Henry Ford, un industriel américain et le fondateur des automobiles Ford, disait « Si tout le monde avance ensemble, le succès viendra de lui-même. » En effet, un projet ne peut être accompli sans le travail d’une équipe soudée. Les membres de l’équipe mettent en commun leurs connaissances, leurs expériences et leurs compétences afin d’atteindre les objectifs fixés et de faire en sorte que le projet soit une réussite. C’est ce qu’on appelle la collaboration.
Que vos salariés soient dans les mêmes locaux, dispersés aux quatre coins du monde ou qu’ils travaillent à distance, voici comment faire pour collaborer de manière efficace au sein d’une équipe sur un projet.
Fixer les règles de la collaboration
La collaboration, c’est le fait de réfléchir et de travailler à plusieurs afin d’atteindre un objectif commun, c’est-à-dire la réussite de votre projet. Cependant, chaque équipe a sa propre manière de collaborer. Par exemple, les équipes qui travaillent à distance utiliseront principalement les outils numériques et les applications comme la visioconférence et la messagerie instantanée pour échanger, partager des idées et des documents, et avancer sur leur projet. Quant aux collaborateurs travaillant dans les mêmes locaux, ils préféreront sans doute les réunions en présentiel.
Ainsi, pour bien collaborer sur la gestion d’un projet, il convient de définir dès le départ quel est le mode de fonctionnement de votre équipe, et les bonnes pratiques à suivre pour que la collaboration se déroule le mieux possible. Cela signifie :
- définir les rôles et les responsabilités de chacun ;
- expliquer comment vous voyez la collaboration au sein de votre équipe (entraide, partage de connaissances, etc.) ;
- clarifier les comportements à adopter et les valeurs à défendre ;
- déterminer la façon de travailler et de communiquer (communication synchrone et asynchrone) ;
- établir des procédures à respecter en cas de problèmes ou de conflits ;
- célébrer chaque petite réussite.
Ainsi, vos collaborateurs partent tous avec les mêmes bases. Ils savent comment travailler ensemble, quand et comment communiquer, et de quelle manière réagir à chaque situation. Cela leur permet d’être plus efficaces et plus productifs au quotidien dans la gestion du projet.
Développer la cohésion d’équipe
Si, pour ce projet, vous avez assemblé une toute nouvelle équipe, il est fort probable que les membres se connaissent peu, voire pas du tout. Pour collaborer efficacement ensemble, il est impératif qu’ils apprennent à se connaître et à se faire confiance.
En tant que chef de projet et manager, c’est votre rôle de favoriser l’esprit d’équipe et la cohésion du groupe afin de briser les barrières, de créer du lien et de la convivialité, et de développer un climat de confiance au sein de votre équipe.
Pour cela, rassemblez vos collaborateurs lors d’événements au sein de l’entreprise, mais aussi en dehors. Par exemple, prenez le petit déjeuner en équipe tous les lundis matins, déjeunez régulièrement ensemble, et finissez la semaine de travail en allant boire un verre le vendredi soir. Vous pouvez également organiser des activités de team building comme des activités sportives, un cours de cuisine, un atelier créatif ou une initiation au théâtre ou à la dégustation des vins. Les idées ne manquent pas pour fédérer votre équipe !
Miser sur la communication
Pour collaborer efficacement sur un projet et garantir sa réussite, la communication est absolument indispensable. En effet, il est impératif que vos collaborateurs échangent régulièrement et partagent les informations clés sur le projet. Cela permet de suivre la progression des tâches en temps réel et de savoir qui fait quoi afin d’éviter les erreurs, les oublis et les doublons.
En tant que chef de projet, vous devez encourager une communication ouverte, honnête et sans jugement. La communication, c’est aussi savoir écouter. Ainsi, chacun de vos collaborateurs doit sentir qu’il peut poser toutes ses questions et partager son opinion, même divergente, sans être jugé.
Voici quelques idées pour favoriser la communication :
- organiser des réunions / des moments d’échange quotidiens, hebdomadaires, bimensuels avec votre équipe ;
- encourager les pauses café pour favoriser la communication informelle ;
- laisser votre porte ouverte pour indiquer que vous êtes disponible pour discuter ;
- utiliser des outils de communication comme la messagerie instantanée ou la visioconférence pour les équipes dispersées géographiquement.
Créer un environnement collaboratif
La culture d’entreprise joue un rôle fondamental pour encourager et valoriser la collaboration. Voici quelques astuces pour créer un environnement de travail collaboratif au sein de votre organisation.
- Fournissez des endroits calmes et confortables, propices au travail en équipe sans distraction.
- Responsabilisez vos employés et impliquez-les dans les résultats de l’entreprise.
- Soyez transparent sur vos décisions et encouragez les feedback.
- Créez un espace sûr où chacun se sent libre de partager ses opinions et ses idées sans craindre d’être jugé.
- Encouragez le partage de connaissances et l’apprentissage entre collègues.
- Valorisez le travail d’équipe.
Utiliser des outils collaboratifs
Il existe une multitude d’outils qui favorisent la communication et la collaboration au sein des équipes. Les plateformes collaboratives telles que Wimi permettent aux salariés de travailler efficacement ensemble à la réalisation d’un projet. En effet, ils retrouvent sur un même espace toutes les fonctionnalités nécessaires pour faciliter le travail d’équipe et suivre l’avancement du projet.
Par exemple, avec la suite collaborative Wimi, vous disposez notamment :
- d’espaces de travail unifiés par projet ou par activité ;
- d’un gestionnaire de tâches ;
- de channels de discussions, d’une messagerie instantanée et d’un système de visioconférence ;
- d’agendas partagés ;
- d’un espace de stockage des fichiers.
Aujourd’hui, ces outils sont indispensables pour faciliter la collaboration au sein des équipes. C’est d’autant plus vrai lorsque les membres de l’équipe ne travaillent pas physiquement ensemble.
Pour collaborer efficacement sur la gestion d’un projet, il ne suffit pas de réunir des personnes compétentes et d’attendre que la magie opère. La collaboration nécessite un minimum de préparation et d’organisation. Cela implique notamment de définir les bonnes pratiques, de développer la cohésion d’équipe, de favoriser la communication, de créer un environnement collaboratif et d’utiliser des outils collaboratifs. A vous de jouer !
