Cada vez son más las empresas que crean espacios de trabajo colaborativo para fomentar el trabajo inteligente. El trabajo en equipo se considera una forma pertinente de alcanzar objetivos y ganar resiliencia, y es fuente de numerosas oportunidades. Sin embargo, para lograr sus objetivos de la mejor manera posible, es necesario considerar los límites del trabajo en equipo, o más bien los retos que hay que superar al desplegarlo. En este artículo, exponemos las ventajas del trabajo en colaboración y cómo puede aportarlas a su equipo.
Entender el trabajo en colaboración
Empecemos por definir el trabajo en colaboración: un enfoque que permite a distintas personas trabajar juntas para lograr un objetivo común. Por supuesto, no se trata sólo de compartir tareas. Aunque la gestión de tareas es parte integrante del trabajo colaborativo, hay mucho más. El trabajo en equipo también consiste en compartir conocimientos, ideas y recursos para resolver problemas complejos.
La interdependencia de los miembros del grupo y las sinergias que surgen crean un proceso dinámico que reforzará la implicación de los empleados. La creatividad y el compromiso se maximizan.
Ventajas y limitaciones del trabajo en equipo
Dar cabida a la inteligencia colectiva dentro de una empresa y proporcionar a los empleados las herramientas y métodos para trabajar mejor juntos es una idea pertinente. Los beneficios de este enfoque son numerosos. Sin embargo, para aprovecharlas, hay que comprender sus límites y los retos que hay que superar.
Las ventajas del trabajo colaborativo
Si consigue convertir su empresa en una empresa colaborativa, podrá cosechar los siguientes beneficios:
- Aumento de la productividad: optimizar los procesos significa que las tareas pueden completarse más rápidamente y que los recursos pueden utilizarse de forma óptima en cada proyecto. La mejora de la productividad se nota en todos los ámbitos.
- Estimulación de la creatividad: el intercambio de información e ideas favorece la aparición de ideas innovadoras y nuevos enfoques. Esto se debe a que se ponen en común las fuerzas creativas de los miembros del equipo.
- Mejora de la calidad: Cuando las personas colaboran estrechamente, pueden comprobar el trabajo de los demás y ayudar a mejorarlo. De este modo, se maximiza la calidad de los productos y servicios.
- Mayor compromiso: Al trabajar con otros colaboradores, cada empleado está más motivado y se implica más en su trabajo. Esta dinámica de grupo también aumenta las tasas de retención de empleados.
- Adquisición de habilidades: Cuando los empleados trabajan juntos, pueden compartir las mejores prácticas y aprender de sus compañeros. Esto fomenta el aprendizaje y la mejora continua de las habilidades.
- Creación de un entorno positivo: Por último, desplegar un espacio de trabajo colaborativo y abierto basado en una comunicación benevolente ayuda a crear un entorno agradable para los empleados.
Los inconvenientes del trabajo en colaboración
Por supuesto, implantar el trabajo en equipo no está exento de ciertos escollos que hay que conocer para evitarlos:
- La eficacia de la gestión: La primera dificultad es la de gestionar y coordinar con éxito a numerosas personas simultáneamente. Si la gestión no es la adecuada, los plazos de finalización del proyecto pueden alargarse.
- Probabilidad de conflictos: Las interacciones entre perfiles y temperamentos diferentes exigen que el jefe de equipo gestione los conflictos con cuidado. Si no es así, pueden surgir tensiones que repercutan de forma duradera en la eficiencia del grupo.
- Dificultades de comunicación: La comunicación abierta y transparente es esencial. Todos deben tener acceso a la información esencial a través de herramientas de gestión del trabajo colaborativo para evitar cualquier malentendido.
- Pensamiento uniforme: El deseo de armonía de los participantes puede llevar a una deriva: el pensamiento de grupo. Es un escollo importante que hay que evitar para mantener la flexibilidad y resistencia del trabajo colaborativo.
- Falta de participación: Aunque el trabajo en equipo fomenta la participación, algunos individuos pueden aprovecharse de esta forma de trabajar para dejar que otros colaboradores se hagan cargo de parte del trabajo que ellos tienen que hacer.
- Protección de la información: Si cierta información debe permanecer confidencial, puede resultar más difícil mantener la confidencialidad a medida que aumenta el número de participantes.
¿Cómo adoptar el trabajo en equipo con confianza?
Aunque el trabajo en colaboración es una de las formas más eficientes de trabajar, es esencial seguir ciertas buenas prácticas. Esto le permitirá superar los retos inherentes al trabajo en equipo y cosechar todos sus beneficios.
Definir objetivos claros
Un buen producto o servicio suele ser el resultado de una colaboración fructífera. Para alcanzar sus metas mediante el trabajo en equipo, debe fijar objetivos claros desde el principio. Así, todos los miembros del grupo sabrán lo que tienen que hacer, cómo tienen que hacerlo y por qué tienen que hacerlo. Lo ideal es crear una mesa de seguimiento utilizando una solución colaborativa y, a continuación, establecer indicadores de rendimiento que todos puedan entender. De este modo, todos los empleados podrán seguir la evolución del proyecto y su implicación será máxima.
Seleccionar a las personas adecuadas
Para que el trabajo en equipo sea eficaz, hay que elegir a las personas adecuadas. No basta con elegir las competencias adecuadas. En este tipo de configuración, el don de gentes es tanto o más importante que los conocimientos técnicos. Cada empleado debe tener capacidad para trabajar en grupo y compartir información. La personalidad de cada individuo, así como la complementariedad y compatibilidad de perfiles, es esencial.
Fomentar una comunicación fluida
La confianza entre los empleados es un elemento clave para el éxito de su proyecto. Para garantizarla, es importante que la comunicación sea directa y transparente en todo momento. Para conseguirlo, te recomendamos que utilices un software de trabajo colaborativo. Esto permitirá a los empleados intercambiar información a través de archivos compartidos o canales de mensajería. Así, la colaboración será más eficaz y se reducirá el riesgo de conflictos.
Utilizar herramientas de colaboración
Utilizar una plataforma de colaboración es uno de los pasos fundamentales para implantar el trabajo colaborativo. Estas tecnologías de colaboración son esenciales, ya que centralizan numerosas herramientas diseñadas específicamente para el trabajo en equipo. Un buen software colaborativo puede incorporar mensajería instantánea, la posibilidad de colaborar en un mismo documento, una pizarra virtual o calendarios compartidos. Así, cada usuario tiene acceso a toda la información que necesita, en cualquier momento, independientemente de su ubicación geográfica.
Gestionar los conflictos con calma
Por último, una de las principales dificultades es evitar los conflictos. Sin embargo, si surge un conflicto, hay que gestionarlo de forma constructiva. Para ello, el primer paso para resolver el conflicto es poner sobre la mesa los argumentos y dificultades de cada uno mediante una comunicación abierta. A continuación, se trata de tener en cuenta cada punto de vista para encontrar una solución que beneficie a todo el grupo.
Aunque el trabajo en equipo puede estimular la innovación y aumentar la producción, existen retos concomitantes como el riesgo de conflicto o la equidad en la distribución del trabajo. Para resolver estas aparentes contradicciones y dificultades, hay que adoptar un enfoque positivo. Una comunicación transparente y solidaria y las herramientas adecuadas pueden ayudarle a resolver estas dificultades y alcanzar el éxito mediante el trabajo colaborativo.
