Si vos collègues ratent les réunions que vous organisez ou si vous rencontrez des difficultés pour gérer votre équipe, laissez-vous tenter par l’agenda partagé. Outil essentiel du travail en équipe, un tel agenda est parfait pour centraliser l’information et gérer les projets. En rationalisant la communication, il favorise un accroissement de la productivité et de l’implication de l’équipe. Planification des réunions, créations de rappels et suivi des échéances font partie des points forts du calendrier partagé que nous vous proposons de découvrir.
Qu’est-ce qu’un agenda partagé ?
Un agenda partagé est un outil de planification très utilisé pour le travail collaboratif. Ce dernier permet en effet de créer, partager et visualiser des réunions, des rendez-vous client ou tout autre événement important. Idéal en entreprise pour faciliter la communication entre plusieurs personnes, il vous permet de gagner du temps et d’être plus productif.
Cet agenda professionnel peut prendre la forme d’un calendrier commun sous format papier ou sur un tableau blanc. Toutefois, il est le plus souvent utilisé dans sa forme numérique. Disponible alors aussi bien sur ordinateur que sur appareil mobile, il offre à chacun l’opportunité de gérer le calendrier aisément.
Selon les logiciels utilisés, les calendriers partagés peuvent intégrer différentes fonctionnalités liées au travail en équipe. Nous pouvons notamment citer l’existence de rappels ou la prise en compte des fuseaux horaires.
Quels sont les avantages d’un tel outil ?
La création et le partage de calendrier partagé est une décision très pertinente. Ceci, car, un tel outil présente des atouts indéniables pour améliorer la performance de vos équipes.
Gérer efficacement les projets
En premier lieu, si l’agenda partagé intègre des fonctionnalités avancées, vous pouvez l’utiliser pour la gestion de projet. La planification des tâches, la visualisation des jalons et des échéances à respecter ou l’organisation de réunions font partie des éléments incontournables d’un tel logiciel. Il est alors très utile pour accéder à une vision globale du projet et de l’emploi du temps.
Optimiser le travail collaboratif
Qui dit travail en équipe, dit transparence et communication. En décidant de partager avec vos collègues un agenda partagé, vous leur donnez l’opportunité d’accéder à l’information. Ces derniers peuvent savoir ce que fait chaque collaborateur, quelles sont les disponibilités de chacun et quand sont prévues les prochaines réunions. Il devient alors plus facile de consulter son agenda pour une meilleure gestion du temps.
Faciliter la communication
Si vous fixez un planning via un calendrier partagé, vous aurez plus de facilité pour prendre en considération les contraintes et vérifier la disponibilité de chacun et vous pouvez éviter les conflits d’horaire et les surcharges de travail. En temps réel, les différents membres de l’équipe peuvent consulter le calendrier, y apporter des modifications si nécessaire.
Évitez les oublis
L’un des problèmes majeurs de la gestion de projet réside dans les potentiels oublis. Pour éviter que certaines tâches, même mineures, ne passent à la trappe, la meilleure solution reste l’agenda partagé. Avec les notifications et rappels automatiques, vous vous assurez que chaque collaborateur remplit ses fonctions et soit présent aux réunions d’équipe.
Les fonctionnalités d’un agenda partagé
De la prise de rendez-vous à la création d’une liste des tâches, les possibilités d’un agenda partagé sont nombreuses. Elles sont parfaites pour accélérer vos processus et améliorer la productivité des équipes.
Création des évènements
Le premier usage d’un agenda partagé et la création des évènements. Ces derniers peuvent être aussi bien un rendez-vous, une réunion en visioconférence qu’un anniversaire ! La date, l’horaire et le lieu peuvent être indiqués. Vous pouvez les modifier après leur création si nécessaire en fonction de l’évolution de la situation.
Notifications et rappels
Très pratiques pour ne rien oublier, les notifications par email et les notifications sur smartphone ou tablette permettent de rester à jour. Dès qu’un événement est modifié ou si son échéance approche, alors les collaborateurs concernés reçoivent un rappel. Chaque membre de l’équipe est donc toujours en possession des dernières informations et peut réagir en conséquence.
Gestion des fuseaux horaires
Si vous gérez une équipe multi-sites, cette fonctionnalité peut être très pertinente. Il est bien simple d’organiser des réunions en regroupant des collaborateurs travaillant sur des sites différents ou sur des aires géographiques éloignées.
Personnalisation de l’interface
Certains agendas partagés permettent aux utilisateurs de modifier l’interface selon leurs désirs et leurs besoins. Cela permet de mieux visualiser les informations essentielles en choisissant les couleurs ou tout autre élément visuel de son choix.
Partage et gestion des droits d’accès
Incontournable en entreprise, la gestion des droits d’accès est une garantie de confidentialité. Elle vous permet de définir pour chaque collaborateur l’accès aux informations. La création ou la modification d’événements du calendrier peut ainsi être soumise à un droit d’accès spécifique.
Comment choisir le bon agenda partagé pour votre équipe ?
Si un agenda partagé est riche en avantages et en fonctionnalités, il ne faut toutefois pas se jeter sur le premier logiciel venu. Vous devez évaluer vos besoins et sélectionner l’agenda le plus approprié pour votre équipe. Pour ce faire, vous devez prendre en considération quelques critères et étapes importantes.
- Évaluer vos besoins : Avant tout, listez avec précisions vos objectifs. Identifiez les fonctionnalités dont a besoin votre équipe et les préférences de vos collaborateurs.
- Comparer les fonctionnalités : Ensuite consultez les fonctionnalités proposées par différents agendas partagés et comparez-les. Les rappels, la gestion des droits d’accès et les intégrations logicielles sont par exemple à étudier avec soin.
- Vérifiez l’ergonomie de l’outil : Il est essentiel que l’agenda soit simple et agréable d’utilisation. Une interface graphique moderne va favoriser l’adoption de l’outil par les membres de l’équipe.
- Préservez votre sécurité : La sécurité des données d’entreprise et la confidentialité des données des utilisateurs doivent être optimales. L’outil doit par exemple respecter le RGPD et si possible posséder des fonctionnalités de cryptage des données.
- Testez différentes solutions : Avant de faire votre choix, prenez le temps de comparer plusieurs agendas en profitant des versions d’essais. C’est la meilleure manière de vérifier l’adéquation entre l’outil et vos collaborateurs.
Si vous désirez encourager le travail en équipe au sein de votre département ou de votre entreprise, l’acquisition et l’utilisation d’une solution logiciel d’agenda partagé est indispensable. Vous pourrez ainsi mieux communiquer, planifier et coordonner les activités du groupe. Enfin, n’oubliez pas qu’en intégrant les collaborateurs au processus de sélection de l’outil, vous garantissez une adoption plus rapide du logiciel que vous désirez déployer.
