La visioconférence est un formidable outil de communication qui a connu un véritable essor pendant le confinement. Utilisée par le grand public comme par les professionnels, cet outil permet de voir et de dialoguer avec des personnes éloignées grâce à un système de télécommunication. On peut aussi bien organiser des réunions professionnelles avec ses collègues en télétravail que des retrouvailles familiales avec des membres de la famille vivant à l’étranger.
Aujourd’hui, on ne compte plus les multiples applications spécialisées dans la visioconférence tels que Skype, Google Hangouts ou encore Zoom, sans parler des plateformes collaboratives et autres logiciels de gestion de projet qui proposent leur propre outil de visioconférence tels que Wimi.
Dans le monde professionnel, la visioconférence est très appréciée des grands groupes internationaux, des équipes délocalisées et des entreprises qui pratiquent le télétravail. Découvrez quels sont les avantages et les inconvénients de ce moyen de communication très pratique.
Les avantages
Réaliser des économies sur les déplacements
L’un des avantages principaux de la visioconférence, c’est l’économie réalisée au niveau des déplacements. Si votre entreprise possède des bureaux partout en France et / ou à l’international, l’organisation de réunions hebdomadaires ou mensuelles avec les responsables de chaque filiale régionale peut rapidement constituer un poste de dépenses important.
Grâce à la visioconférence, il n’est plus nécessaire de se déplacer. Non seulement vous réalisez des économies sur les frais de transports, mais en plus, organiser une visioconférence ne coûte (presque) rien. En effet, les applications dédiées sont bien souvent gratuites et vous êtes généralement déjà équipé avec le matériel nécessaire (ordinateur, webcam et micro).
Ainsi, vous pouvez organiser votre réunion hebdomadaire à moindres frais car chaque participant peut y assister sans quitter le confort de son bureau. Cela ne vous empêche pas de continuer à réunir vos équipes en chair et en os afin d’entretenir la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance, mais vous pouvez le faire moins fréquemment (une fois par trimestre ou par semestre au lieu d’une fois par semaine ou par mois).
Devenir plus écoresponsable
Puisque, comme on l’a vu dans le point précédent, la visioconférence permet de ne plus se déplacer systématiquement pour assister à une réunion, cela a un impact favorable sur l’environnement. En effet, vous réduisez ainsi les émissions de CO2 et de gaz à effet de serre engendrées par les déplacements. Ainsi, vous diminuez votre empreinte carbone et vous faites un geste pour la planète.
Une facilité d’organisation
S’il faut toujours trouver un créneau qui convienne à tout le monde, il est cependant plus facile d’organiser une réunion lorsque les participants n’ont pas besoin de se déplacer. Vous éliminez ainsi les retards et les absences causés par les aléas des transports (grèves, embouteillages, accidents, etc.).
Les participants sont également prêts plus rapidement. Il suffit simplement de lancer l’application et la réunion peut démarrer instantanément.
Améliorer la collaboration et la communication
La visioconférence fait disparaître les barrières géographiques. Ce système de communication constitue donc un véritable atout pour les salariés en télétravail ainsi que pour les équipes qui sont dispersées aux quatre coins du monde.
La communication et la collaboration entre les salariés sont facilitées car non seulement vous pouvez discuter en vidéo, mais vous pouvez également échanger des documents, noter vos idées sur un tableau blanc, partager votre écran, enregistrer la réunion pour faciliter la rédaction du compte-rendu, etc. Bref, les options sont illimitées et certains outils, notamment les plateformes collaboratives, combinent plusieurs fonctionnalités pour vous simplifier la tâche. Que demander de plus ?
Les inconvénients
Le manque d’interaction personnelle
C’est l’un des principaux inconvénients de la visioconférence : le manque de contact humain. Plutôt que de retrouver ses collaborateurs autour d’une table, on reste seul, face à son écran d’ordinateur. Pas de pause café avant, pendant ou après, pas de regards en coin ou de sourires échangés suite au lapsus d’un collègue, et difficile d’analyser le langage corporel des participants pour savoir ce qu’ils pensent vraiment de cette nouvelle idée.
Les problèmes techniques
Comme avec tous les outils numériques, une visioconférence n’est pas épargnée par les problèmes techniques. Entre les pannes sur le réseau, une mauvaise connexion Internet, une image pixellisée, une qualité de son épouvantable ou des soucis techniques causés par le logiciel, il peut être difficile d’organiser une réunion dans de bonnes conditions.
Si vous travaillez avec des collaborateurs à l’international, la qualité de la connexion va dépendre du débit du pays avec lequel vous échangez. Et si vous n’avez pas de service informatique ou technique pour vous dépanner, cela peut vite s’avérer problématique.
La confidentialité des échanges
Durant certaines visioconférences, il n’est pas rare que des informations sensibles et confidentielles soient échangées. Afin de garantir la protection et la confidentialité des discussions, il est indispensable de recourir à une solution performante et fiable.
Lisez attentivement les conditions générales d’utilisation et assurez-vous que vos conversations ne sont pas enregistrées et conservées à votre insu car si l’application est victime d’une cyberattaque, vos informations pourraient être vulnérables.
Le coût des installations
Pour les petites entreprises, l’installation d’une salle de visioconférence peut représenter un coût non négligeable. Vous devrez vous équiper d’un écran télé suffisamment grand, d’un système audio performant (micro et enceintes) et d’un logiciel adapté. Si vous n’utilisez que les fonctionnalités de base, l’application de visioconférence peut être gratuite ou avoir un coût réduit. Cependant, si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités plus élaborées, le montant de l’abonnement peut vite grimper.
Conclusion
La visioconférence est un outil de communication très pratique qui devient de plus en plus populaire et tend à se standardiser dans un nombre grandissant d’entreprises. Même s’il présente quelques inconvénients, ses avantages les surpassent largement car il permet à des personnes éloignées de pouvoir communiquer facilement ensemble. Toutefois, veillez à ne pas en abuser, et à continuer d’organiser des réunions réelles dès que cela est possible.
