Vous en avez assez de chercher la meilleure façon de respecter des délais serrés ? Si vous recherchez une méthode performante pour organiser vos projets en entreprise, le rétroplanning ou planification à rebours peut-être pertinent. Cette méthode simple et efficace vous aidera en effet à rester sur la bonne voie et à respecter les délais, tout en évitant un stress inutile pendant l’exécution des projets. Pour vous accompagner dans la mise en place d’un rétroplanning, nous vous livrons quelques conseils pratiques pour tirer tout le potentiel de cette méthode de planification.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Le terme rétroplanning désigne une approche de la gestion de projet, utilisée pour planifier et organiser les tâches et les activités dans un ordre logique. Toutefois, sa spécificité est de partir à rebours de la date d’achèvement du projet.
Ce type de planning est donc tout indiqué lorsque votre client fixe une date d’échéance. Si cette dernière n’est aucunement négociable, il est alors préférable d’opter pour le rétroplanning. Vous pourrez ainsi vous assurer que le projet ne souffrira d’aucun retard et que l’ensemble du cahier des charges sera respecté.
Quels sont les atouts du rétroplanning ?
Si le rétroplanning est si courant en gestion de projet, c’est qu’il permet de bénéficier d’atouts non négligeables. Bien utilisée, cette méthode peut vous aider à améliorer sensiblement la performance de votre équipe.
Respecter les délais de livraison
Avant tout, l’avantage principal du rétroplanning est de respecter la date d’échéance. En effet, en partant de la date de livraison, vous pouvez planifier l’ensemble des tâches à effectuer dans le temps imparti.
Vous déterminez aussi avec précision la date idéale pour débuter le projet. Bien entendu, il est toujours conseillé d’ajouter un délai pour rester flexible en cas d’imprévu. Vous ne serez ainsi pas pris au dépourvu et conserverez une marge de manœuvre appréciable.
Vérifier ces délais de livraison
Il est important de noter que certains délais sont tout simplement intenables. Malheureusement, il arrive que certaines équipes s’en rendent compte en milieu de projet.
L’usage du rétroplanning est à cet égard salvateur, car il permet de se rendre compte de cet écueil dès la phase de planification du projet.
Optimiser la gestion du projet
Le rétroplanning vous offre une vue globale du projet et de ses échéances incontournables. Il est alors bien plus simple de planifier l’ensemble des tâches et de définir pour chacune d’elle une date limite de réalisation.
En calculant au mieux le délai pour chaque tâche, vous pourrez ajuster, si nécessaire les durées pour garantir le respect de la deadline globale.
Utiliser efficacement les ressources
En vous projetant dès le début jusqu’à la date de livraison du produit ou du service, vous pouvez mieux définir les ressources nécessaires.
Comme vous prévoyez chaque étape à l’avance, les ressources financières, mais aussi les ressources humaines sont évaluées en amont. Vous évitez ainsi d’être pris de court lors de la réalisation effective du projet.
Comment concevoir un calendrier de rétroplanning ?
Si vous décidez d’utiliser la technique du rétroplanning pour l’un de vos projets, il est nécessaire de suivre certaines étapes. C’est un point important, car c’est en planifiant soigneusement votre projet que vous mettez toutes les chances de votre côté pour rendre un livrable de qualité.
Définissez vos objectifs
La première étape est bien entendu la définition des objectifs. En déterminant à l’avance les conditions de réussite, vous pouvez mieux planifier et hiérarchiser les tâches avant de commencer à travailler. La préparation du projet est fondamentale, car elle influence par la suite toutes les autres étapes de votre projet.
Créez des jalons et des échéances
L’étape suivante de la création de votre calendrier consiste à établir des jalons ou des repères spécifiques. Ces derniers vont vous permettre de mesurer les progrès réalisés au fil du temps. Grâce à ces étapes intermédiaires, l’équipe peut savoir si elle respecte les échéances, mais aussi les contraintes budgétaires fixées initialement.
Ajoutons qu’il est essentiel de fixer des échéances fermes pour chaque étape afin de favoriser l’implication des collaborateurs et fédérer l’équipe vers un objectif commun.
Décomposez les tâches en étapes
Plutôt que d’avoir un objectif à long terme ou une tâche globale en tête de votre calendrier, vous devriez réfléchir à la façon dont les tâches peuvent être divisées en sous-tâches, plus faciles et plus rapides à réaliser.
Chaque tâche plus importante devrait alors inclure diverses composantes (recherche, conception, codage, etc.) divisées en étapes gérables auxquelles sont attribuées leurs propres dates d’échéance dans le cadre du calendrier général.
Affectez les ressources et le personnel
Une fois que vous avez créé votre calendrier avec des jalons et des échéances, il est temps de commencer à affecter des ressources ou du personnel à chaque tâche planifiée.
Il est important non seulement d’assigner des tâches, mais aussi de déléguer certains tests afin que toutes les personnes impliquées puissent avancer rapidement vers l’achèvement sans avoir à revenir en arrière une fois l’exécution commencée.
Évaluer les performances
Même lorsque les objectifs finaux sont fixés dès le départ, il peut arriver que des projets nécessitent des modifications, soit en raison de difficultés rencontrées en cours de route, soit en raison de nouvelles avancées réalisées en cours d’exécution.
Pour cette raison, il est indispensable de suivre l’efficacité des équipes. En utilisant des indicateurs de performance pertinents, vous pouvez décider d’ajuster votre planification si nécessaire.
Quel outil utiliser pour réaliser un rétroplanning ?
Si vous souhaitez réaliser un rétroplanning fonctionnel, vous devez posséder l’outil adapté. Or, la meilleure solution pour cela est de faire appel à une plateforme collaborative de gestion de projet.
En effet, ces plateformes vous permettent de créer des tâches exploitables, de programmer des échéances et de suivre l’avancement des travaux avec clarté. Elles permettent également de suivre des jalons ainsi que les progrès de l’équipe, ce qui garantit que les objectifs sont atteints de la manière la plus efficace possible.
Avec un tel outil, il devient simple de réaliser des diagrammes de Gantt. Grâce à ces derniers, vous pourrez mieux visualiser le processus, hiérarchiser les tâches et suivre les indicateurs de performance tout au long de votre projet.
Enfin, votre équipe gagnera en fluidité et en agilité grâce aux fonctionnalités de collaboration. Nous pouvons notamment citer la messagerie instantanée, les appels vidéo ou bien encore le partage de documents
