Le partage de fichiers en entreprise
Le partage de fichiers est une fonctionnalité qui permet à vos collaborateurs d’accéder aux mêmes documents internes et de travailler dessus de façon collaborative. En centralisant vos documents de travail sur le drive Wimi, vous pouvez les diffuser auprès de vos équipes, mais également auprès de vos clients et de vos partenaires. Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, le partage de documents est essentiel pour transformer les projets de votre organisation en réussite.
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Edition en ligne via Wimi Online
Wimi : Un outil de partage de documents en ligne pour vos collaborateurs
Pour partager vos documents de travail, optez pour Wimi Drive, le meilleur logiciel de partage de fichiers avec stockage dans le cloud. Le stockage de documents en ligne permettra à vos collaborateurs d’accéder aux mêmes fichiers et de les modifier en temps réel. Ils pourront partager entre eux des contenus numériques aux formats variés :
Document Word
Présentation power point
Fichier Excel
Image
Vidéos
Tableaux
Avec Wimi Online, plus besoin de licence Microsoft ou Google. Vous disposez d’une suite intégrée et souveraine pour éditer vos fichiers seul ou à plusieurs utilisateurs. Il n’y a également plus aucune limite quant aux types de formats pris en charge : docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html, epub, et csv.
Qu’est-ce qu’un document collaboratif ?
Un document collaboratif est bien plus qu’un simple fichier partagé entre plusieurs personnes. C’est un outil dynamique qui favorise le travail en équipe, la communication et la coopération dans la création, l’édition et la gestion de contenu. Contrairement aux documents traditionnels, les documents collaboratifs sont conçus pour être modifiés simultanément par plusieurs utilisateurs, souvent à distance, via une plateforme en ligne ou un logiciel dédié.
L’essence même d’un document collaboratif réside dans sa capacité à permettre à plusieurs individus de travailler ensemble de manière synchronisée, en temps réel ou en différé, sur un même document. Cette collaboration peut prendre différentes formes, telles que l’écriture, la révision, la correction, l’annotation ou encore la discussion autour du contenu.
Faciliter les échanges de fichiers volumineux entre professionnels
Pour partager un document volumineux par mail, Wimi est une solution incontournable. Stockez votre fichier sur le Wimi Drive et créez un lien de partage ou de téléchargement vers celui-ci. Le transfert de vos documents s’en verra facilité.
Vous pourrez alors via ce lien partager gratuitement votre fichier avec un collaborateur ou un client professionnel. Inviter votre interlocuteur externe sur Wimi n’est pas indispensable pour qu’il puisse accéder à votre document
Stockez vos fichiers sur un cloud d’entreprise sécurisé
Avoir recours à une solution de stockage cloud sécurisé vous permettra d’assurer la protection de vos documents sensibles et fichiers à haute valeur ajoutée. La protection des fichiers partagés étant une préoccupation majeure des entreprises, il est essentiel d’opter pour une solution de confiance garantissant le chiffrement de vos données et limitant le risque de cyber attaques. Pour sécuriser vos documents partagés, Wimi vous propose différentes options :
Régulation des
droits d’accès
Les paramètres de gestion des droits d’accès s’appliquent également au Wimi Drive. Les administrateurs ont la possibilité de déterminer quels dossiers les utilisateurs peuvent voir, modifier et partager. Mais aussi définir leurs rôles et leurs autorisations (en lecture seule ou en lecture-écriture) dans le but de protéger la confidentialité de vos données et de garder le contrôle sur vos données sensibles
Wimi BackUp – Sauvegarde de vos données sur le poste de travail de votre choix
Vous pouvez ainsi facilement récupérer les fichiers partagés sur Wimi en cas de suppressions accidentelles par un de vos utilisateurs. Ces sauvegardes vous permettent de récupérer des fichiers égarés ou supprimés suite à des manipulations involontaires ou mal-intentionnées de la part d’utilisateurs de votre Wimi.
Conservation de l’historique
des versions
Le Wimi Drive intègre une gestion des versions automatique qui garantit que votre équipe travaille sur la dernière version de vos fichiers. Lorsque vous modifiez un document depuis le Wimi Drive, la synchronisation a lieu automatiquement et une nouvelle version apparaît automatiquement sur le poste de travail des personnes avec qui vous travaillez. Vous conservez également un historique complet des versions précédentes d’un document en vous rendant sur votre Wimi en ligne.
