Près de 328,77 millions de téraoctets sont de données sont générées chaque jour; on compte en 2022 plus de 330 milliards d’emails échangés quotdiennement (d’après la source Statista). L’industrie du big data connait une croissance exponentielle. D’après l’étude Global Data Protection Index, plus de 93% des des entreprises estiment que leur solution de stockage actuelle ne permet pas un niveau suffisant de protection de leur données. Les solutions de stockage de données actuelles, dont la majorité sont localisées sur le territoire américain, présentent des failles en matière de sécurisation et de protection des données. Ce n’est sans mentionner les risques de cyberattaques à une époque ou le télétravail se développe et ou le partage de documents à distance devient quasiment inévitable. Le problème posé est qu’un partage de fichiers non sécurisé peut engendrer le risque d’accès à des informations sensibles présentant une forte valeur pour les entreprises. Voici donc les risques principaux du partage de documents en ligne et six conseils à suivre pour un partage de documents sécurisé.
Qu’est-ce que le partage de fichiers ?
Le partage de fichiers désigne la distribution et l’accès aux documents et informations numériques entre les employés, équipes, ou départements d’une organisation. Il peut se faire via des plateformes de collaboration, des serveurs internes, des services de stockage en cloud, ou des outils spécifiques de partage de fichiers.
Les enjeux du partage de fichier pour la collaboration en entreprise sont multiples :
- Efficacité et Productivité : Un partage de fichiers efficace permet aux employés d’accéder rapidement aux documents nécessaires, en facilitant la collaboration et en réduisant le temps perdu dans la recherche d’informations.
- Coordination et Synergie : Le partage de fichiers améliore la coordination entre les équipes, permet une meilleure synergie et une exécution plus fluide des projets grâce à un accès rapide aux documents et informations clés.
- Contrôle des Versions : Une solution de partage de fichiers permet de réduire les conflits de versions et de garantir que tous les membres de l’équipe travaillent sur la dernière version d’un document
- Flexibilité et Mobilité : Les outils modernes de partage de fichiers permettent aux employés de collaborer depuis différents endroits et appareils. Ils favorisent le télétravail et la flexibilité organisationnelle.
- Traçabilité et Conformité : Le suivi des accès et des modifications des fichiers partagés permet de remonter facilement l’historique des actions sur les documents en cas de besoin.
Les risques du partage de fichiers à distance
Comme toutes les activités en ligne, le partage de documents comporte des risques :
- La fuite d’informations confidentielles : lorsque vous partagez un fichier en ligne via un site ou un logiciel spécialisé, il est difficile de savoir réellement où va votre fichier et qui va le consulter. Celui-ci peut être intercepté par une personne malveillante qui aura alors accès à des données confidentielles.
- L’installation de virus ou de malwares : en transitant sur des plateformes en ligne, les fichiers que vous recevez peuvent être infectés par des virus ou des programmes malveillants. Dès que vos collaborateurs les téléchargent et les ouvrent, le malware se répand sur vos ordinateurs et votre réseau, et risque de bloquer ou détruire vos informations.
- Le vol d’identité : les pirates informatiques peuvent utiliser les sites de partage de fichiers pour récupérer votre nom et votre adresse IP (autrement dit votre localisation), et ainsi les utiliser pour accéder à vos informations privées comme vos données financières.
Quelles sont les obligations légales en matière de partage de données ?
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6 astuces pour un partage de documents sécurisé
Vous voulez partager vos fichiers de manière sécurisée ? Voici les bonnes pratiques à mettre en place dès à présent au sein de votre entreprise.
1. Mettre en place un système
Pour commencer, vous devez définir un système pour le partage de vos fichiers. L’utilisation d’un drive permet de stocker tous vos fichiers dans un endroit unique et sécurisé. Ainsi, tous vos collaborateurs savent où aller pour retrouver facilement et rapidement le document dont ils ont besoin. Pour le partage en externe, mettez en place une procédure précise à respecter avec vos clients, fournisseurs et partenaires.
Ce système facilite la communication asynchrone et permet aux équipes dispersées géographiquement et qui ne travaillent pas sur les mêmes fuseaux horaires d’échanger des fichiers à tout moment.
Pour que votre système fonctionne correctement, vous devez donner accès au drive à vos employés et les former à son utilisation, à la méthode de classement des fichiers et à la procédure à suivre pour assurer un partage sécurisé. Enfin, il est indispensable de sensibiliser vos employés aux risques cyber en général.
