La vie est loin d’être un long fleuve tranquille. Au travail, rares sont les projets qui se déroulent sans encombres. Un bug informatique, un fournisseur qui vous fait défaut, un client qui modifie ses exigences, vous et votre équipe êtes quotidiennement confrontés à des problèmes plus ou moins importants qu’il faut résoudre pour continuer à progresser.
Certes, les problèmes sont inévitables, mais restez positif et voyez plutôt les difficultés rencontrées comme des défis à relever qui vous poussent à développer votre réflexion et votre créativité.
Certains problèmes se résolvent rapidement alors que d’autres, plus complexes, nécessitent d’être considérés comme de véritables projets à eux tout seul. Cependant, retenez que les trois qualités indispensables pour résoudre efficacement un problème sont la flexibilité, l’adaptabilité et la communication car chaque problème est différent et demande un travail de recherche précis.
Pour vous aider à faire face aux situations les plus délicates, il existe différentes méthodes et des outils variés de résolution de problèmes. Petit tour d’horizon et analyse des bonnes pratiques à adopter.
1. La méthode classique des 6 étapes : Quelles étapes suivre pour résoudre un problème ?
Pour résoudre la plupart des problèmes, suivez ses 6 étapes :
- Définir le problème : cette première étape est évidente et essentielle dans la démarche de résolution d’un problème. Vous devez clairement identifier le problème et son origine pour pouvoir le résoudre correctement. Pour cela, utilisez la méthode QQOQCP (quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi).
- Identifier les causes : vous connaissez le problème, maintenant déterminez quelles en sont les causes. Le but est d’agir sur ce qui crée le problème à sa source et non pas sur ses symptômes. Si vous ne traitez que les symptômes du problème, celui-ci risque de réapparaître. Aidez-vous d’une représentation graphique comme un diagramme de causes et effets (aussi appelé diagramme d’Ishikawa ou en arêtes de poisson).
- Trouver des solutions alternatives : c’est le moment de faire appel à votre créativité et de rechercher toutes les solutions possibles en réponse à ce problème. Faites un brainstorming avec votre équipe.
- Choisir une solution: pour choisir la meilleure solution pour résoudre le problème, vous pouvez utiliser des outils tels que la matrice de décision ou le diagramme en arbre.
- Mettre en place la solution sélectionnée: vous avez déterminé quelle méthodologie adoptée ? Il est temps de passer à l’action. Pour garantir le succès de cette étape, préparez un plan d’action et un planning afin de vous assurer que tout se passe dans les meilleures conditions.
- Suivre sa mise en œuvre et son efficacité : cette étape est cruciale pour vous assurer que la solution mise en place est efficace et permet de résoudre durablement le problème. Si ce n’est pas le cas, vous devez retourner à l’étape 3 et reconsidérer les autres solutions envisagées.
2. Comment résoudre un problème avec la méthode des 8D ?
Développée par le constructeur automobile Ford, cette méthode, également appelée 8 Do ou 8 Disciplines, est collaborative et se pratique en équipe pluridisciplinaire.
Comme son nom l’indique, elle se compose de 8 étapes :
- Constitution de l’équipe : choisissez soigneusement des collaborateurs compétents avec une bonne expérience en résolution de problèmes, entre autres pour votre groupe de travail.
- Décrire le problème: identifiez précisément et en détails quel est le problème auquel vous êtes confronté et son périmètre.
- Mettre en place une solution temporaire : contrairement aux autres techniques de résolution de problème, la méthode 8D impose de trouver rapidement une solution temporaire au problème. Cette réponse doit être abordable, facile à mettre en place et à désinstaller pour la remplacer facilement par la solution définitive.
- Identifier les causes : maintenant que le problème est temporairement résolu, vous pouvez vous concentrer sur la recherche des causes.
- Déterminer les actions correctives : une fois les causes identifiées, trouvez une solution permanente et assurez-vous qu’elle fonctionne en la testant.
- Mettre en place la solution permanente : si la solution est approuvée, mettez-la en œuvre et surveillez les données afin de garantir que le problème a bien été éradiqué.
- Eviter la réapparition du problème : pour supprimer tout risque que le problème ne réapparaisse, standardiser les actions correctives utilisées et mettre en œuvre des mesures préventives (documentation, formation, etc.).
- Féliciter l’équipe : point important, n’oubliez pas de remercier et de féliciter votre groupe de travail et votre équipe pour son travail et sa réussite.
Quels sont les différents outils de résolution de problèmes ?
Comme nous l’avons vu précédemment, vous pouvez utiliser différents outils durant le processus de résolution de problèmes. En voici quelques-uns, mais il en existe beaucoup d’autres dans l’univers du management.
Le QQOQCP
Grâce à cet outil populaire, vous analysez précisément la situation en vous posant les bonnes questions :
- Quoi : décrivez le problème et ses conséquences.
- Qui : quelles sont les personnes concernées ?
- Où : où le problème a-t-il lieu ?
- Quand : quand et depuis combien de temps le problème est-il présent ? Qelle est sa fréquence ?
- Comment : comment allez-vous procéder ? Quels moyens allez-vous mettre en place ?
- Pourquoi : quelles sont les raisons, les explications et les causes du problème ?
Le diagramme de causes et effets
Aussi appelé diagramme d’Ishikawa ou diagramme en arêtes de poisson (à cause de sa forme), il s’agit d’un outil visuel qui permet de structurer la recherche des causes d’un problème. Dans un registre proche, le diagramme de Pareto permet d’identifier les causes sur lesquelles vous devez agir en priorité pour solutionner vos problèmes.
Le brainstorming
Idéal pour trouver des idées, le brainstorming ou remue-méninges est une technique créative et spontanée qui se pratique en équipe et permet de balayer largement toutes les solutions possibles à la résolution de problèmes. C’est une démarche simple à mettre en oeuvre qui peut vous aider dans votre processus.
La matrice de décision
Comme son nom l’indique, cet outil vous aide à prendre une décision lorsque vous devez choisir la meilleure action pour résoudre un problème. Pour cela, vous devez définir des critères et noter chaque solution en fonction de ces critères. La solution gagnante est celle avec le score le plus élevé.
Le diagramme en arbre
Utilisez cet outil lorsque vous êtes confronté à une situation complexe et que vous avez besoin de faire une analyse en profondeur des différentes options possibles afin de prendre la meilleure décision.
Conclusion
Il existe un grand nombre de méthodes de résolution de problèmes, mais elles suivent généralement toutes le même déroulé (à savoir : définition du problème, identification des causes, recherche et mise en place de solutions, analyse et suivi). Le plus important est de vous assurer que la solution mise en place soit efficace dans la durée et que le problème soit définitivement éradiqué.
Quelle que soit la méthodologie choisie, votre organisation dispose des outils pour améliorer ses processus de manière continue sans se poser de questions. Vous pouvez comprendre la cause d’un dysfonctionnement, mettre en place les actions nécessaires et conduire un changement de qualité afin d’atteindre un résultat précis.
Avec Wimi, assurez-vous que rien ne vous échappe et que vos objectifs sont atteints. Vous obtenez des résultats concrets, le management des équipes est plus fluide et vos collaborateurs disposent de tous les outils pour dépasser chaque objectif.