Le partage de fichier : Un rôle majeur pour la productivité de vos équipes
Avec le décuplement du télétravail et la multiplication des déplacements professionnelles, il est devenu indispensable de rendre la donnée accessible à vos employés ou associés quelque soit la distance à laquelle ils se trouvent.
Le partage de fichiers au sein d’une équipe projet est essentiel pour la productivité. Cela va non seulement permettre d’améliorer l’efficacité et la fluidité des processus de travail, mais aussi de faciliter les processus de communication et de prise de décision. Plus besoin d’attendre l’envoi d’un fichier par e-mail ou sa transmission par d’autres moyens, les collaborateurs peuvent instantanément accéder aux informations dont ils ont besoin.
Comment travailler à plusieurs sur un fichier
partagé avec Wimi ?
Créez un espace de travail dans lequel vous allez déposer votre document collaboratif. Ajoutez vos collaborateurs à cet espace de travail et définissez leur droit d’accès. Ils pourront alors se rendre sur l’espace de travail pour accéder au fichier partagé et l’éditer.
Pour travailler à plusieurs sur un fichier partagé, Wimi propose ensuite un certain nombre de fonctionnalités :
Régulation des
droits d’accès
Les paramètres de gestion des droits d’accès s’appliquent également au Wimi Drive. Les administrateurs ont la possibilité de déterminer quels dossiers les utilisateurs peuvent voir, modifier et partager. Mais aussi définir leurs rôles et leurs autorisations (en lecture seule ou en lecture-écriture) dans le but de protéger la confidentialité de vos données et de garder le contrôle sur vos données sensibles
Wimi BackUp – Sauvegarde de vos données sur le poste de travail de votre choix
Vous pouvez ainsi facilement récupérer les fichiers partagés sur Wimi en cas de suppressions accidentelles par un de vos utilisateurs. Ces sauvegardes vous permettent de récupérer des fichiers égarés ou supprimés suite à des manipulations involontaires ou mal-intentionnées de la part d’utilisateurs de votre Wimi.
Conservation de l’historique
des versions
Le Wimi Drive intègre une gestion des versions automatique qui garantit que votre équipe travaille sur la dernière version de vos fichiers. Lorsque vous modifiez un document depuis le Wimi Drive, la synchronisation a lieu automatiquement et une nouvelle version apparaît automatiquement sur le poste de travail des personnes avec qui vous travaillez. Vous conservez également un historique complet des versions précédentes d’un document en vous rendant sur votre Wimi en ligne.
Synchronisation du travail de votre équipe
Le drive Wimi permet à tous les utilisateurs d’accéder à la même version des fichiers, avec les modifications apportées qui sont automatiquement synchronisées avec leurs postes de travail. Il est possible de modifier les paramètres du mode de co-édition.
Rajout de métadonnées
Rajoutez des tags ou des champs personnalisés à vos documents, afin de les retrouver ou de les catégoriser facilement.
Synchronisation du travail de votre équipe
Le drive Wimi permet à tous les utilisateurs d’accéder à la même version des fichiers, avec les modifications apportées qui sont automatiquement synchronisées avec leurs postes de travail. Il est possible de modifier les paramètres du mode de co-édition.
Rajout de métadonnées
Rajoutez des tags ou des champs personnalisés à vos documents, afin de les retrouver ou de les catégoriser facilement.
Wimi, une alternative aux solutions de sauvegarde en ligne traditionnelles
Doté d’une gestion des droits d’accès performante et simple, Wimi peut remplacer avantageusement des solutions de sauvegarde en ligne telles qu’un Intranet, FTP, Extranet ou autres sites d’hébergement en permettant à votre entreprise l’organisation du partage de fichiers avec vos équipes, vos clients et partenaires.
Un des avantages de l’utilisation du service de stockage de Wimi est qu’il réduit considérablement vos coûts informatiques (licences et mises à jours de vos logiciels et applications en ligne de bureau, prestataires informatiques, formation, maintenance).
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