Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises utilisent des solutions logicielles au quotidien. Plateforme collaborative, messagerie instantanée, logiciel de gestion de la relation client (CRM), outils analytiques, gestion des données, logiciel de gestion de projet, etc., ces différents outils et applications sont devenus indispensables pour simplifier et automatiser les tâches des salariés ainsi que pour rendre l’entreprise plus performante et compétitive.
Vous avez décidé de faire l’acquisition d’une solution de gestion de projet pour les multiples avantages qu’elle offre : suivi de l’évolution de vos projets, gestion des tâches, centralisation et partage des données, collaboration et échanges facilités entre les membres de l’équipe, etc.
Pour vous aider à faire le bon choix, voici 5 erreurs que vous risquez de commettre lors de l’acquisition d’un logiciel de gestion de projet et les solutions pour les éviter.
1. Ne pas avoir d’objectif précis
Certaines entreprises optent pour un logiciel de gestion de projet parce que ce type d’outil est tendance et qu’un grand nombre d’entreprises en utilisent déjà un. Mais est-ce une raison valable pour investir de l’argent, du temps et des ressources dans un outil dont vous n’avez peut-être pas vraiment besoin ?
S’il est évident qu’un logiciel de gestion de projet est utile et contribue à améliorer votre productivité, la question à vous poser est la suivante : pour quelle(s) raison(s) souhaitez-vous acquérir une solution de gestion de projet ? Quelle(s) problématique(s) va-t-il vous permettre de résoudre ?
Sans objectif précis, vous risquez d’acheter un logiciel de gestion de projet inapproprié, qui ne correspondra pas à vos besoins et qui ne vous apportera aucune valeur ajoutée sur le long terme.
La solution
L’objectif de ce type d’outil est de vous permettre d’être plus efficace et d’éliminer les points bloquants au sein de votre organisation. Vous devez donc identifier ces points bloquants avec les collaborateurs des différents services de votre entreprise. Cela va vous permettre de définir les caractéristiques et les fonctionnalités indispensables que doit posséder votre futur outil.
2. Sous-estimer le temps et le coût de la mise en œuvre
Outre le prix d’achat qui peut être élevé, l’acquisition et la mise en œuvre d’un logiciel classique, dit « on-premise » (« sur site » en français) au sein de l’ensemble des services de l’entreprise peut prendre du temps. En effet, le logiciel doit être installé sur tous les serveurs ou les ordinateurs de votre entreprise, ce qui mobilise votre équipe d’informaticiens à temps plein. Sans parler de la formation du personnel au nouvel outil, la migration des données, les tests, etc.
De plus, le coût d’achat d’une licence logicielle pour un grand nombre de salariés peut représenter un investissement financier important, ce qu’il ne faut pas négliger.
La solution
Pour gagner du temps et dépenser moins, vous pouvez opter pour un logiciel SaaS (Software as a Service), autrement dit le logiciel est délocalisé sur le cloud. Il vous suffit de souscrire à un abonnement mensuel auprès de l’éditeur ou de l’hébergeur pour pouvoir l’utiliser depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Besoin d’aide pour choisir ? Découvrez les avantages et les inconvénients des logiciels SaaS et on-premise.
3. Ne pas prendre en compte les besoins futurs de votre organisation
Aujourd’hui, vous recherchez un logiciel de gestion de projet pour améliorer votre productivité et votre performance, combler vos besoins actuels et obtenir des résultats immédiats dans le but de poursuivre la croissance de votre entreprise.
Cependant, vos besoins actuels peuvent rapidement évoluer. Si vous n’anticipez pas ces nouveaux besoins, vous risquez d’être forcé d’acquérir un nouveau logiciel qui corresponde à vos nouvelles exigences ou de souscrire à des extensions, ce qui peut représenter un coût plus élevé que si vous l’aviez anticipé au moment de l’achat du logiciel.
La solution
Au moment d’acquérir votre logiciel, il est impératif de prendre en compte autant que possible vos besoins à court et à long terme. Certes, il peut être difficile de prévoir le futur de votre entreprise, mais vous pouvez faire des estimations quant aux nombres d’employés et de clients que vous aurez dans les années à venir en fonction de la réussite actuelle de votre activité. Ceci vous permet de penser aux différentes fonctionnalités et options à inclure, et de vous assurer que vous pourrez toujours utiliser le même logiciel pendant plusieurs années.
4. Ne pas profiter de la période d’essai
Aujourd’hui, la majorité des éditeurs vous propose de tester gratuitement leur logiciel de gestion de projet pendant une période allant de deux semaines à un mois (voire plus). Il serait dommage de ne pas en profiter.
Outre le fait de trouver le meilleur outil pour votre entreprise, cette période de test est un moyen d’habituer vos employés à l’utilisation d’un logiciel pour réaliser leurs tâches quotidiennes. S’ils sont réticents lors de la phase de test, ils risquent de l’être également lors de sa mise en œuvre.
La solution
Ce sont vos collaborateurs qui vont décider si le logiciel répond parfaitement à leurs besoins et à leurs exigences, d’où le fait qu’ils doivent impérativement le tester.
Incitez vos collaborateurs à utiliser ce nouvel outil quotidiennement et à tester toutes les fonctionnalités. Puis, demandez-leur de vous faire des retours sur leur expérience, et de noter la facilité d’utilisation et de prise en main, les différentes fonctionnalités, l’assistance, etc. Si vous testez plusieurs logiciels, n’hésitez pas à faire des tableaux comparatifs qui vous aideront à faire votre choix.
De plus, en encourageant ainsi vos collaborateurs à tirer le meilleur profit de la période d’essai, ils seront en mesure d’utiliser le logiciel choisi de manière efficace dès le début.
5. Choisir un logiciel qui n’a pas d’application mobile
Aujourd’hui, entre les équipes mobiles, les équipes géographiquement dispersées et les équipes hybrides, rares sont les salariés qui ne travaillent que depuis leur ordinateur de bureau, au sein des locaux de l’entreprise.
Il devient alors indispensable d’acquérir des outils que l’on peut utiliser depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone), quel que soit le lieu où l’on se trouve. Sinon, cela risque d’entraver la productivité et les performances de votre équipe.
La solution
Optez pour un logiciel de gestion de projet qui possède son application mobile afin que vos collaborateurs puissent travailler sur leur projet, échanger avec leurs collègues ou partager un document à tout moment, même lorsqu’ils sont loin du bureau.
Lancez-vous et testez gratuitement Wimi pendant 14 jours sans engagement.
