Crises économiques, nouvelles technologies, évolution du marché et des comportements des consommateurs, nouvelles réglementations et politiques, pression concurrentielle, etc., pour rester compétitive et pérenne, une entreprise doit constamment s’adapter et évoluer. Le changement organisationnel est donc fréquent dans le monde professionnel. Cependant, il est rarement bien accueilli par les salariés.
En effet, en tant qu’êtres humains, nous avons naturellement peur du changement, et nous avons tendance à nous y opposer. En entreprise, ce type d’attitude nuit à la motivation et à la productivité des salariés. Il est donc important de mettre en place une stratégie pour accompagner le changement au sein de votre organisation, et ainsi favoriser l’adhésion de vos collaborateurs.
Qu’est-ce que le changement organisationnel ?
Il s’agit d’un changement en profondeur dans l’entreprise qui implique une transformation des pratiques et des comportements, et qui a des répercussions sur la culture, le mode de fonctionnement et les processus internes de l’entreprise.
Cette transformation peut être :
- intentionnelle et planifiée, c’est-à-dire que l’entreprise souhaite volontairement changer afin de saisir de nouvelles opportunités ;
- infligée et contrainte, cela signifie que face à une situation soudaine, l’entreprise n’a pas d’autres choix que de modifier ses pratiques actuelles.
Par exemple, une restructuration, l’arrivée d’un nouveau PDG, une fusion ou acquisition, une pandémie ou encore l’acquisition d’un nouveau logiciel sont autant de changements organisationnels qui vont assurément modifier l’expérience de travail quotidienne de vos salariés.
Le changement organisationnel peut être engendré par plusieurs facteurs :
- le climat économique qui peut, par exemple, contraindre l’entreprise à licencier et à réorganiser ses services ;
- le marché concurrentiel avec l’arrivée de nouveaux concurrents forçant l’entreprise à se remettre en question pour continuer d’attirer de nouveaux clients ;
- les nouvelles technologies qui ont totalement bouleversé les façons de travailler ;
- les besoins et les comportements des consommateurs qui ne cessent d’évoluer et auxquels il faut répondre et s’adapter toujours plus vite ;
- les nouvelles lois et réglementations que l’entreprise doit respecter pour pouvoir continuer à travailler et à prospérer.
Découvrez les 3 stratégies que vous pouvez mettre en place pour accompagner un changement organisationnel.
1. Le modèle de Lewin
Pour gérer le changement, le psychologue américain Kurt Lewin utilise la métaphore du bloc de glace et propose de suivre trois étapes.
- La phase de décongélation (unfreeze) : l’objectif est de faire fondre le bloc de glace pour pouvoir le modifier. Autrement dit, vous devez faire prendre conscience à vos collaborateurs que le changement est inéluctable au vu de la situation actuelle. Réunissez vos salariés, expliquez-leur le changement qui aura lieu et pourquoi celui-ci est nécessaire.
- La phase de transition (change) : mettez le bloc de glace fondu dans un nouveau moule. A présent, vous définissez de nouvelles pratiques et vous fournissez à vos collaborateurs les outils, les conseils et le soutien dont ils ont besoin pour mettre en place le changement. Identifiez et traitez les résistances au changement. Communiquez, écoutez, rassurez et formez vos équipes. Ne négligez rien pour garantir la réussite du changement.
- La phase de recongélation (refreeze) : c’est le moment de solidifier le bloc de glace, c’est-à-dire de consolider le changement afin d’éviter que les vieilles habitudes ne reviennent. Appuyez-vous sur les feedback de vos collaborateurs et effectuez des ajustements si besoin.
Le modèle de Lewin convient parfaitement aux changements à petite échelle tels que la mise en place du télétravail ou l’acquisition d’un nouveau logiciel.
2. Le modèle de Kotter
Professeur à la Harvard Business School, John Kotter est reconnu pour ses connaissances sur le leadership et le changement. Il propose de gérer le changement organisationnel en huit étapes pour favoriser l’adhésion des salariés et réduire leur résistance au changement.
- Créer un sentiment d’urgence : cela permet de déclencher le changement, de faire prendre conscience à vos collaborateurs qu’il faut agir maintenant. Fournissez des preuves tangibles de ce que vous avancez (KPI, analyse SWOT, statistiques, réclamations clients, etc.).
- Former une équipe de pilotage : entourez-vous d’alliés pour convaincre l’ensemble de vos collaborateurs. Formez une équipe forte et influente avec notamment des collaborateurs populaires, avec de l’ancienneté, experts dans un domaine, voire réticents au changement pour mieux les convaincre.
- Développer une vision stratégique : clarifiez votre vision du futur, projetez-vous et développez la stratégie nécessaire pour atteindre cette vision.
- Communiquer cette vision : communiquez votre vision pour motiver vos collaborateurs au quotidien. Soyez transparent et utilisez des outils de communication pertinents.
- Inciter à l’action : responsabilisez chacun de vos collaborateurs en leur attribuant un rôle et des tâches dans la conduite du changement. C’est un excellent moyen de les motiver à prendre part au changement.
- Générer des victoires rapides : maintenez la dynamique et la motivation de l’équipe en fixant des objectifs à court terme, et en célébrant chaque réussite.
- Consolider les succès pour plus de changement : si chaque petite victoire est importante, il est essentiel de maintenir le changement jusqu’à atteindre la vision stratégique sur le long terme. Pensez à analyser ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et fixez progressivement des objectifs plus ambitieux.
- Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise : le changement est une phase de transition. Il est temps d’inscrire les nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise afin de les pérenniser.
Le modèle de Kotter est adapté pour les entreprises qui souhaitent modifier leur stratégie par exemple.
3. Les 7S de McKinsey
Le modèle de McKinsey, mis au point par deux consultants du cabinet de conseil McKinsey, présente sept variables formant un ensemble interconnecté dont chaque élément doit être pris en compte dans la mise en œuvre d’un changement.
Au sein de votre entreprise, ces sept éléments (7 S) doivent être harmonisés pour garantir votre réussite. Ils sont classés en deux catégories : les hard S (tangibles et facilement identifiables) et les soft S (intangibles et plus difficiles à décrire).
Les hard S
- Strategy (la stratégie) : le plan de votre entreprise pour atteindre les objectifs fixés.
- Structure (la structure) : la façon dont l’entreprise est organisée, la répartition des tâches, les liens entre les fonctions, la hiérarchie, etc.
- Systems (les systèmes) : les processus, les procédures, les modes de fonctionnement, le système de décision.
Les soft S
- Style (le style) : le style de management en place dans l’entreprise.
- Staff (le personnel) : les caractéristiques du personnel de l’entreprise (nombre, métiers, profils…).
- Skills (les compétences) : les compétences détenues au niveau individuel et collectif.
- Shared Value (les valeurs partagées) : les valeurs fondamentales que l’on retrouve dans la culture de l’entreprise.
Comme tous ces éléments sont interdépendants, toute modification de l’un nécessite une réévaluation des six autres. Par exemple, est-il possible de modifier la stratégie de l’entreprise sans nuire aux valeurs partagées ? Le modèle des 7S de McKinsey vous permet de comprendre les conséquences du changement dans votre organisation, et ainsi de mieux préparer sa mise en œuvre.
Quel que soit le changement prévu, ces stratégies d’accompagnement vous aideront à le mettre en œuvre et à gagner l’adhésion de vos collaborateurs.
