Les entreprises ont toujours fait appel à du personnel extérieur pour augmenter leur effectif ponctuellement. Cette tendance a pris de l’ampleur ces dernières années. Aujourd’hui, le monde du travail est multifacette, et les entreprises doivent gérer à la fois des équipes hybrides composées de salariés en présentiel et de salariés en télétravail, et des équipes externes constituées de freelances.
Traditionnellement, lorsque les entreprises doivent faire face à une hausse de leur activité, lancer un nouveau projet ou honorer une commande importante, elles font temporairement appel à du personnel extérieur en recrutant des personnes généralement en CDD (contrat à durée déterminé), en intérim ou en faisant appel à des prestataires.
Mais depuis quelques années, les travailleurs indépendants (ou freelances) ont la cote auprès des entreprises de toutes tailles et leur nombre ne cesse de s’accroître. En 2019, ils étaient 3,2 millions en France selon Statista. Rédacteur, développeur web et graphiste sont les métiers freelances les plus populaires. Ils sont suivis par traducteur, monteur vidéo, illustrateur, photographe, community manager ou encore chargé de communication.
Découvrez les avantages de collaborer avec du personnel extérieur et suivez ces 6 conseils pour le faire avec succès.
Les avantages de travailler avec des équipes externes
Si les entreprises sont de plus en plus tentées de collaborer avec des travailleurs indépendants plutôt que de recruter des personnes en CDI, CDD ou intérim, c’est parce que cette option offre plusieurs avantages.
La facilité de recruter
Trouver un freelance est plutôt facile. Un grand nombre de plateformes a vu le jour et permet de parcourir une multitude de profils en fonction des compétences recherchées. Ensuite, le processus de recrutement est plus rapide et ne nécessite pas de procédure administrative complexe. Le travailleur indépendant peut commencer à travailler immédiatement.
La flexibilité
Si vos besoins en ressources humaines sont fluctuants, le recrutement d’un freelance est idéal car cela vous permet d’avoir les ressources nécessaires uniquement quand vous en avez réellement besoin.
De plus, si la personne ne vous convient pas, il est très facile de faire appel à quelqu’un d’autre.
Le recours à un expert
On recrute un travailleur indépendant pour son expérience et ses compétences pointues dans un domaine spécifique. Vous obtiendrez ainsi plus rapidement un travail bien exécuté.
La réduction des frais fixes
Un freelance coûte moins cher qu’un salarié car vous ne le payez quand lorsque vous utilisez ses services. Il travaille généralement depuis chez lui et avec son propre matériel. Vous n’avez donc pas besoin de lui fournir un bureau et un ordinateur.
La motivation
Pour un freelance, la satisfaction et la fidélité de ses clients sont sa priorité. Très motivé par ses projets, il fera tout son possible pour vous fournir un travail de qualité en respectant les délais fixés.
6 conseils pour travailler efficacement avec des équipes externes
Vous avez décidé de recruter du personnel extérieur à votre entreprise pour répondre à un besoin spécifique ? Découvrez quelques conseils pour collaborer de manière efficace.
Définir vos besoins, votre cahier des charges et votre budget
Comme avec n’importe quel fournisseur, lorsque vous travaillez avec un prestataire ou un freelance, vous devez lui transmettre précisément ce que vous attendez de lui. Et cela commence par définir vos besoins avec précision.
Pour cela, élaborez votre cahier des charges en présentant votre entreprise et en indiquant vos attentes et vos objectifs.
Par exemple, vous souhaitez publier des articles plusieurs fois par semaine sur votre blog pour être mieux référencé dans les moteurs de recherche. Autre exemple, vous voulez créer un site web ergonomique et responsive pour améliorer l’expérience utilisateur.
Pour finir cadrer le projet en listant les contraintes. Quel est votre budget pour cette mission ? Quels sont vos délais ? Quel est le format souhaité ? Etc. N’oubliez pas de préciser la manière dont le prestataire sera rémunéré.
Choisir la bonne personne
Déterminez quelles sont les compétences techniques et les compétences personnelles essentielles que votre freelance doit posséder (créativité, adaptabilité, capacité d’écoute, être innovant, savoir travailler en équipe, etc.).
Vérifiez ses références et demandez-lui de voir quelques-unes de ses réalisations. Pourquoi ne pas lui proposer d’effectuer une mission test rémunérée afin de vous assurer que son travail et sa manière de fonctionner vous correspondent.
Favoriser la communication
Au travail, la communication est indispensable pour favoriser la collaboration. Pour faciliter la communication avec votre personnel externe, n’hésitez pas à utiliser les innombrables outils disponibles : messagerie instantanée, visioconférence, téléphone, etc. De plus, les membres de votre équipe externe travaillent souvent seuls, il est donc important qu’ils puissent garder un lien social avec les autres membres de l’équipe.
Vos travailleurs indépendants doivent donc pouvoir vous joindre ou contacter leurs collègues facilement et à tout moment, s’ils ont une question ou besoin d’une information pour poursuivre leur travail. Enfin, échangez régulièrement ensemble sur les attentes, les besoins et les exigences de chacun afin de garantir que votre collaboration et votre relation se déroulent le mieux possible.
Utiliser un outil de collaboration en ligne
Très populaires, ces outils, dont Wimi fait partie, sont utilisés au quotidien pour gérer efficacement vos projets, que vous travailliez avec des équipes en présentiel, hybrides ou externes. Ainsi, chacun de vos collaborateurs peut commenter une tâche, consulter les documents dont il a besoin et suivre la progression du projet en temps réel, à tout moment, et ce, quel que soit le lieu où il se trouve.
Faire preuve de reconnaissance
Les prestataires et les travailleurs indépendants ont tout autant besoin de reconnaissance que vos salariés traditionnels. N’oubliez pas de les remercier pour leur travail et leur implication. C’est essentiel pour qu’ils restent motivés et engagés, et qu’ils aient envie de continuer à travailler avec vous dans le futur.
Intégrer vos équipes externes aux autres salariés
Ce n’est pas parce que le freelance n’est pas présent dans vos locaux qu’il ne fait pas partie de l’entreprise, surtout s’il a été recruté pour une mission à long terme. Afin de booster sa motivation et son engagement, présentez-le aux autres membres de l’équipe (en réel ou en visio), fournissez-lui les coordonnées de ses collaborateurs et interlocuteurs principaux, et invitez-le aux événements de l’entreprise. Ainsi, il se sentira valorisé et intégré à l’équipe et à l’entreprise.
