Hoy en día, existen multitud de herramientas para fomentar la colaboración y facilitar la comunicación dentro de los equipos. Software de gestión de proyectos, agenda compartida, buzón de correo, mensajería instantánea, videoconferencia, gestor de tareas, suite ofimática, lista de tareas, etc., el número de programas y aplicaciones utilizados es tal que puede resultar difícil orientarse y encontrar la información o un archivo.
¿La solución? Centralizar todas sus herramientas en un único espacio digital: su espacio de trabajo, también conocido como puesto de trabajo digital.
¿Qué es un espacio de trabajo?
Traducido literalmente, workspace significa «espacio de trabajo». Hoy en día, un espacio de trabajo es un entorno de trabajo digital seguro donde se almacenan todas las herramientas, software, aplicaciones y archivos que necesita para trabajar, colaborar e intercambiar a diario. Tanto si trabaja en las instalaciones de su empresa como si lo hace a distancia.
Hoy en día, un espacio de trabajo se conoce más comúnmente como digital workplace. A este espacio virtual en la nube pueden acceder todos los empleados de la empresa en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo conectado a Internet (ordenador, smartphone y tableta). Pueden encontrar toda la información, recursos y documentos individuales y colectivos que necesitan para ser eficaces y productivos cada día. En particular, pueden gestionar y realizar sus tareas, organizar su agenda, seguir la actualidad de la empresa e intercambiar con los miembros de su equipo, pero también con sus clientes, socios y proveedores.
Los objetivos de un puesto de trabajo digital son variados
- Reunir todas las herramientas en una única plataforma de colaboración,
- Facilitar la colaboración
- Favorecer los intercambios y la comunicación interna
- Aumentar la eficaciencia y la productividad de los equipos
- Mejorar la experiencia y la satisfacción de los empleados
Ahora que el espacio de trabajo no tiene secretos para usted, descubra las ventajas de centralizar todas sus herramientas en su puesto de trabajo digital.
Las ventajas de centralizar estas herramientas en un espacio de trabajo
No se imagina todas las ventajas de centralizar sus datos y herramientas en un puesto de trabajo digital
Ahorrar tiempo
Es obvio que tener todas sus herramientas, programas, aplicaciones y archivos en una sola plataforma le ahorra tiempo valioso. En primer lugar, ya no tiene que buscar dónde está almacenado un documento concreto. Ahora sabe exactamente dónde encontrarlo. Además, los puestos de trabajo digitales suelen estar equipados con un motor de búsqueda para que pueda encontrar lo que busca de forma fácil e inmediata.
¿Sabía que puede perder hasta 60 minutos al día haciendo malabarismos con sus diferentes aplicaciones? Esta es la conclusión de un estudio de Ring Central, que también reveló que el 68% de los empleados cambiaba de app ¡hasta 10 veces por hora!
Así que, al reunir en un solo lugar su mensajería instantánea, gestor de tareas, buzón de correo, calendario compartido, sistema de videoconferencia, etc., Se ahorra tiempo de pasar de una a otra.
Mejorar la colaboración
Al centralizar todas las herramientas y la información en su espacio de trabajo, puede mejorar la colaboración dentro de su organización. Con equipos híbridos, en los que algunos empleados trabajan en las instalaciones de la empresa y otros a distancia, puede resultar difícil colaborar eficazmente en un proyecto.
El lugar de trabajo digital proporciona un espacio de trabajo virtual común al que pueden conectarse todos los empleados, independientemente de su ubicación. Dentro de este entorno de trabajo digital, pueden interactuar en tiempo real con sus compañeros, compartir documentos, trabajar simultáneamente en un documento utilizando una herramienta de coedición, dejar comentarios e incluso integrar a sus clientes y socios. En resumen, el espacio de trabajo digital es ahora una herramienta esencial para facilitar y mejorar la colaboración tanto interna como externa.
Aumentar la productividad
Como hemos visto, centralizar los datos en el espacio de trabajo es una excelente manera de evitar perder tiempo buscando un documento o haciendo malabarismos con distintas herramientas. Al ser fácil de usar, intuitivo y accesible para todos, sus empleados no tendrán problemas para encontrar rápidamente la información o el archivo que necesitan. Esto les permite ponerse a trabajar más rápido y completar sus tareas a tiempo.
Los datos centralizados también facilitan a los empleados y directivos el acceso a toda la información que necesitan para tomar decisiones con conocimiento de causa. Como resultado, el proceso de toma de decisiones es más rápido y eficaz, lo que también contribuye a aumentar la productividad general de la empresa.
Proteger sus datos
Según Check Point Research (CPR), en 2022, los ciberataques mundiales aumentaron un 38% y en Francia un 19%, lo que corresponde a una media de 826 ataques por semana.
Hay varias soluciones para protegerse de los hackers, pero a menudo requieren habilidades específicas y pueden ser costosas para su negocio. Un espacio de trabajo digital es un lugar seguro donde se almacena toda la información sobre su empresa, sus proyectos, sus empleados, sus clientes, etc. Centralizar todos estos datos en una sola plataforma minimiza el riesgo de ciberataques y mejora la seguridad de sus datos.
Centralizar sus datos en un único servidor reduce el número de espacios vulnerables que pueden ser atacados. También es más fácil supervisar posibles actividades maliciosas, controlar el acceso a sus datos y aplicar estrictos procedimientos de copia de seguridad y recuperación.
Mejorar la experiencia de los empleados
Hoy en día, no es fácil conservar el talento. En Francia, la rotación es bastante elevada. Según Dares, en el primer trimestre de 2022, la tasa de dimisiones fue del 2,7%, lo que corresponde a casi 520.000 dimisiones por trimestre, de las cuales 470.000 fueron de contratos indefinidos.
Aunque el salario es importante, no es el único elemento que convencerá a sus empleados para quedarse. También hay que tener en cuenta la experiencia del empleado. En efecto, el bienestar en el trabajo es esencial, y ofrecer un entorno laboral flexible, dinámico e innovador que responda a las expectativas y necesidades de los empleados contribuye en gran medida a este bienestar.
Por tanto, la centralización de herramientas y datos en un puesto de trabajo digital contribuye de alguna manera a mejorar la satisfacción de sus empleados. Se facilita el acceso a la información y pueden trabajar desde cualquier lugar.
