5 conseils pour prendre des décisions efficaces à plusieurs

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent à sortir d’un mode de fonctionnement très hiérarchisé pour adopter une manière de travailler basée sur la collaboration globale. Ce mode de fonctionnement s’applique également à la prise de décision. Ainsi, lorsqu’un problème survient, on tente de le résoudre en décidant collectivement de ce qu’il faut faire plutôt qu’en laissant un seul individu décider. Comme disait Jacques Chirac : « Il y a plus d’idées dans deux têtes que dans une. » Découvrez quels sont les avantages et les inconvénients de la prise de décision en groupe, et suivez ces 5 conseils pour l’appliquer de façon efficace au sein de votre équipe.

Qu’entend-on par décision collective ?

Une décision collective désigne un processus de prise de décision où plusieurs personnes participent et contribuent au choix final. Contrairement à une décision individuelle, elle implique un groupe de personnes, généralement des employés, des managers ou des parties prenantes concernées.

En tenant compte de leurs différentes perspectives et expertises, ces individus prennent ainsi une décision dans le but d’atteindre un objectif commun.

Avantages et inconvénients de la prise de décision collective

Parmi les avantages de la prise de décision en équipe, on peut citer :

• Une plus grande quantité d’informations : un plus grand nombre de personnes concernées signifie plus d’informations disponibles pour prendre une décision en toute connaissance de cause ;
• Différents points de vue : chaque membre du groupe a une éducation, une vision et des expériences différentes. Chacun va vous apporter un point de vue différent qui va vous aider à prendre la meilleure décision possible ;
• Une plus grande implication : si vous demandez l’avis de vos collaborateurs concernant des changements importants dans l’entreprise, ces derniers vont se sentir impliqués, ils vont être moins résistants aux changements et ils proposeront des idées innovantes puisque c’est aussi dans leur intérêt.
• Une meilleure acceptation : les décisions prises en impliquant un grand nombre de personnes sont généralement mieux acceptées que celles prises par une seule personne.

Côté inconvénients, on notera :

• La perte de temps : prendre des décisions en groupe demande du temps. En effet, si l’on prend en compte le temps d’écoute des idées et suggestions de chaque personne, puis le temps de débattre sur la meilleure décision possible, ce processus peut rapidement devenir chronophage ;
• Une participation inégale : certaines personnes sont à l’aise pour prendre la parole et partager leurs idées alors que d’autres ont tendance à être timides, à ne pas oser participer et donc à suivre l’effet de groupe. La prise de décision collective perd alors son intérêt ;
• Des compromis : parfois, pour parvenir à prendre une décision qui convienne à tout le monde, il faut faire des compromis. La décision prise ne sera alors pas forcément la meilleure.

Pour être efficace, la prise de décision en groupe doit être un minimum cadré et organisée. Suivez ces 5 conseils pour être performant lorsque vous prenez des décisions à plusieurs.

Les différents types de décisions collectives

Le premier type de décision collective est le consensus. Il vise à obtenir l’accord total de l’ensemble des membres du groupe. Cette décision implique des discussions approfondies, des compromis et la recherche de solutions qui satisfont les préoccupations de chacun.

Le vote majoritaire est une décision prise par la majorité des membres du groupe (simple ou qualifiée). C’est une méthode rapide et efficace qui permet de prendre des décisions dans les meilleurs délais, même en cas de désaccord.

Dans le cas de la décision par délégation, le groupe délègue le pouvoir de décision à une personne ou à un groupe restreint. Ceci permet de gagner du temps et s’avère fort utile lorsque certaines personnes possèdent une expertise spécifique.

Les outils et méthodes incontournables pour une prendre des décisions en groupe

Pour faciliter les prises de décision en groupe, utilisez des techniques appropriées comme le brainstorming pour stimuler la créativité, la méthode Delphi pour éviter les biais cognitifs ou la réalisation d’un arbre de décision afin de visualiser les différentes options et leurs conséquences.

Équipez-vous aussi d’un outil collaboratif numérique comme WIMI. Grâce à cette plateforme, centralisez les informations et le suivi des prises de décision. Mettez à profit aussi les nombreuses fonctionnalités disponibles pour mettre en place des sondages, réaliser des réunions efficaces avec le logiciel de visioconférence intégré et partager les documents essentiels à la prise de décisions en quelques clics.

Comment identifier les situations propices à la décision collective ?

Lorsqu’une décision stratégique engage l’avenir de l’entreprise à long terme, il est conseillé d’opter pour la décision collective. Ces décisions nécessitent une analyse approfondie de l’environnement, des tendances du marché et des capacités de l’entreprise. C’est notamment le cas lors de l’entrée sur un nouveau marché, le lancement d’un nouveau produit ou une fusion-acquisition.

Les projets transversaux, qui nécessitent une coordination des acteurs et une forte collaboration, sont aussi un bon exemple de projets impliquant des décisions de groupe. Lors de la mise en place d’un nouveau système d’information ou du lancement d’une campagne marketing intégrée, plusieurs départements ou équipes doivent ainsi collaborer pour réussir.

