Avec l’essor du télétravail, les entreprises sont toujours à la recherche de nouveaux outils pour améliorer la collaboration en temps réels au sein des équipes, et notamment des équipes hybrides, c’est-à-dire celles dont certains membres travaillent en présentiel dans les locaux de l’entreprise, et d’autres sont en télétravail ou situés dans des bureaux géographiquement éloignés.
Parmi les outils indispensables pour favoriser le travail d’équipe, on trouve le traitement de texte en ligne. En effet, si le traditionnel logiciel Microsoft Word est toujours populaire et efficace pour créer individuellement des documents sur son ordinateur. Le problème c’est qu’il ne permet pas de collaborer à plusieurs sur un même document. Aujourd’hui, il existe des outils d’édition collaborative qui sont très pratiques pour travailler en équipe sur un même document en même temps. Pour ce type de tâche, Google Docs est, sans conteste, l’outil le plus populaire en permettant le stockage des fichiers dans son cloud, Google drive.
Découvrez les bénéfices d’adopter le traitement de texte en ligne (si vous ne l’avez pas déjà fait) et les différentes options alternatives à Google Docs et Microsoft Word Online.
Pourquoi utiliser un outil d’édition collaborative ? Les avantages du traitement de texte en ligne
Le monde de l’écriture a beaucoup évolué ces dernières décennies. Aujourd’hui, le logiciel de traitement de texte en ligne possède toutes les fonctionnalités d’un éditeur de texte classique (correction orthographique, outils de mise en page, etc.) ainsi que d’autres atouts et options qui le rendent très pratique.
Accessibilité
Un éditeur de texte en ligne tel que Google Docs est accessible depuis n’importe quel appareil muni d’une connexion Internet (ordinateur, tablette et smartphone) grâce au stockage des fichiers dans le cloud Google Drive. Ainsi, si vous êtes amené à changer régulièrement d’ordinateur, vous n’avez pas à vous inquiéter de savoir s’ils sont équipés de la dernière version du logiciel (le changement de version peut notamment modifier votre mise en page) ou si vous allez pouvoir ouvrir votre fichier une fois que le stockage dans le cloud a été effectué.
Vous pouvez vous connecter facilement n’importe où et être certain de toujours retrouver votre document exactement comme vous l’avez laissé.
Stockage et sauvegarde
Il vous est sûrement déjà arrivé de perdre tout ou partie d’un document Word car vous n’aviez pas pensé à sauvegarder votre travail, et votre ordinateur a planté subitement. La plupart des logiciels de traitement de texte en ligne sauvegardent automatiquement votre travail dès que vous effectuez un changement. Ainsi, vous avez la garantie de ne jamais perdre votre travail.
De plus, le stockage de vos données est réalisé dans un cloud en ligne, ce qui permet de les protéger et d’éviter de les perdre en cas de cyberattaques ou de pannes.
Collaboration
Fini le temps où une seule personne à la fois pouvait modifier un fichier en veillant à bien utiliser la fonctionnalité « suivi des modifications » pour s’assurer que ses collaborateurs identifient ses changements. Finis également les doutes pour savoir si l’on travaille bien sur la dernière version d’un document ainsi que les échanges par email qui font perdre du temps.
L’un des principaux avantages d’une solution d’édition collaborative, c’est de pouvoir collaborer facilement à plusieurs personnes simultanément sur le même document grâce au stockage dans un cloud. Il est possible de visualiser l’ensemble des changements effectués et leur auteur, de laisser des commentaires et de recevoir des notifications pour signaler d’éventuelles modifications.
Vous pouvez également contrôler l’accès à un document en choisissant qui peut le consulter en lecture seule, l’éditer ou laisser des commentaires.
6 alternatives à Google Docs et Microsoft Word
Si Microsoft Word ne vous convient plus et que vous n’êtes pas totalement satisfait de Google Docs, voici une sélection des meilleures alternatives qui existent actuellement.
1. Wimi
Wimi est une suite collaborative qui embarque un outil de gestion des documents et de coédition très complet. Exactement comme avec Google Docs ou Microsoft Word Online, vous pouvez gérer les accès à vos fichiers et leurs différentes versions, commenter et échanger facilement avec vos collègues, ou encore bloquer un document lorsque vous êtes en train de le modifier via une interface intuitive. À la façon de Google Drive, le stockage de vos données se fait dans un cloud en ligne. Vos données sont protégées et stockées dans des centres de données souverains situés en France. Vous pouvez essayer Wimi gratuitement pendant 14 jours.
2. Zoho Docs
Zoho est une société spécialisée dans la création d’applications et de logiciels en ligne (SaaS). Avec Zoho Docs, vous pouvez créer et modifier vos documents, feuilles de calcul et présentations directement en ligne grâce au stockage de données dans leur cloud. La solution Zoho Docs propose les mêmes options que Google Docs et Word. Vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel appareil grâce à son application mobile, et vous pouvez même travailler hors connexion.
Il suffit de vous inscrire pour utiliser Zoho Docs gratuitement jusqu’à 25 utilisateurs.
3. ONLYOFFICE
ONLYOFFICE est une autre alternative intéressante à Google Docs et Microsoft Word Online. Cette plateforme de traitement de texte en ligne vous permet de créer des documents, tableurs et présentations, de réaliser le stockage de vos fichiers dans leur cloud et de collaborer avec votre équipe. Sous ONLYOFFICE, vous pouvez importer différents formats de documents, modifier un fichier à plusieurs simultanément et comparer les différentes versions pour visualiser les modifications. Le tout sans craindre pour la sécurité de vos données. Vous pouvez essayer ONLYOFFICE gratuitement pendant 30 jours.
4. Dropbox Paper
Si vous utilisez déjà Dropbox pour le stockage de vos fichiers dans le cloud, pourquoi ne pas utiliser Dropbox paper, leur outil d’édition collaborative ? Dropbox Paper vous permet de créer gratuitement des documents en ligne, de commenter un document, de faire des to-do lists, d’attribuer des tâches et d’ajouter des dates butoirs. De plus, vous pouvez facilement intégrer des fichiers multimédia (images, vidéo, fichiers audio, GIF, etc.) dans vos documents et connecter Dropbox Paper avec votre agenda.
5. Etherpad, un logiciel open source gratuit
Tout comme Google Docs ou Microsoft Word Online, etherpad permet de créer et d’éditer des documents en ligne à plusieurs personnes, simultanément et en temps réel. Il s’agit d’un logiciel open source gratuit dont l’utilisation est très simple : il vous suffit de partager l’adresse URL de votre document à vos collaborateurs pour qu’ils puissent travailler dessus. Vous pouvez personnaliser etherpad selon vos besoins grâce à une multitude de plugins.
6. Nuclino
Nuclino est un éditeur de contenu en ligne facile à utiliser et qui permet de collaborer en temps réel. Avec Nuclino, vous pouvez restaurer les anciennes versions d’un document, contrôler qui peut accéder, lire ou modifier un fichier, intégrer facilement des images ou des vidéos, et exporter vos documents dans le format souhaité. Nuclino propose une version basique gratuite. C’est une excellente alternative à Google Docs.
Avant de prendre une décision, n’hésitez pas à essayer plusieurs logiciels de traitement de texte en ligne pour voir celui qui répond le mieux à vos besoins.