2. Choisir son drive
Pour votre drive, vous avez la possibilité de le créer en interne ou de choisir un fournisseur externe. Si vous optez pour la seconde option, choisissez soigneusement votre prestataire, notamment en vous assurant qu’il offre le chiffrement de bout en bout (comme Wimi). Ainsi, vos données sont protégées car elles sont directement chiffrées depuis votre appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) et déchiffrées uniquement par les destinataires autorisés. Vous êtes protégé des pirates informatiques car vos données sont indéchiffrables aussi bien lors de leur transit sur le web que lors de leur stockage sur les serveurs de votre fournisseur. D’ailleurs, même ce dernier ne peut pas lire vos informations.
3. Gérer les accès
Pour plus d’efficacité et de sécurité, vous devez clairement définir qui a accès à quel document. Pour des raisons évidentes de sécurité, un collaborateur ne peut pas avoir librement accès à tous les fichiers de l’entreprise. Définissez également qui peut modifier quel document, et qui ne peut que le consulter en lecture seule. Assurez-vous que les dossiers spécifiques à certaines équipes ne soient accessibles qu’à ses membres. Protégez les fichiers les plus confidentiels par un mot de passe pour éviter qu’ils ne soient consultés par inadvertance.
Enfin, vérifiez attentivement les paramètres de votre drive car il est possible que le partage public soit activé, ce qui signifie que toutes les personnes qui tombent sur le bon lien peuvent télécharger vos fichiers.
4. Auditer vos fichiers
Vérifiez régulièrement qui a accès à vos fichiers. Ceci est d’autant plus nécessaire si vos collaborateurs changent souvent d’équipe ou si des salariés ont récemment quitté l’entreprise. Lorsque vous constatez que des fichiers n’ont plus d’utilité, supprimez-les complètement de votre drive.
5. Éviter les pièces jointes par e-mail
Aujourd’hui, l’e-mail est toujours un moyen de communication très utilisé en entreprise malgré les nombreux outils qui ont été créés dans le but de le remplacer. Cependant, la sécurité des informations échangées par e-mail n’est pas garantie. Si vous vous trompez de destinataire lors de l’envoi d’un fichier confidentiel, vous n’avez aucun moyen de rattraper votre erreur et cette personne aura alors accès à vos données sensibles. Évitez donc d’envoyer vos fichiers en pièce jointe par e-mail.
Si vous souhaitez continuer à communiquer par email, il est possible de créer un lien privé, chiffré et sécurisé par un mot de passe que seul le destinataire choisi pourra consulter.
6. Utiliser une data room
Considérée comme un coffre-fort de données, la data room permet d’échanger des données confidentielles de manière hautement sécurisée. Elles sont généralement utilisées pour sécuriser des opérations particulières comme des transactions financières ou légales, des introductions en bourse ou la gestion de biens immobiliers. Mais aujourd’hui, les data rooms sont de plus en plus utilisées pour du stockage, des échanges de données ou le partage de documents sécurisés.
Comment choisir une solution de partage de fichiers sécurisée ?
Une solution de partage de fichiers doit proposer un certain nombre de fonctionnalités qui assureront un traitement et un transfert sécurisé. Parmi les 4 principaux critères, on retrouvera : Le contrôle, la traçabilité, le chiffrement et la conformité réglementaire
Contrôle et régulation des autorisations
Votre outil professionnel doit notamment permettre de contrôler finement les autorisations d’accès aux fichiers. En effet, certains documents peuvent n’être destinés qu’à certaines équipes, certains décisionnaires ou certains partenaires clés de votre organisation. Dans tous les cas, il est indispensable de veiller à ce que seules les personnes autorisées aient la faculté d’y accéder.
Traçabilité des actions effectuées sur l’espace de stockage
Le second point essentiel lorsque vous utilisez une solution cloud pour le stockage et le transfert de fichiers est la possibilité de suivre l’ensemble des actions réalisées sur l’espace de stockage de l’entreprise. Si vous optez pour un cloud sécurisé, de nombreuses fonctionnalités sont généralement présentes dont des éléments de traçabilité qui s’avèrent importants dès lors que vous envisagez la collaboration entre différents acteurs.
Chiffrement des données
Toute donnée sensible stockée sur un serveur distant doit pouvoir bénéficier d’un niveau de chiffrement adapté à votre besoin professionnel. Pour un partage de fichier sécurisé, l’ensemble des données transitant entre l’ordinateur de l’utilisateur et son compte en ligne doit être chiffré avec un protocole robuste comme le AES-256.
