Et si une méthodologie de projet changeait complètement votre façon de penser et de concevoir la gestion de projet ? Et si un projet n’était plus considéré comme une réussite lorsqu’il était livré dans les délais et en ayant respecté le budget, mais plutôt lorsque le bénéfice souhaité par le client était finalement atteint ?
Malheureusement, la majorité des équipes projet considèrent qu’un projet est terminé dès que le produit ou le service final est livré au client. Le problème, c’est que bien trop souvent, le produit / service n’est jamais utilisé ou mis en place par le client, et celui-ci n’en récolte donc jamais les bénéfices. Pourquoi ? Parce que l’équipe en charge du projet a clôturé le dossier à la livraison du projet et est déjà lancé sur un nouveau projet. Elle ne va donc pas jusqu’au bout de la démarche et abandonne le client avant que celui n’atteigne ses objectifs.
Vous en avez assez de cette situation ? Découvrez la méthode Benefits realization.
Définition
Appelée Benefits realization management (BRM) en anglais, management des bénéfices ou management de la concrétisation des bénéfices en français, cette méthode redéfinit ce qu’est un projet réussi. Elle fournit aux organisations un moyen de mesurer la manière dont les projets ajoutent une vraie valeur à l’entreprise.
Pour chaque projet dont ils ont la charge, le chef de projet et son équipe doivent identifier, surveiller et pérenniser les bénéfices. Car quel est l’intérêt d’un projet, si ce n’est d’apporter des bénéfices à l’entreprise, un avantage concurrentiel ou de permettre d’atteindre des objectifs stratégiques globaux ? Si, une fois terminé, le produit ou le service livré n’est pas utilisé, tout le projet aura été une perte de temps et d’argent.
L’objectif de l’approche Benefits realization est d’aligner les projets sur la stratégie globale de l’entreprise afin qu’ils dégagent une vraie valeur pour l’entreprise.
Dans ce contexte, il est important de distinguer :
- un résultat : il s’agit de la valeur, du bénéfice issu de la réalisation réussie d’un projet et qui change l’activité de l’entreprise de façon pertinente ;
- une donnée de sortie : c’est un objectif précis obtenu une fois le projet terminé comme un nouveau produit, un nouveau logiciel ou une nouvelle installation.
La concrétisation des bénéfices (ou BRM) est rendue possible en combinant les résultats et les données de sortie d’un projet.
Origine de la méthode Benefits realization
L’approche BRM est devenue populaire au Royaume-Uni en 1995 lorsque Scottish Widows, la mutuelle d’assurance vie écossaise, a intégré la méthode dans son manuel de gestion de projet et l’a diffusé à toute l’entreprise. Son développement s’est ensuite amplifié lorsque le gouvernement britannique a introduit la méthode Benefits realization dans son approche standardisée sur la programmation appelée Managing Successful Programmes.
Finalement peu connue en dehors du Royaume-Uni, la méthode Benefits realization a été le sujet de recherches menées par le Project Management Institute (PMI) au cours de l’année 2016 dans le but d’aider les organisations à réaliser et à gérer efficacement les bénéfices de leurs projets.
Comment ça marche ?
Cette méthodologie fournit un ensemble de questions et de bonnes pratiques à l’usage des chefs de projet et de leurs équipes afin de les aider à identifier, analyser, livrer et maintenir les bénéfices qui sont en alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Le but est de :
- identifier les bénéfices afin de savoir si le projet peut fournir les résultats attendus ;
- exécuter un management des bénéfices afin de minimiser les risques pour les bénéfices à venir et maximiser les chances d’obtenir des bénéfices supplémentaires ;
- pérenniser la concrétisation des bénéfices afin de s’assurer que quels que soient les résultats, le projet continuera de créer de la valeur.
Voici les différentes étapes pour mettre en place un management des bénéfices. Idéalement, un « champion des bénéfices » a été nommé. Son rôle est de piloter et de suivre tout le processus de concrétisation des bénéfices.
1. Identifier les bénéfices
Vous devez identifier quels sont les bénéfices recherchés par l’entreprise. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées comme la consultation de projets précédents, des sessions de brainstorming, des entretiens avec les différentes parties prenantes, des groupes de réflexion, etc.
2. Classer les bénéfices
On distingue quatre catégories de bénéfices : financiers, non financiers, tangibles et intangibles. Voici quelques exemples :
- les bénéfices financiers et tangibles : une augmentation du chiffre d’affaires et / ou des profits, une réduction des coûts, le retour sur investissement, l’acquisition de nouveaux clients et / ou de nouveaux marchés, etc.
- les bénéfices non-financiers et intangibles : la hausse de la satisfaction client ou du moral des employés, la mise en place d’une approche centrée sur le client, etc.
3. Analyser les bénéfices et prévoir le planning de réalisation
L’analyse des bénéfices est un processus continu qui s’effectue à l’aide d’indicateurs clés de performance (ou KPI).
Le planning de la concrétisation des bénéfices va vous guider dans la réalisation des bénéfices. Pour le préparer, impliquez les parties prenantes (comme le client) car ce sont elles qui seront responsables du maintien ultérieur des bénéfices.
4. Fournir les bénéfices
Ceux-ci sont généralement fournis progressivement en fonction du produit ou du service final. Suivez la réalisation des bénéfices, leur progression et leur statut par rapport aux objectifs stratégiques de l’entreprise à l’aide d’une feuille de route.
5. Passer le relais
Le chef de projet prépare un planning de transition des bénéfices avec les parties prenantes qui vont prendre le relais. Cette étape est la conclusion du projet. Cependant, le chef de projet doit rester disponible, si besoin.
6. Maintenir les bénéfices
L’objectif d’un projet est que ses bénéfices perdurent pendant des années. Le chef de projet doit préparer un plan de maintien des bénéfices qui indique comment assurer que les bénéfices durent dans le temps. Cela peut inclure un nouveau projet basé sur des activités de maintien des bénéfices.
Conclusion
La méthode Benefits realization est une autre façon de voir et de penser la gestion de projet, en se focalisant sur les bénéfices du projet. Elle permet de créer un lien entre la stratégie de l’entreprise et la gestion de projet, et ainsi de garantir que le ou les projets apportent de réels bénéfices à l’entreprise, en adéquation avec ses objectifs stratégiques.
Pour en savoir plus sur la méthode Benefits realization, vous pouvez consulter les différentes ressources du PMI.