Enfin, les situations de crise exigent une bonne dose de réactivité et une mutualisation des compétences. Afin de limiter les dommages, comme dans le cas d’une crise financière, d’une catastrophe naturelle ou d’un incident de cybersécurité, il est nécessaire de mettre en commun les compétences et les ressources pour résoudre la crise.

5 étapes pour structurer la prise de décision collective

Voici les 5 étapes incontournables pour structurer le processus et prendre des décisions efficaces.

1. Optimisez l’impact des décisions

Pour des décisions rapides ou urgentes, préférez des groupes de trois à cinq personnes. Les débats sont plus courts et il y a moins d’idées et de contradictions, permettant ainsi à la décision d’être prise plus rapidement. De plus, le choix d’un petit groupe permet d’éviter la pensée de groupe ou l’effet de conformisme, un biais cognitif qui fait que, en réunion, toutes les personnes d’un même groupe ont tendance à être d’accord.

Cependant, pour des sujets plus stratégiques, complexes ou sensibles, il peut être intéressant, voire essentiel, de faire appel à un plus grand nombre de collaborateurs ayant des compétences et des profils divers afin d’examiner tous les aspects du problème.

2. Exploitez la richesse des perspectives multiples

L’homogénéité mène à des décisions consensuelles, mais potentiellement irrationnelles. Au contraire, la diversité des profils remet en question les idées reçues et stimule le débat. En effet, chaque perspective unique contribue à une compréhension plus complète des problèmes en évitant les angles morts.

Favorisez donc la créativité en choisissant des collaborateurs aux profils variés. Vous vous assurez une plus grande diversité de points de vue et des débats intéressants.

3. Garantissez l’efficacité décisionnelle

Dès le départ, vous devez fixer les règles de la prise de décision en équipe ainsi que l’objectif pour garantir l’efficacité du processus.

L’objectif consiste à prendre une décision dans le temps imparti. Pour ce faire, chaque participant a le droit de prendre la parole. Les débats sont les bienvenus, mais ils ne doivent pas s’éterniser et ils doivent aider à déterminer les pour et les contre afin d’aboutir à une décision.

Enfin, il est indispensable de préciser de quelle façon sera prise la décision finale : vote à la majorité, consentement (personne n’est contre), consensus (mettre tout le monde d’accord), décision du manager, etc.

4. Favorisez l’objectivité

Pour éviter que les participants ne s’influencent les uns les autres et pour éliminer les biais cités plus haut, demandez à vos collaborateurs de donner leur avis sur le problème en question de façon indépendante et anonyme sur une feuille ou en remplissant un questionnaire. Ensuite, présentez les idées et suggestions collectées à l’ensemble de l’équipe, et demandez-leur à nouveau leur opinion sur ces idées de façon indépendante et anonyme.

En procédant de cette manière, vous obtiendrez une décision efficace qui n’aura pas été influencée par l’expérience, l’ancienneté ou la motivation cachée de certaines personnes. Et même les collaborateurs les plus réservés pourront faire entendre leur voix.

5. Tirez parti des outils technologiques appropriés

Pour faciliter la prise de décision à plusieurs, n’hésitez pas à utiliser des outils simples qui vous aident à mieux visualiser le problème et à le résoudre plus rapidement.

Listez sur un tableau blanc les différentes solutions suggérées, et invitez chaque participant à coller un post-it coloré à côté de la solution à laquelle il adhère. Il s’agit d’une technique de vote visuelle et efficace.

Exploitez le potentiel des outils numériques afin d’accélérer le processus de décision. Avec la fonctionnalité de partage de documents de WIMI, envoyez en amont à l’ensemble des participants toutes les informations nécessaires pour prendre une décision collective éclairée lors de la réunion.

Surmonter les obstacles et optimiser le processus de décision

Pour optimiser le processus de décision, vous devez prioritairement gérer les conflits et les désaccords potentiels. La meilleure façon d’aborder cette difficulté est de pratiquer l’écoute active pour désamorcer les tensions.  Efforcez-vous aussi d’établir des règles de communication claires et précises afin de ne laisser aucune place à l’interprétation.

Évitez aussi les pièges de la pensée de groupe. Pour ce faire, nommez un collaborateur qui sera l’avocat du diable. Son rôle est de remettre en question toutes les évidences afin de vérifier la solidité de vos hypothèses et d’encourager le groupe à envisager les risques et les conséquences potentielles.

Un bon processus de décision est un processus continu. Par conséquent, mettez à profit un feedback régulier pour vous assurer que vous êtes bien sur la bonne voie. Tentez d’identifier tout ce qui peut encore être amélioré et n’hésitez pas à déployer des ateliers sur la facilitation ou la gestion des conflits afin de renforcer progressivement les compétences en décision collective.