Si quiere ampliar el alcance de su empresa y aumentar la eficiencia manteniendo la calidad y la coherencia, necesita desplegar un equipo multi-sitio. De hecho, a cualquier empresa en rápido crecimiento y expansión le resultará difícil gestionarlo todo desde una única sede. La mejor solución es aplicar un enfoque multi-sitio. Sin embargo, esto requiere la gestión remota de los equipos y el uso de herramientas tecnológicas adecuadas.
Para ayudarle en su planteamiento, le sugerimos que aprenda más sobre los equipos multi-sitio. Esto le permitirá evaluar la pertinencia de una solución de este tipo para los problemas específicos de su empresa.
¿Qué es un equipo multisede?
Un equipo multi-sitio es un equipo cuyos miembros están repartidos en varios lugares. Los colaboradores pueden teletrabajar desde casa o trabajar en una oficina regional o una sucursal en el extranjero.
La estructura y los objetivos de los equipos multi-sitio dependen de la situación particular de la empresa. Sin embargo, la gestión de un equipo en un grupo de este tipo requiere una organización del trabajo y un estilo de dirección adaptados. Esto es especialmente cierto porque los miembros de un equipo multi-sitio pueden proceder de diferentes regiones, ciudades o incluso países. Por tanto, es esencial mantener la coherencia de los equipos y aunar sus energías en torno a proyectos comunes.
Así, las herramientas de trabajo colaborativo a distancia y una comunicación fluida son elementos esenciales de un enfoque de este tipo. Por tanto, es posible dirigir eficazmente un equipo de este tipo siempre que se establezca un plan de acción, cada empleado sepa lo que tiene que hacer y la dirección se haya tomado el tiempo necesario para definir los objetivos.
¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de este enfoque?
La gestión de proyectos multi-sitio tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Por eso, para alcanzar objetivos ambiciosos, es necesario comprenderlos bien para sacar el máximo partido de este enfoque.
Ventajas
Un equipo con varias sedes tiene importantes ventajas, sobre todo a la hora de fomentar la inteligencia colectiva y sumar talentos:
- Acceso a los mejores talentos: La gestión de equipos multi-sitio es ideal para descubrir el talento allí donde se encuentre, incluso en la otra punta del mundo.
- Más flexibilidad: Al trabajar en múltiples geografías, los equipos ganan agilidad y se adaptan más fácilmente a las expectativas del mercado.
- Mayor cobertura horaria: Si opta por la multilocalización, podrá ofrecer un servicio de atención al cliente 24/7.
- Diversidad e innovación: La innovación se ve favorecida por las variadas competencias de los equipos multiemplazamiento y ello contribuye a la consecución de objetivos.
- Repartir los riesgos: Al repartir a los colaboradores, también reparte los riesgos geopolíticos, económicos o naturales que podrían ralentizar sus actividades.
Desventajas
Aunque desplegar una estrategia multi-sitio tiene muchas ventajas, es esencial tener en cuenta las desventajas de dirigir un equipo de este tipo.
- Dificultades de comunicación: Al dirigir un equipo pueden surgir problemas de comunicación debido a barreras lingüísticas o culturales.
- Problemas de coordinación: Coordinar equipos, tareas y proyectos a través de múltiples zonas horarias puede resultar complicado.
- Aislamiento del personal: La falta de proximidad a los equipos puede hacer que algunos miembros se sientan aislados y que el compromiso se resienta.
- Gestión compleja: cada centro puede tener sus propios problemas y prioridades. Esto dificulta la gestión de los equipos, ya que la supervisión carece de visibilidad.
- Costes tecnológicos: Para apoyar la comunicación y el intercambio de información, es necesario invertir en infraestructuras tecnológicas adecuadas, lo que resulta caro.
¿Cómo desplegar eficazmente un equipo multi-sitio?
Gestionar un equipo multi-sitio es complejo, como acabamos de ver. Sin embargo, cualquier empresa que consiga superar este reto puede beneficiarse de valiosos activos. Veamos los 8 pasos para desplegar con éxito una estrategia de este tipo.
1. Establecer objetivos claros
Para empezar, tómese su tiempo para fijar objetivos para cada una de las sedes implicadas y para todo el equipo multi-sitio. Esto es esencial para motivar a los equipos y crear cohesión. Por lo tanto, asegúrese de que cada miembro entiende claramente su papel y sus responsabilidades.
2. Seleccionar a las personas adecuadas
No todos los empleados pueden convertirse en miembros de un equipo multi-sitio. La principal cualificación de estos equipos es la capacidad de ser autónomo y comunicarse eficazmente. Los candidatos deben ser ágiles y estar especialmente abiertos al cambio.
3. Desplegar herramientas de colaboración
Uno de los pilares de estos equipos es la comunicación. Por eso es fundamental contar con las herramientas tecnológicas adecuadas. Se debe desplegar plataformas de videoconferencia, software de mensajería o sistemas de gestión de proyectos.
4. Fomentar una comunicación fluida
Para asegurarse de que todos los miembros se comunican con regularidad, puede utilizar una plataforma colaborativa. Este tipo de herramienta es ideal, ya que reúne todas las funcionalidades que necesita y anima a los miembros del equipo a implicarse.
5. Gestionar las diferencias
La distribución geográfica de los miembros puede dar lugar a malentendidos, equívocos e incluso tensiones. Éstas surgen de las diferencias culturales o lingüísticas. Para hacer frente a este reto, conciencie sobre estas cuestiones o imparta formación en comunicación intercultural.
6. Apoyar la gestión
La presión a la que se ven sometidos los directivos de equipos con varias sedes. Por ello, conviene ser comprensivo, apoyarles y acompañarlos a través de formaciones específicas. Ésta puede referirse a la interculturalidad, la gestión de conflictos o la gestión del trabajo a distancia.
7. Establezca procesos
Para gestionar el trabajo con eficacia, es esencial establecer procesos claros y transparentes para todos. Podrá gestionar mejor los proyectos y los posibles conflictos.
8. Adaptarse continuamente
Por supuesto, estos pasos son sólo el primer paso hacia el éxito de su equipo multi-sitio. Le recomendamos que establezca un seguimiento del rendimiento mediante indicadores de rendimiento adecuados. Si detecta tensiones o problemas, es necesario reajustar y reevaluar su estrategia y sus procesos.
En resumen, los equipos multi-sitio fomentan el crecimiento, la innovación y la capacidad de respuesta. Sin embargo, también plantean retos importantes, como el compromiso de los empleados y la gestión de conflictos. Para superar estos retos, se recomienda invertir en una infraestructura tecnológica y una formación adaptada a estas cuestiones.
