« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. » Ce proverbe africain a été cité à de multiples reprises pour évoquer l’importance de la collaboration et du travail en équipe. En effet, vous serez bien plus performant dans la réalisation de vos projets en travaillant à plusieurs plutôt que tout seul. Mais surtout, la clé d’une équipe efficace et productive, c’est de disposer des bons outils.
La suite bureautique collaborative fait partie de ces outils. Il s’agit d’un ensemble de logiciels qui vous permettent de créer et éditer différents types de documents (textes, feuilles de calcul, présentations, etc.) à plusieurs simultanément. L’avantage de ce genre de solutions, c’est que vous et vos collaborateurs gagnez un temps précieux en modifiant un document en même temps, sans vous perdre dans les différentes versions.
Afin de trouver la suite bureautique collaborative la plus adaptée à vos besoins, vous devez prendre en compte plusieurs critères. Voici 8 astuces pour vous aider à bien choisir.
1. Une suite bureautique qui favorise le travail à distance
Aujourd’hui, rares sont les équipes dont les membres travaillent tous dans les mêmes locaux. De plus en plus d’équipes sont dispersées géographiquement avec certains collaborateurs en télétravail, d’autres dans les bureaux de l’entreprise et d’autres encore dans des succursales aux quatre coins du monde. Ainsi, lorsque vous choisissez un outil collaboratif quel qu’il soit, assurez-vous que vos collaborateurs peuvent l’utiliser partout, peu importe le lieu où ils se trouvent.
2. Une compatibilité avec les formats les plus courants
Vous faites sûrement partie des millions de personnes qui utilisent ou ont utilisé Microsoft Office pour créer leurs documents, tableurs et présentations. Aujourd’hui, si vous décidez d’adopter une suite bureautique collaborative, il est évident que celle-ci doit être compatible avec l’ensemble de vos documents Word, Excel et Power Point, mais aussi avec d’autres formats de document comme les PDF. L’objectif est que vos équipes puissent l’utiliser au quotidien, sans avoir à convertir l’ensemble de leurs fichiers. Et elles doivent pouvoir échanger facilement des documents avec vos fournisseurs et partenaires externes.
3. Une interface facile à prendre en main
Il n’est pas toujours simple d’adopter un nouveau logiciel. Certains collaborateurs sont réticents au changement, et préfèrent continuer de faire comme ils ont toujours fait. Ainsi, la clé du succès est de choisir une suite bureautique collaborative qui soit facile à prendre en main et similaire aux outils que vos salariés utilisent déjà.
De cette façon, vous gagnerez du temps (et de l’argent) car vous n’aurez pas besoin de former vos équipes qui pourront s’approprier l’outil rapidement.
4. Une suite bureautique qui permet la coédition
Ce qui manquait avec les outils bureautiques classiques, c’était de pouvoir collaborer simultanément sur un même document. Si une personne travaillait déjà sur un fichier, vous ne pouviez l’ouvrir qu’en lecture seule. Il fallait attendre que la personne ait terminé, et ferme le fichier pour pouvoir l’ouvrir à votre tour. De plus, à chaque nouvelle modification, il fallait enregistrer et renommer le document du genre « texte-version-X » ou « texte-date-heure ». Il était donc facile de s’y perdre, et de ne jamais travailler sur la dernière version à jour.
Désormais, les outils bureautiques nouvelle génération favorisent la collaboration en permettant la coédition des documents en temps réel. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document. Vos collaborateurs peuvent ainsi ajouter et modifier le contenu, mais aussi laisser des commentaires directement sur le document à l’attention de leurs collègues.
5. Une suite bureautique qui dispose du contrôle des versions
La coédition et le contrôle des versions sont liés. Dans tous les cas, lorsque l’on travaille à plusieurs sur un document, il est indispensable de toujours travailler sur la dernière version. Désormais, la quasi-totalité des suites bureautiques en ligne vous permet de consulter facilement l’historique des modifications effectuées sur un fichier. Vous pouvez également revenir à une version antérieure.
Ainsi, vous avez la garantie de toujours travailler sur la dernière version mise à jour, et vous pouvez facilement revenir en arrière en cas de changement de dernière minute.
6. Une suite bureautique personnalisable selon vos besoins
En matière d’outils bureautiques, les besoins de chaque équipe sont différents, et peuvent évoluer selon les projets sur lesquels vous travaillez. Il est donc préférable de choisir une suite bureautique collaborative que vous pouvez facilement personnaliser selon vos besoins et vos envies.
Par exemple, vous pouvez choisir une plateforme qui s’intègre facilement aux outils que vous utilisez quotidiennement. Certaines solutions permettent également aux développeurs web d’ajouter ou de créer les fonctionnalités dont ils ont besoin.
N’hésitez pas à demander à vos collaborations les fonctions qu’ils considèrent essentielles (compteur de mots, correction automatique, insertion de vidéos Youtube, messagerie instantanée, etc.) pour vous aider à faire votre choix.
7. Les droits d’accès et la sécurité de vos documents
La protection de vos données est primordiale. Lorsque vous choisissez une suite bureautique collaborative, il est important de vérifier que vos documents sont bien sécurisés et que vous pouvez contrôler leur accès et décider qui peut les modifier. Par exemple, vous pouvez partager un document spécifique avec un client et l’autoriser à faire des modifications ou à seulement le consulter en lecture seule. Vous pouvez également restreindre l’accès de certains fichiers confidentiels.
De plus, il est essentiel que vos outils en ligne soient sécurisés pour éviter le transfert ou la fuite de données. L’idéal est d’opter pour des solutions bureautiques qui hébergent vos données sur le territoire français ou européen afin d’éviter qu’elles soient soumises au Cloud Act. La plupart des plateformes proposent également le chiffrement de vos documents, ce qui les rend indéchiffrables aux personnes qui ne possèdent pas la clé pour les décrypter.
8. L’accessibilité avec ou sans connexion Internet
Enfin, il est essentiel de pouvoir travailler sur un document aussi bien en ligne que hors ligne, notamment si vos collaborateurs sont régulièrement en déplacement et n’ont pas toujours accès à Internet. Votre suite bureautique collaborative doit également être utilisable sur n’importe quel appareil (tablette, smartphone et ordinateur) pour plus de facilité et de mobilité.
Personnalisable, sécurisée, facile d’accès, etc., vous connaissez désormais les fonctionnalités indispensables d’une suite bureautique collaborative. A vous de choisir celle qui correspond à vos besoins.
