Au travail, l’échange et la communication sont indispensables. Qu’il s’agisse de passer des instructions à ses collaborateurs, de fournir des informations cruciales concernant un projet ou un client, d’échanger avec son équipe pour résoudre un problème, il est essentiel de pouvoir facilement communiquer tout au long de la journée.
Aujourd’hui, il existe une multitude de moyens de communiquer en entreprise : les applications de messageries instantanées, les SMS, les logiciels pour passer des appels vidéo et audio, les réseaux sociaux d’entreprise, la possibilité de laisser des commentaires sur des documents, sans oublier le traditionnel e-mail et le téléphone.
Cependant, tous ces moyens de communication peuvent créer la confusion et finir par nuire à la productivité de vos salariés. En effet, au lieu de se concentrer sur leurs tâches, ils se retrouvent à jongler avec les différents outils de communication à leur disposition, et peuvent perdre un temps précieux à choisir l’outil le mieux adapté pour envoyer un fichier, lancer une discussion de groupe ou retrouver une information importante.
Découvrez quels sont les avantages de centraliser vos échanges et pourquoi cela permet d’augmenter la productivité de vos équipes.
Utiliser un logiciel tout-en-un
La clé pour faciliter la communication et ainsi éviter confusion et perte de temps, c’est d’opter pour un logiciel tout-en-un, comme Wimi, sur lequel sont regroupées toutes vos communications, mais aussi tous vos documents et l’ensemble des informations dont vous avez besoin au quotidien pour piloter efficacement vos projets.
Par exemple, sur Wimi, vos projets et vos activités sont organisés sous forme d’espaces de travail qui rassemblent tous les fichiers, échanges et ressources dont vous avez besoin pour réaliser votre projet. Et chaque espace de travail dispose de son propre channel de communication dédié.
Pourquoi centraliser vos échanges améliore la productivité ?
Découvrez pourquoi vos collaborateurs sont plus efficaces et performants lorsque la communication est centralisée.
Vous gagnez du temps
Si vous utilisez plusieurs logiciels et applis de communication, il est fort probable que vous perdiez du temps à jongler entre les différents outils pour envoyer un message ou retrouver une information ou un fichier. Ce document a-t-il été envoyé par email, via la messagerie instantanée, ou est-il stocké sur le serveur ? Pour éviter cela, vous pourriez envoyer le même document sur les différents canaux, mais là encore, il s’agit d’une perte de temps.
En centralisant vos échanges, vos collaborateurs retrouvent facilement un document rattaché à une tâche, une conversion importante ou une information cruciale. Ils ne perdent plus de temps sur des tâches secondaires ou à faible valeur ajoutée (comme fouiller les différentes applications de communication à la recherche d’une info), et ils peuvent ainsi se concentrer sur leurs tâches prioritaires. En perdant moins de temps à récupérer des informations, ils sont plus productifs au quotidien.
Vous réduisez la confusion
Parfois, lorsque vos collaborateurs disposent d’un trop grand nombre d’outils, ils ne savent plus lequel utiliser pour transmettre une info ou partager un document. Mais surtout, ils risquent de manquer une information importante car ils n’ont pas vu passer un message.
Cette multiplication des outils de communication peut créer confusion et chaos au sein de votre entreprise. Cela risque de nuire à la productivité des équipes ainsi qu’au succès de votre projet, car si une information importante n’est pas lue par la bonne personne, les conséquences sur un projet peuvent être critiques (retards, dépassement de budget, etc.).
En choisissant un seul canal de communication et/ou en centralisant vos échanges, vous réduisez grandement la confusion, et vous vous assurez que toutes les personnes concernées par le projet auront accès aux bonnes informations, au bon moment.
Vous partagez plus facilement vos documents
Autrefois, pour partager un document, il fallait l’envoyer par e-mail ou le transmettre par clé USB avec un risque de transmettre aussi un virus. Souvent, les fichiers trop lourds ne passaient pas par e-mail, et il fallait trouver une autre solution. Et lorsqu’ils passaient, ils risquaient d’être perdus ou supprimés par erreur. Bref, ce n’était pas l’idéal et la productivité en pâtissait.
Aujourd’hui, grâce à des plateformes collaboratives comme Wimi et à la communication centralisée, il est beaucoup plus facile de partager des documents. Les fichiers sont stockés sur un espace unique, organisés par projet et facilement accessibles via un moteur de recherche. Les dernières versions sont automatiquement mises à jour pour éviter les doublons, tout en conservant l’historique des modifications. Il est même possible de prévisualiser et d’éditer les documents en ligne. Et surtout, vous pouvez facilement contrôler l’accès aux documents et déterminer qui peut le modifier.
Enfin, le partage de fichiers volumineux n’a jamais été aussi simple : il vous suffit d’envoyer un lien de téléchargement ou un lien de partage aux destinataires. Un système plus efficace qui permet clairement d’améliorer la productivité des équipes.
Vous facilitez la prise de poste des nouvelles recrues
Le fait de centraliser l’ensemble des échanges, des documents et des ressources d’un projet sur une même plateforme permet de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur sur le projet en question. En effet, vous n’avez plus besoin de lui transférer tous les documents et les conversations de l’équipe. La nouvelle recrue peut immédiatement avoir accès à tous les échanges et à toutes les informations importantes sur un seul et même espace. Elle ne perd pas de temps à passer d’un outil à l’autre, ce qui lui permet de s’imprégner plus facilement du projet, et d’être opérationnelle et productive plus rapidement.
Vous êtes plus efficace sur vos tâches
Le fait que tous vos échanges soient centralisés vous permet d’être plus performant au quotidien. En effet, vous ne perdez plus de temps à rechercher un fichier, un message ou une information précise puisque tout est stocké au même endroit. Vous ne recevez pas non plus une multitude de notifications et d’alertes en provenance d’un (trop) grand nombre d’applis.
Ainsi, vous pouvez mieux vous concentrer sur vos tâches quotidiennes. Vous êtes plus efficace car vous avez tout ce qu’il vous faut à porter de main, et vous êtes plus serein car vous savez où et comment retrouver facilement un document ou une conversation. Tout ceci contribue à améliorer votre productivité au quotidien, et à garantir la réussite de vos projets.
Bonus : découvrez 6 conseils pour améliorer la communication sur un projet.