Conformité réglementaire
Toute donnée que vous hébergez en ligne, qu’il s’agisse d’un site Web ou d’un fichier, doit nécessairement être sécurisée. Pour s’en assurer, ne sélectionner que des solutions d’hébergement possédant des certifications reconnues telles que la norme ISO 27001 ou la conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). D’autres normes de dé sécurité telles que le Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) peuvent apporter un gage de confiance supplémentaire.
Quelles sont les 5 meilleures solutions de partage de fichier sécurisés ?
1. Dropbox
Dropbox est une plateforme de stockage en cloud et de partage de fichiers sécurisé conçue pour faciliter la collaboration et la gestion de documents en entreprise et pour les particuliers. Elle permet aux utilisateurs de stocker des fichiers en ligne, de les synchroniser sur différents appareils, et de les partager facilement avec d’autres personnes.
Dropbox offre une multitude de fonctionnalités pour le partage sécurisé de fichiers. Les utilisateurs peuvent stocker leurs fichiers en toute sécurité grâce au chiffrement et les synchroniser automatiquement sur tous leurs appareils connectés. Le partage de fichiers est simplifié par la possibilité de créer des liens de partage personnalisés, avec des options de lecture seule ou de modification. En matière de sécurité, Dropbox propose l’authentification à deux facteurs (2FA) et des contrôles d’accès granulaires pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers. La plateforme intègre également des outils de collaboration, tels que Dropbox Paper, pour faciliter le travail d’équipe sur des documents et des notes. Les utilisateurs peuvent consulter l’historique des versions des fichiers et restaurer les versions précédentes si nécessaire, ce qui est essentiel pour la gestion de documents.
Prix : Dropbox propose plusieurs plans tarifaires adaptés aux différents besoins des utilisateurs. Pour les particuliers, le plan Dropbox Plus coûte environ 11,99 € par mois et offre 2 To de stockage. Le plan Dropbox Family, destiné aux familles, est à 19,99 € par mois et offre également 2 To de stockage, partagés entre six membres maximum. Pour les entreprises, le plan Dropbox Business Standard est à 15 € par utilisateur par mois, avec un stockage de 5 To, et le plan Business Advanced à 25 € par utilisateur par mois offre un stockage illimité avec des fonctionnalités de sécurité et de gestion
Version gratuite : Dropbox propose une version gratuite appelée Dropbox Basic, qui offre 2 Go de stockage. Cette version permet de profiter des fonctionnalités essentielles de Dropbox, telles que le partage de fichiers et la synchronisation sur plusieurs appareils, bien que les capacités de stockage et certaines fonctionnalités avancées soient limitées par rapport aux plans payants.
2. Wimi
Wimi est une plateforme collaborative complète conçue pour optimiser le travail d’équipe et la gestion de projets en entreprise. Elle propose des fonctionnalités variées, notamment le partage sécurisé de fichiers, la gestion des tâches, les calendriers partagés et les discussions en temps réel. Wimi offre un environnement sécurisé pour stocker et partager des documents, avec des options de contrôle d’accès détaillées.
En termes de fonctionnalités, Wimi permet le partage sécurisé de fichiers, la synchronisation des documents sur tous les appareils, et une gestion avancée des permissions pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations. Il intègre également des outils de collaboration, comme la gestion des tâches et des projets, les calendriers partagés et les messageries instantanées. Les utilisateurs peuvent suivre les versions des documents et restaurer les versions antérieures si nécessaire.
Prix : Les prix de Wimi varient selon les besoins de l’utilisateur. Les plans commencent à 3 € par utilisateur par mois pour le plan Wimi Communautés. Le plan Wimi Drive à 9 € et le plan Wimi Projets à 12 € offrent les fonctionnalités de base tandis que le plan Wimi Suite à 15 € offre des fonctionnalités avancées
Version gratuite : Wimi propose une version gratuite qui permet de tester la plateforme avec un espace de stockage limité et un nombre restreint de projets. Cette version est idéale pour les petites équipes ou les entreprises qui souhaitent évaluer les fonctionnalités de Wimi avant de s’engager financièrement.
3. Google Drive
Google Drive est une solution de stockage en cloud et de partage de fichiers sécurisée proposée par Google. Elle permet aux utilisateurs de stocker leurs fichiers en ligne, de les synchroniser sur différents appareils, et de les partager facilement avec d’autres personnes. Google Drive est intégré à l’écosystème Google Workspace, offrant des fonctionnalités de collaboration avancées.
Les fonctionnalités de Google Drive incluent le stockage et la synchronisation des fichiers avec un chiffrement en transit et au repos. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers et des dossiers via des liens et contrôler les permissions d’accès, comme la lecture seule ou la modification. Google Drive permet également la collaboration en temps réel sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations grâce à Google Docs, Sheets et Slides. L’historique des versions est disponible, permettant de suivre et de restaurer les modifications.
