La construction d’un site Internet vitrine, l’élaboration d’une identité visuelle, le lancement d’une campagne de publicité, l’organisation d’événements ou encore la gestion des relations presse sont autant de projets propres aux agences créatives. Même si les principes de la gestion de projet restent les mêmes pour tous les secteurs d’activité, on n’aborde pas ce type de projets de la même façon que l’on construit une maison ou que l’on produit des voitures.
Pour certains clients, le marketing et la communication sont des secteurs totalement abstraits. Afin de collaborer efficacement et dans les meilleures conditions, vous devez expliquer à vos clients le fonctionnement de votre agence créative et votre façon de gérer les projets.
Astuces pour mieux gérer les projets créatifs avec vos clients
- Informer le client sur le processus créatif
- Définir le projet créatif dès le départ
- Favoriser la communication
- Imposer des limites
- Utiliser les outils adaptés
Découvrez 5 astuces pour vous aider à mieux gérer vos projets créatifs avec vos clients.
1. Informer le client sur le processus créatif
Une agence créative ne travaille pas de la même façon qu’une usine de production. Vos clients doivent comprendre cela afin d’éviter qu’ils ne fassent échouer le projet en refusant sans cesse vos propositions, en ayant des attentes irréalistes et en demandant trop de modifications.
Prenez le temps d’expliquer à chaque nouveau client le mode de fonctionnement de votre agence, le processus créatif ainsi que le temps nécessaire à la création de chaque livrable.
Par exemple, la création d’un site Internet est bien plus complexe que ce que l’on croit car, en plus de la structure, des rubriques et des pages, il faut créer du contenu SEO, assurer un bon taux de conversion et créer des pages sur les médias sociaux qui y seront associées.
En étant transparent sur vos méthodes de travail, vous construisez les bases d’une relation saine. Le client comprend comment vous travaillez, il connaît les délais réels nécessaires à la réalisation d’un site Internet, par exemple et il apprécie davantage la valeur de votre travail. Cela vous aide également à justifier vos estimations en matière de budget et de délais.
2. Définir le projet créatif dès le départ
En gestion de projet, quel que soit le domaine d’activité, il est primordial de définir le projet avant de démarrer. Dans le secteur de la communication et du marketing, certains clients ne savent pas vraiment ce qu’ils veulent. Ils ont seulement une vague idée, mais les contours de leur projet ne sont pas clairement définis. Cette situation risque de poser plusieurs problèmes :
- Le périmètre et les objectifs du projet vont sans cesse changer au gré des envies et des humeurs du client ;
- Le client va être frustré ;
- Le projet va prendre du retard ;
- Vous risquez de perdre de l’argent.
Pour qu’un projet réussisse, vous et votre client devez en avoir une vision claire et précise. Discutez en amont avec le client, conseillez-le et aidez-le à définir précisément les contours de son projet en déterminant :
- ses objectifs et ses attentes,
- les enjeux du projet,
- l’audience,
- la charte graphique (logo, couleurs, police, etc.) et/ou le design,
- le type de contenu (informations sur les produits/services, photos, textes et mots clés, etc.),
- le budget et les délais.
Avant de vous engager dans un projet créatif, vous devez comprendre la vision du client, savoir exactement ce qu’il veut et ce dont les utilisateurs finaux ont besoin.
3. Favoriser la communication
On ne le répète jamais assez : en gestion de projet, la communication est un élément clé au succès du projet.
D’abord, la communication avec le client est indispensable tout au long du projet. Imaginez la déception et la frustration du client si, à la fin du projet, le résultat n’est pas à la hauteur de ses exigences ou si ses besoins ont changé en cours de route. Votre travail n’aura été qu’une perte de temps et d’argent, et votre équipe risque de perdre toute sa motivation.
Pour éviter ce scénario catastrophe, le client doit impérativement valider chaque étape du projet afin de s’assurer qu’il correspond bien à ses attentes et répond à ses besoins.
Ensuite, la communication entre les membres de l’équipe est également essentielle. Partage d’informations, nouvelles idées, progression ou difficultés rencontrées, les collaborateurs doivent pouvoir échanger facilement à chaque instant afin d’encourager la collaboration, de coordonner la réalisation du projet et d’assurer sa réussite.
4. Imposer des limites
Pour être performant dans la gestion de vos projets créatifs, vous devez fixer des limites à vos clients ainsi qu’à l’équipe créative.
Comme indiqué plus haut, le projet de votre client doit être clairement défini pour éviter les débordements et l’ajout de fonctionnalités aussi coûteuses qu’accessoires. Ecoutez attentivement la problématique du client et proposez-lui une solution adaptée à ses besoins et à son budget.
Par la suite, si le client souhaite effectuer des modifications ou ajouter des fonctionnalités, expliquez-lui que tout est possible, mais que ses demandes auront forcément un impact sur le budget et les délais.
Autre point important : vous devez diriger la créativité de votre équipe et établir des limites afin d’éviter les dérives. Un brainstorming d’idées peut rapidement partir dans tous les sens. Il faut donc imposer un cadre et des contraintes aux esprits créatifs pour les aider à être plus productifs.
Cela peut sembler contradictoire, mais pourtant, le fait d’imposer des limites est un bon moyen de développer la créativité, la capacité à résoudre les problèmes, et surtout, votre équipe va explorer toutes les possibilités existantes dans les limites imposées.
5. Utiliser des outils adaptés
L’un des meilleurs moyens de gérer efficacement vos projets créatifs avec vos clients est l’utilisation d’outils adaptés. Un logiciel de gestion de projet dédié aux agences offre de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la communication et la collaboration avec le client.
La centralisation et le partage des documents de travail, une messagerie instantanée, des appels vidéo, un calendrier, un outil de gestion des tâches, un outil de suivi de la progression du projet, etc., toutes ces fonctionnalités sont indispensables à la bonne gestion de vos projets et vous aident à les mener vers le succès.
A vous de jouer !
