Pour accomplir vos projets ou vos missions professionnelles, vous devez réaliser une succession de tâches et ce, quel que soit votre statut hiérarchique. Chef d’entreprise, manager ou employé, la réalisation des tâches fait partie de la vie quotidienne au travail (mais aussi à la maison). Et plus vous êtes efficace dans la gestion de vos tâches, plus vite vous atteignez les objectifs fixés. Autrement dit, une meilleure gestion des tâches vous permet de respecter les délais préalablement définis et d’être plus productif.
Plutôt que de retenir vos tâches dans votre tête, ou de les noter à la va vite sur une feuille volante ou un post-it, et de les cocher au fur et à mesure (quand vous retrouvez la feuille), voici 10 astuces pour vous aider à être plus méthodique et efficace dans la gestion de vos tâches. Associées à l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet tel que Wimi, ces astuces vont vous permettre d’être plus performant dans la gestion de vos projets.
1. Faites une liste de vos tâches
Voici une méthode sûre et efficace qui comporte trois avantages :
- vous vous libérez l’esprit pour mieux vous concentrer sur le travail à exécuter ;
- cette méthode est plus fiable que votre mémoire et vous n’oublierez plus aucune tâche ;
- vous vous rendez compte de l’ensemble des tâches à réaliser et vous pouvez mieux planifier votre travail.
Si autrefois, on faisait des listes sur des feuilles ou des cahiers, aujourd’hui à l’ère du tout numérique, il existe une multitude d’applications et de logiciels pour lister vos tâches. Ces outils vous permettent de visualiser l’ensemble de vos tâches, et vous envoient des notifications et des alertes lorsqu’une tâche approche de son échéance ou si vous avez du retard. Vous pouvez également rattacher des documents, des images et des vidéos à vos tâches.
2. Organisez-les par ordre de priorité
Parmi toutes les tâches listées, certaines sont secondaires alors que d’autres doivent être accomplies le plus tôt possible pour permettre au projet de progresser. Commencez par déterminer quelles sont les tâches secondaires des tâches importantes, puis faites la différence entre ce qui est important et ce qui est urgent en vous aidant de la matrice d’Eisenhower.
3. Divisez une tâche importante en sous-tâches
Certaines tâches sont plus vastes et complexes que d’autres. Plutôt que d’essayer de les aborder d’un coup, il convient de les diviser en sous-tâches, plus petites et faciles à réaliser. Ainsi, vous serez plus à même de comprendre la tâche et vous la traiterez avec plus de confiance et d’efficacité.
4. Délimitez vos tâches dans le temps
Pour être efficace dans la gestion de vos tâches, il est important de leur attribuer une date de début et une date de fin. A l’aide d’un diagramme de Gantt ou d’un logiciel de gestion de projet, vous visualisez les dates d’échéances de vos différentes tâches, ce qui vous permet de mieux gérer vos priorités.
Les dates de démarrage vous permettent de savoir la quantité de temps nécessaire à la réalisation d’une tâche, ce qui vous aidera à planifier au plus juste vos futurs projets.
5. Déléguez
Evitez de prendre plus de tâches que vous ne pouvez en accomplir. La surcharge de travail risque d’affecter votre productivité ainsi que votre santé mentale car vous vous infligez une pression et un stress inutiles. Il est alors indispensable d’apprendre à déléguer.
Commencez par identifier vos forces et vos faiblesses, puis définissez les tâches qui sont de votre ressort et celles que vous pouvez déléguer car vous n’avez ni les compétences requises, ni le temps nécessaires à leur réalisation.
Gérer efficacement vos tâches veut aussi dire savoir les déléguer à la bonne personne.
6. Travaillez sur une seule tâche à la fois
Evitez le multitâche. Contrairement à ce que l’on croit, le fait de faire plusieurs choses en même temps n’est pas productif. En fait, notre cerveau est incapable d’effectuer deux activités simultanément, il passe donc de l’une à l’autre rapidement, ce qui nécessite quelques secondes d’adaptation. Ce processus s’appelle le switching. Vous perdez donc du temps à chaque fois que vous changez de tâches, et le fait de changer régulièrement vous empêche de vous concentrer pleinement sur le travail que vous exécutez. Résultat, vous diminuez votre attention et votre efficacité. Le mieux est donc de vous focaliser sur une seule tâche à la fois jusqu’à ce qu’elle soit terminée, puis d’enchaîner avec une nouvelle tâche.
7. Commencez par les tâches les plus difficiles
Généralement, nous sommes plus productifs en début de journée. C’est pour cela qu’il est préférable d’attaquer les tâches les plus complexes ou les plus difficiles dès son arrivée au bureau. Certes, ce n’est pas forcément très motivant de commencer la journée de cette façon, mais vous aurez une meilleure capacité de concentration et plus d’énergie pour accomplir ce type de tâches plus rapidement.
Une fois les tâches les plus pénibles terminées, vous aurez un agréable sentiment du devoir accompli, et les autres tâches de la journée vous paraîtront beaucoup plus faciles et rapides à réaliser.
8. Ne modifiez pas une tâche en cours
Cela peut être tentant de vouloir modifier ou apporter des éléments supplémentaires à une tâche en cours de réalisation. Abstenez-vous ! Ajouter de nouvelles exigences sur une tâche en cours va modifier sa durée initiale. Vous aurez alors des difficultés à la terminer dans les délais fixés, et cela risque d’entraîner un retard sur l’ensemble du projet.
9. Définissez votre limite
Il est impossible de terminer un projet en un jour. Pour gérer efficacement vos tâches et éviter une pression et un stress superflus, vous devez vous fixer une limite quant aux tâches que vous êtes capable de réaliser en une journée de travail. Soyez réaliste afin que chaque tâche soit accomplie avec la même attention et la même qualité de travail.
10. Optez pour un logiciel de gestion de projet
C’est l’outil indispensable pour améliorer votre productivité et réussir vos projets. La majorité des solutions de gestion de projet sont équipées d’un gestionnaire de tâches qui vous permet de gérer en ligne l’ensemble des activités de votre projet, de laisser des commentaires, de dialoguer avec les membres de votre équipe, d’y associer tous types de documents et de recevoir des notifications et des alertes pour être informé de la progression du projet en temps réel.
N’hésitez pas à tester Wimi gratuitement et sans engagement pour vous faire votre propre idée.
