Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent à sortir d’un mode de fonctionnement très hiérarchisé pour adopter une manière de travailler basée sur la collaboration globale. Ce mode de fonctionnement s’applique également à la prise de décision. Ainsi, lorsqu’un problème survient, on tente de le résoudre en décidant collectivement de ce qu’il faut faire plutôt qu’en laissant un seul individu décider. Comme disait Jacques Chirac : « Il y a plus d’idées dans deux têtes que dans une. »
Découvrez quels sont les avantages et les inconvénients de la prise de décision en groupe, et suivez ces 5 conseils pour l’appliquer de façon efficace au sein de votre équipe.
Avantages et inconvénients de la prise de décision collective
Parmi les avantages de la prise de décision en équipe, on peut citer :
- Une plus grande quantité d’informations : un plus grand nombre de personnes concernées signifie plus d’informations disponibles pour prendre une décision en toute connaissance de cause ;
- Différents points de vue : chaque membre du groupe a une éducation, une vision et des expériences différentes. Chacun va vous apporter un point de vue différent qui va vous aider à prendre la meilleure décision possible ;
- Une plus grande implication : si vous demandez l’avis de vos collaborateurs concernant des changements importants dans l’entreprise, ces derniers vont se sentir impliqués, ils vont être moins résistants aux changements et ils proposeront des idées innovantes puisque c’est aussi dans leur intérêt.
- Une meilleure acceptation : les décisions prises en impliquant un grand nombre de personnes sont généralement mieux acceptées que celles prises par une seule personne.
Côté inconvénients, on notera :
- La perte de temps : prendre des décisions en groupe demande du temps. En effet, si l’on prend en compte le temps d’écoute des idées et suggestions de chaque personne, puis le temps de débattre sur la meilleure décision possible, ce processus peut rapidement devenir chronophage ;
- Une participation inégale : certaines personnes sont à l’aise pour prendre la parole et partager leurs idées alors que d’autres ont tendance à être timides, à ne pas oser participer et donc à suivre l’effet de groupe. La prise de décision collective perd alors son intérêt ;
- Des compromis : parfois, pour parvenir à prendre une décision qui convienne à tout le monde, il faut faire des compromis. La décision prise ne sera alors pas forcément la meilleure.
Pour être efficace, la prise de décision en groupe doit être un minimum cadré et organisée. Suivez ces 5 conseils pour être performant lorsque vous prenez des décisions à plusieurs.
5 conseils pour réussir la prise de décision en équipe
Privilégier les petits groupes
Pour des décisions rapides ou urgentes, préférez des groupes de trois à cinq personnes. Les débats seront plus courts et il y aura moins d’idées et de contradictions, permettant ainsi à la décision d’être prise plus rapidement. De plus, le choix d’un petit groupe permet d’éviter la pensée de groupe ou l’effet de conformisme, un biais cognitif qui fait que, en réunion, toutes les personnes d’un même groupe ont tendance à être d’accord.
Cependant, pour des sujets plus stratégiques, complexes ou sensibles, il peut être intéressant, voire essentiel, de faire appel à un plus grand nombre de collaborateurs ayant des compétences et des profils divers afin d’examiner tous les aspects du problème.
Choisir des profils variés
On l’a vu précédemment, des personnes ayant des profils similaires et les mêmes opinions auront tendance à avoir le même avis sur une question et donc à prendre les mêmes décisions. En choisissant des collaborateurs aux profils variés, vous vous assurez une plus grande diversité de points de vue et des débats intéressants.
Définir les règles et les objectifs
Dès le départ, vous devez fixer les règles de la prise de décision en équipe ainsi que l’objectif pour garantir l’efficacité du processus.
L’objectif consiste à prendre une décision dans le temps imparti. Pour ce faire, chaque participant a le droit de prendre la parole. Les débats sont les bienvenus, mais ils ne doivent pas s’éterniser et ils doivent aider à déterminer les pour et les contre afin d’aboutir à une décision.
Enfin, il est indispensable de préciser de quelle façon sera prise la décision finale : vote à la majorité, consentement (personne n’est contre), consensus (mettre tout le monde d’accord), décision du manager, etc.
Récolter les avis de façon indépendante
Pour éviter que les participants ne s’influencent les uns les autres et pour éliminer les biais cités plus haut, demandez à vos collaborateurs de donner leur avis sur le problème en question de façon indépendante et anonyme sur une feuille ou en remplissant un questionnaire par exemple. Ensuite, présentez les idées et suggestions collectées à l’ensemble de l’équipe, et demandez-leur à nouveau leur opinion sur ces idées de façon indépendante et anonyme.
En procédant de cette manière, vous obtiendrez une décision efficace qui n’aura pas été influencée par l’expérience, l’ancienneté ou la motivation cachée de certaines personnes. Et même les collaborateurs les plus réservés pourront faire entendre leur voix.
Utiliser des outils adaptés
Pour faciliter la prise de décision à plusieurs, n’hésitez pas à utiliser des outils simples qui vous aident à mieux visualiser le problème et à le résoudre plus rapidement.
Par exemple, listez sur un tableau blanc les différentes solutions suggérées, et invitez chaque participant à coller un post-it coloré à côté de la solution à laquelle il adhère. Il s’agit d’une technique de vote visuelle et efficace.
Autre exemple, l’arbre de décision est également un outil visuel qui vous aide à choisir entre plusieurs alternatives. Pratique, il permet de prévoir les résultats possibles de chaque solution envisagée. Ainsi, vous prenez une décision en visualisant les différents scénarios, et en évaluant toutes les possibilités et leurs conséquences.
Pour conclure
Prendre des décisions en groupe peut apporter un vrai bénéfice à votre entreprise, à condition de le faire de façon performante. Pour cela, choisissez soigneusement votre équipe (le nombre de personnes et leur profil), fixez les règles et les objectifs, pensez à recueillir les avis individuellement et anonymement, et utilisez des outils adaptés.
Au final, quelle que soit la manière dont la décision sera prise (collectivement ou individuellement), il est essentiel qu’elle respecte l’intérêt du projet et qu’elle s’inscrive dans la stratégie de l’entreprise.
