Ah les réunions ! Voilà un outil qui partage fortement les opinions. C’est simple, le plus souvent, les réunions de travail sont totalement contre-productives, elles s’éternisent au-delà de l’heure de fin prévue, font perdre du temps à tout le monde (ou presque) et n’aboutissent à rien (ou presque). Résultat : la plupart des participants les fuient ou font acte de présence mais préfèrent somnoler ou vérifier leurs emails en retard. D’ailleurs, selon une étude d’OpinionWay réalisée en avril 2017, seulement 52% des réunions sont considérées comme productives.
Pourtant, la réunion est clairement un outil de communication indispensable au travail. On distingue trois types de réunion :
- La réunion avec un objectif informatif : important pour se tenir informé du déroulement ou de la progression du projet et des tâches de chacun ou présenter une information importante à l’équipe ;
- La réunion d’échanges : ce type de réunion permet de connaître les opinions de chacun sur un sujet, de faire un brainstorming pour trouver des idées individuelles et collectives, de favoriser la créativité, etc. ;
- La réunion décisionnelle ou de résolution de problème : réunissez votre équipe lorsque vous avez besoin de trouver une solution rapide pour résoudre un problème ou quand vous devez valider une décision tous ensemble.
En tant que chef de projet, vous devez organiser régulièrement des réunions avec votre équipe. Découvrez les règles pour réussir votre réunion et 5 astuces pour animer vos réunions et faire en sorte que votre équipe prennent plaisir à y participer.
Les règles d’or pour une réunion réussie
Il n’y a pas de secret, pour qu’une réunion soit efficace, il faut une bonne préparation. Suivez ces règles pour organiser une réunion attractive dont toutes les parties prenantes seront satisfaites :
- définissez et communiquez l’ordre du jour à toute votre équipe ;
- choisissez soigneusement les participants à cette rencontre professionnelle ;
- commencez à l’heure (tant pis pour les retardataires) ;
- annoncez l’objectif de la réunion et respectez-le ;
- animez la réunion avec enthousiasme pour favoriser une écoute active ;
- suivez attentivement le timing pour respecter la durée de la réunion ;
- favorisez les échanges brefs et allez à l’essentiel ;
- rappelez les décisions prises ;
- finissez à l’heure de fin prévue ;
- envoyez un compte rendu de réunion.
5 idées pour animer et mener différemment vos réunions
1. Tous debout
A l’image de Richard Branson, le patron de Virgin, de plus en plus d’entreprises privilégient les réunions debout ou stand-up meetings. D’abord, vous garantissez l’attention complète de tous les participants car il est plus difficile de piquer du nez ou de rester rivé à l’écran de son téléphone lorsque l’on est debout. Ensuite, ces réunions sont généralement brèves et efficaces car, comme le dit Richard Branson dans un article de blog : « C’est une façon beaucoup plus rapide d’entrer dans le vif du sujet, de prendre une décision et de conclure ».
2. Et si on partait se promener ?
Avez-vous entendu parler du co-walking, walk & talk ou encore walking meeting ? Il s’agit de faire une réunion en marchant. Très productive, cette pratique vient des Etats-Unis où elle fut mise en avant par Steve Jobs, le fondateur d’Apple. Aujourd’hui, les grandes entreprises américaines telles que Facebook, Virgin ou LinkedIn la pratiquent régulièrement.
Le fait de marcher et de prendre l’air est bien plus bénéfique pour la pensée que de rester assis et favorise ainsi la créativité. Pour être efficace, la balade/réunion doit être assez courte et avec peu de participants. C’est également une excellente technique pour lutter contre la sédentarité au travail et encourager vos collaborateurs à faire un peu d’exercice.
3. Une envie de jeux ludiques ?
Quoi de plus ennuyeux qu’une présentation Powerpoint lue de façon monotone pendant plus d’une heure ? C’est certain, tous les participants risquent de ne rien retenir de ce qui s’est dit en réunion, mais en plus, ils risquent de s’endormir.
Depuis quelques années, la mise en place du concept de gamification ou ludification a fait son apparition dans les entreprises. En fait, il s’agit d’introduire la pratique du jeu dans le monde du travail. Le jeu est un excellent moyen de booster la motivation, l’implication et la productivité de vos collaborateurs. Et c’est une technique parfaite pour animer une réunion, encourager la collaboration et l’interaction sociale entre tous les participants, et développer l’esprit d’équipe et la cohésion du groupe. Ainsi, vous rendez vos réunions fun en proposant des activités ludiques. Pensez à offrir des récompenses au(x) vainqueur(s) du jeu.
4. Investir des lieux originaux
Vous en avez marre de vous réunir constamment dans la même salle de réunion. Pourquoi ne pas briser la routine et changer de lieu à chaque réunion ? Par exemple, organiser un meeting dans un restaurant à l’heure du déjeuner, dans un parc pour un pique-nique, dans un café ou un salon de thé pour prendre le petit déjeuner ou le goûter en même temps. Trouvez un local original ou insolite comme un grand hôtel, un monument historique, une péniche, une terrasse sur un toit ou un spa.
Le fait de sortir du cadre traditionnel du travail est idéal pour stimuler la créativité lors d’un brainstorming par exemple, changer les habitudes et rendre la réunion plus conviviale. C’est aussi un bon moyen de développer l’esprit d’équipe et de passer un moment agréable avec vos collaborateurs. Vous pouvez mettre tous les membres de votre équipe à contribution en leur demandant de choisir à tour de rôle le lieu de la prochaine réunion.
5. Des outils de présentation et d’animation variés
Si vous et votre équipe ne supportez plus les éternelles présentations Power Point, n’hésitez pas à varier les outils de présentation. Aujourd’hui, Internet et la technologie offrent un large choix d’outils et de supports permettant de créer de la matière visuelle pour une animation plus ludique et interactive.
Pourquoi ne pas faire une présentation interactive où chacun peut participer sur une tablette ou son smartphone ? Vidéos, photos, quiz, plateformes collaboratives et applications diverses vous aident à animer vos réunions en les rendant captivantes.
Conclusion
En alternant ces différentes astuces, vous êtes certain d’animer des réunions productives et vous constaterez que vos collaborateurs apprécient d’y assister. Attention cependant à ne jamais perdre de vue l’objectif de la réunion.
Enfin, pour impliquer davantage vos collaborateurs, pourquoi ne pas leur confier l’organisation de votre réunion mensuelle à tour de rôle ? C’est une bonne idée de management pour insuffler une dynamique au sein de l’équipe.
Ces techniques d’animation de réunion en entreprise vous aideront à fluidifier les échanges avec un groupe de personnes et à faciliter la prise de parole. Afin de profiter au maximum de ces exemples ne négligez pas la préparation d’un tel événement (ordre du jour, durée, introduction, points à aborder, objectifs, réponses aux questions, etc).
