos para organizar el proyecto, una única herramienta puede darle acceso a los datos esenciales a través de cuadros de mando eficientes.
Así podrá centralizar todo tipo de información, como vacaciones y disponibilidad de los miembros del equipo, las horas trabajadas, las ausencias, los costes asociados, etc.
Ahorrar tiempo
Al proporcionar a su equipo una herramienta de gestión de horarios, les da acceso directo a la información. De este modo, todos los empleados tienen acceso a las tareas que deben realizar y a los plazos que deben cumplir en cualquier momento y lugar.
Así, ahorra tiempo valioso, ya que cada miembro del equipo puede ser más independiente. Todos saben exactamente lo que tienen que hacer y lo que está en juego.
Comunicar con eficiencia
Una herramienta de planificación es también un elemento esencial de una buena gestión de los recursos humanos. En efecto, al permitir que los empleados sepan en todo momento en qué punto se encuentra el proyecto, se fomenta una buena comunicación entre los miembros y una fuerte implicación. Los empleados estarán más motivados si conocen claramente los retos generales y específicos del proyecto.
Cumplir los plazos
Por último, una herramienta de gestión del calendarios es, por supuesto, esencial para entregar los productos o servicios a tiempo. Al asignar las tareas de forma óptima y supervisar su finalización a lo largo de las semanas, se mejora el rendimiento del equipo y se garantiza el cumplimiento de los plazos.
¿Qué herramienta de planificación elegir?
Es difícil decir qué herramienta o programa informático es el mejor para la gestión de su planificación. Dependiendo de varios parámetros, como su presupuesto, el tamaño del proyecto o su sistema de información, las herramientas pueden diferir mucho.
Sin embargo, podemos identificar cuatro tipos de herramientas que le ayudarán a gestionar su planificación:
- El calendario compartido: esta herramienta fácil de usar puede utilizarse para planificar, supervisar y compartir tareas dentro del proyecto. Solo es adecuada para proyectos pequeños.
- Cuadros de mando: también permiten supervisar las tareas, pero van un paso más allá, ya que es posible seguir la evolución del proyecto mediante indicadores de rendimiento.
- Herramientas de planificación: se trata de herramientas como el diagrama de Gantt. Son ideales para acceder a una representación visual del proyecto y mejorar la implicación del personal.
- Software colaborativo: son las herramientas más completas. Además de la gestión de horarios, las funcionalidades del software de trabajo en equipo pueden incluir mensajería, llamadas por videoconferencia e incluso automatización de tareas.
Si elige el software de gestión adecuado, facilitará el trabajo de sus equipos y ahorrará tiempo valioso. Por esta razón, una herramienta de este tipo es imprescindible para el éxito del trabajo colaborativo. Al aumentar la cohesión del grupo, mejorar la autonomía de los empleados y la visibilidad de los plazos, maximizará sus posibilidades de alcanzar todos los objetivos temporales y financieros.