Prix : Google Drive propose plusieurs plans tarifaires. Le plan Google One pour les particuliers commence à 1,99 € par mois pour 100 Go de stockage. Les plans pour les entreprises, via Google Workspace, commencent à 5,20 € par utilisateur par mois pour le plan Business Starter avec 30 Go de stockage par utilisateur, et vont jusqu’à 15,60 € par utilisateur par mois pour le plan Business Plus avec 5 To de stockage par utilisateur.
Version gratuite : Google Drive offre une version gratuite avec 15 Go de stockage, partagés entre Google Drive, Gmail et Google Photos. Cette version est idéale pour les utilisateurs individuels et les petites entreprises qui ont des besoins de stockage modestes.
4. Oodrive
Oodrive est une solution française de gestion et de partage de fichiers sécurisés en cloud, conçue pour répondre aux besoins des entreprises en matière de confidentialité et de conformité réglementaire. Elle offre des services de stockage, de partage et de collaboration sur des documents sensibles avec un haut niveau de sécurité.
Les fonctionnalités d’Oodrive incluent le stockage sécurisé des fichiers avec chiffrement et des options de contrôle d’accès détaillées. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers et des dossiers en toute sécurité, avec des permissions d’accès personnalisables. Oodrive propose également des outils de collaboration, tels que la gestion de projets et la coédition de documents. La traçabilité des actions sur les fichiers et la gestion des versions permettent de suivre et de restaurer les modifications.
Prix : Les prix d’Oodrive sont personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise et du nombre d’utilisateurs. Oodrive propose des solutions adaptées aux petites, moyennes et grandes entreprises, avec des fonctionnalités et des niveaux de support variables.
Version gratuite : Oodrive propose une version d’essai gratuite permettant aux entreprises de tester les fonctionnalités de la plateforme avant de souscrire à un abonnement payant. Cette version d’essai est idéale pour évaluer la compatibilité de la solution avec les besoins spécifiques de l’entreprise.
5. Box
Box est une plateforme de gestion de contenu en cloud et de partage de fichiers conçue pour les entreprises, offrant des solutions robustes de sécurité et de collaboration. Elle permet aux utilisateurs de stocker, partager et gérer leurs fichiers en ligne, tout en facilitant la collaboration entre les équipes.
Les fonctionnalités de Box incluent le stockage sécurisé des fichiers avec chiffrement, la synchronisation des documents sur différents appareils et des options de partage de fichiers personnalisables. Les utilisateurs peuvent définir des permissions d’accès détaillées et utiliser l’authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité. Box propose des outils de collaboration tels que la coédition de documents, la gestion des tâches et l’intégration avec de nombreuses applications tierces. La gestion des versions des documents et la traçabilité des actions sont également disponibles.
Prix : Les prix de Box varient selon les besoins des utilisateurs. Le plan Box Business commence à 15 € par utilisateur par mois, offrant 100 Go de stockage partagé et des fonctionnalités de sécurité et de collaboration de base. Le plan Box Business Plus est à 25 € par utilisateur par mois et inclut un stockage illimité et des fonctionnalités avancées.
Version gratuite : Box propose une version gratuite appelée Box Individual, offrant 10 Go de stockage gratuit. Cette version est idéale pour les utilisateurs individuels et les petites équipes qui ont des besoins de stockage limités et souhaitent tester les fonctionnalités de Box avant de souscrire à un abonnement payant.
Wimi, le choix incontournable pour un partage de fichier sécurisé
Pour effectuer un partage de document d’entreprise en toute sécurité, il est évident que l’une des solutions les plus appropriées est la suite collaborative Wimi.
En effet, cet outil intègre toutes les fonctionnalités nécessaires :
- Gestion des droits d’accès ;
- Synchronisation des données ;
- Chiffrement des informations ;
- Sauvegardes régulières ;
- Gestion des versions ;
- Historique complet des versions.
Ajoutons que Wimi est la première suite collaborative souveraine à avoir démarré son processus de qualification SecNumCloud et Cloud de Confiance. Vous pouvez donc profiter des atouts d’un logiciel en ligne tout en maximisant la protection des données.
Conclusion
Aujourd’hui, les données sont l’atout le plus précieux des entreprises. En plus de veiller à la cybersécurité de votre organisation, vous devez vous assurer que le partage de vos fichiers se fait de manière sécurisée, aussi bien en interne qu’en externe, afin de protéger vos informations et d’éviter une fuite de données.
