Depuis la pandémie et le confinement, la digital workplace est devenue un élément incontournable pour de nombreuses entreprises. Selon une étude réalisée par WeLoop, 95% des répondants déclarent que les projets de digital workplace se sont accélérés suite à la Covid-19.
Environnement de travail ultime qui combine à la fois des applications métier avec les traditionnelles applications de support (communication, gestion des congés et absences, notes de frais, etc.), et qui facilite la mobilité des équipes, la digital workplace est la dernière étape de la transformation numérique d’une organisation. Cependant, elle implique un changement en profondeur dans l’entreprise et dans les habitudes de travail des salariés.
Vous souhaitez mettre en œuvre un programme de digital workplace au sein de votre organisation ? Voici 5 points clés pour réussir.
1. Placer l’utilisateur au centre de la digital workplace
Afin que vos salariés adoptent la digital workplace, il est indispensable que celle-ci soit conçue avec eux, pour répondre entièrement à leurs besoins.
Aujourd’hui, chaque espace de travail numérique doit inclure sur une seule et même plateforme des fonctionnalités incontournables pour favoriser la communication et la collaboration, telles que le partage de documents, une messagerie instantanée, la visioconférence, un agenda partagé, un outil de gestion de projet, etc.
Mais ce n’est pas tout. Vous devez également consulter vos collaborateurs afin de leur proposer une solution pertinente qui prend en compte les besoins concrets et les contraintes de leur métier. Il s’agit de concevoir un environnement sur-mesure qu’ils pourront paramétrer selon leurs besoins métier, en choisissant uniquement les applications qui leur sont utiles.
2. Accompagner le changement
Si vos salariés ne sont pas habitués aux espaces de travail numériques, votre projet de digital workplace risque de ne pas leur plaire, voire de les effrayer. C’est bien connu, le changement est redouté car il fait peur. Outre l’aspect technique et financier, vous devez prendre en compte la dimension humaine dans votre projet de digital workplace car des salariés inquiets et mécontents ont le pouvoir de s’opposer à votre projet et de le rejeter complètement.
Pour éviter de vivre une situation d’échec, il est essentiel de mettre en place une conduite du changement. L’objectif est d’accompagner vos collaborateurs et de les convaincre du bien-fondé de l’utilisation d’une digital workplace au quotidien. Prévoyez des formations sur l’utilisation de cet espace de travail et des différentes applications ainsi que sur les bonnes pratiques à adopter, et mettez en place un service d’assistance et de soutien en lien avec la DSI (direction des systèmes d’information). Ainsi, vos salariés sauront vers qui se tourner en cas de questions, de doutes ou de problèmes, ce qui va les rassurer, les encourager à se lancer et les faire adhérer au projet.
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3. Avoir une stratégie
Pour réussir la mise en place d’une digital workplace au sein de votre entreprise, il est important de réfléchir à une stratégie. En effet, vous ne pourrez pas faire accepter un projet de ce type sans avoir établi un plan au préalable car un espace de travail numérique implique des grands changements et un fonctionnement différent de ce à quoi vous et vos collaborateurs étiez habitués.
Pour être efficace, votre stratégie doit prendre en compte et combiner ces quatre dimensions : les employés, la technologie, la gouvernance et les objectifs de l’entreprise. L’objectif étant d’accroître la productivité des salariés, leur satisfaction, la rétention et la communication.
Suivez ces étapes pour définir une stratégie de digital workplace efficace :
- Observer et analyser la situation actuelle : identifiez les outils déjà utilisés par vos employés et interrogez-vous sur leurs besoins.
- Définir votre vision : à quoi ressemble votre digital workplace idéale ? Pourquoi souhaitez-vous modifier l’environnement de travail actuel ? Est-ce pour augmenter la productivité et l’engagement de vos collaborateurs ? Quelles que soient les réponses, votre vision doit s’aligner avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Etablir un plan : définissez la manière dont vous allez mettre en œuvre votre programme de digital workplace et communiquez votre plan à l’ensemble des employés.
- Concevoir votre boîte à outils : celle-ci doit contenir tous les logiciels et applications nécessaires à vos collaborateurs pour accomplir efficacement leurs tâches.
- Instaurer des bonnes pratiques : formez vos salariés à la bonne utilisation de la digital workplace pour garantir leur productivité et sensibilisez-les aux risques de sécurité.
4. Impliquer la DSI, la RH et les métiers
On l’a vu, une digital workplace est un changement d’envergure qui impacte l’entreprise dans son ensemble. Autrement dit, tous les services sont concernés. Pour augmenter vos chances de réussite, il est important que les équipes de la DSI collaborent avec celles des ressources humaines et avec les responsables des différents métiers (marketing, vente, finances, etc.).
En effet, alors que la DSI s’occupe de l’aspect technique, les RH maîtrisent l’éventail des métiers, des compétences et des connaissances de l’ensemble des salariés. Elles pourront apporter leurs conseils dans le choix du type d’applications métiers ainsi que dans les fonctionnalités de support telles que les notes de frais, les demandes de congés, etc. Enfin, elles pourront également accompagner le déploiement de la digital workplace auprès des employés.
Pour finir, n’oubliez pas de consulter les responsables de chaque métier pour connaître les outils et logiciels dont ils ont besoin et intégrer ceux qu’ils utilisent déjà.
5. Miser sur la sécurité
Aujourd’hui, la cybersécurité est un enjeu majeur pour les entreprises. Selon l’étude « When the world stayed at home » de la société Tanium, 90 % des dirigeants ont reporté une hausse des cyberattaques depuis le début de la pandémie. De ce fait, 70 % des DSI font désormais de la cybersécurité une priorité.
Accessible de partout, tout le temps, la digital workplace peut exposer l’entreprise à des risques, d’où la nécessité de la sécuriser. Pour cela, plusieurs solutions sont possibles comme l’utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN), le choix d’un hébergeur français ou européen pour vos données, l’authentification unique, le chiffrement de données, etc.
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Pour conclure
La digital workplace est un environnement de travail numérique tout-en-un qui favorise la productivité des employés, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Pour réussir sa mise en œuvre, ne négligez pas ces cinq points clés.
