Dans le cadre de la gestion de projet ou même à titre personnel, il est toujours avantageux de bien gérer son temps en entreprise. Toutefois, il peut être complexe de réaliser un suivi des tâches rigoureux sans outil adapté. C’est pourquoi la meilleure solution est d’intégrer à votre flux de travail un outil de gestion de planning performant. En centralisant vos informations, il va vous faire gagner du temps tout en augmentant de manière significative vos performances.
Définition de la gestion de planning
La gestion de planning désigne l’ensemble des actions menées pour parvenir à organiser de manière optimale les tâches sur une période donnée. Le but est d’utiliser de la manière la plus efficace possible les ressources humaines et financières afin d’atteindre les objectifs fixés. Cette gestion du temps peut concerner aussi bien des collaborateurs à titre individuel que des équipes.
Lorsque c’est le manager qui déploie une gestion de planning, ce dernier s’en sert pour organiser le temps de l’ensemble des collaborateurs de son équipe. Il doit alors créer un emploi du temps et définir le plan de charge. Ce dernier va permettre de s’assurer de respecter les délais en livrant les produits ou services dans les temps.
Quels sont les types de gestion de planning ?
Il n’existe pas qu’une seule manière de gérer la charge de travail et de mettre en place une planification des ressources. Au contraire, il existe de nombreuses méthodes répondant à différentes problématiques. En fonction des contraintes et des caractéristiques de votre équipe, il est pertinent d’adopter l’une de ces méthodes en particulier.
Le rétroplanning
Cette première approche du suivi du planning est très utilisée en entreprise. Son nom provient de sa particularité de partir de la date de fin du projet. Les différentes tâches sont ensuite positionnées sur le calendrier à rebours jusqu’à la date du jour.
L’intérêt du planning inversé est de garantir un respect des délais. En effet, dès la mise en place du planning, vous pouvez juger si les objectifs peuvent être atteints en respectant la date limite envisagée.
Le planning à barres
Aussi appelé diagramme de Gantt, le planning à barres est celui que vous devez utiliser si vous désirez accéder à une représentation visuelle. Il prend la forme d’un diagramme avec un axe X et un axe Y. Les tâches sont ainsi représentées sur un axe temporel.
Le diagramme de Gantt est parfait pour identifier les interdépendances qui peuvent exister entre différentes tâches d’un projet.
Le planning de graphes
Le troisième type de planning le plus courant est le planning de graphes ou réseau PERT. Il s’agit d’un diagramme de flux qui a la particularité de représenter les tâches en réseau. On ajoute des flèches entre certaines tâches pour représenter leur dépendance.
Si vous décidez d’utiliser un planning de graphes, vous avez la possibilité de hiérarchiser les tâches plus facilement. Vous pouvez aussi comprendre rapidement quelles sont les tâches qui peuvent être réalisées en parallèle par vos équipes.
Les atouts d’une bonne gestion de planning
Un outil de planification permet une gestion plus efficace des projets. En ayant à tout moment une vision globale des différentes tâches à réaliser sur une échelle de temps donnée, il s’avère aussi un outil pertinent pour l’aide à la décision. En sélectionnant des solutions de gestion de planning adaptées, vous gagnez du temps tout en améliorant la productivité des équipes.
Découvrons les avantages de la gestion de planning plus en détail.
Centraliser l’information
L’avantage principal des logiciels de gestion de planning est de centraliser l’information. Au lieu de chercher différents éléments pour organiser le projet, un seul et unique outil peut vous permettre d’accéder aux données incontournables via des tableaux de bord performants.
Vous pouvez alors centraliser toutes sortes d’informations dont les congés des collaborateurs et leurs disponibilités, les heures travaillées, les absences, les coûts associés, etc.
Gagner du temps
En mettant à disposition de votre équipe un outil de gestion de planning, vous leur offrez un accès direct à l’information. Ainsi, l’ensemble des collaborateurs ont à tout moment et en tout lieu accès aux tâches à réaliser ainsi qu’aux échéances à respecter.
Cela permet de gagner un temps précieux, car chaque membre de l’équipe peut gagner en autonomie. En effet, chacun sait avec une grande précision ce qu’il doit faire et quels sont les enjeux des tâches à accomplir.
Communiquer efficacement
Un outil de planification est aussi un élément incontournable d’une bonne gestion des ressources humaines. En effet, en permettant aux collaborateurs de savoir à tout instant où est le projet, vous favorisez une bonne communication entre les membres et une forte implication. Les collaborateurs seront plus motivés en saisissant parfaitement les enjeux globaux et particuliers du projet.
Respecter les échéances
Enfin, un outil de gestion de planning est bien entendu indispensable pour fournir les livrables en temps et en heure. En effet, en attribuant de manière optimale les tâches et en suivant leur réalisation au cours des semaines, vous améliorez la performance de l’équipe et assurez le respect des délais.
Quel outil de gestion de planning choisir ?
Il est complexe de déclarer quel est le meilleur outil ou le meilleur logiciel pour votre gestion de planning. En fonction de différents paramètres comme votre budget, l’envergure du projet ou votre système d’information, les outils peuvent fortement diverger.
Toutefois, nous pouvons identifier quatre types d’outils pour vous aider à gérer votre planning :
- Le calendrier partagé : Cet outil simple d’utilisation peut être mis en place pour planifier, suivre et partager les tâches à réaliser dans le cadre de votre projet. Il ne convient qu’aux petits projets.
- Les tableaux de bord : Ils permettent eux aussi un suivi des tâches, mais vont un peu plus loin, car il est possible de suivre l’évolution du projet grâce à des indicateurs de performance.
- Les outils de planification : Il s’agit des outils tels que les diagrammes de Gantt. Ces derniers sont parfaits pour accéder à une représentation visuelle du projet et améliorer l’implication des collaborateurs.
- Les logiciels collaboratifs : Ce sont les outils les plus complets. En plus de la gestion de planning, les fonctionnalités du logiciel de travail en équipe peuvent intégrer une messagerie, des appels en visioconférence voire une automatisation des tâches.
En sélectionnant le bon logiciel de gestion, vous allez faciliter le travail de vos équipes et gagner un temps précieux. Pour cette raison, un tel outil est un incontournable d’un travail collaboratif réussi. En accroissant la cohésion de groupe, en améliorant l’autonomie des collaborateurs ainsi que la visibilité des échéances, vous maximisez vos chances d’atteindre l’ensemble des objectifs temporels et financiers.
