« Le premier e-mail a été envoyé entre deux machines qui se trouvaient l’une à côté de l’autre. » Voilà comment Ray Tomlinson, l’inventeur de l’e-mail, a décrit l’une des plus grande invention informatique de l’histoire en 1971. Presque 50 ans plus tard, l’e-mail est toujours un moyen de communication très utilisé. En effet, pas moins de 3,9 milliards de personnes dans le monde envoient chaque jour plus de 293 milliards d’e-mail, sans compter les spams (The Radicati Group).
Cependant, aujourd’hui, de nouveaux outils de communication ont fait leur apparition : les chats ou messageries instantanées. D’abord destinées à un usage privé, les messageries instantanées s’installent progressivement dans les entreprises qui entreprennent leur transformation digitale. On retrouve notamment Slack, WhatsApp, Google Hangouts ou encore Facebook Workplace.
Messagerie instantanée VS E-Mail : comment choisir ?
Si la mort de l’e-mail est annoncée depuis une dizaine d’années, celui-ci a prouvé qu’il avait toujours sa place dans le monde d’aujourd’hui. Désormais, messagerie instantanée et e-mail cohabitent en entreprise. Découvrez les occasions où il convient d’utiliser l’un plutôt que l’autre.
Le chat pour la collaboration en équipe
Pour travailler en équipe et avoir une conversation fluide, la messagerie instantanée est l’outil idéal. Difficile d’avoir une vraie conversation par mails car ce n’est tout simplement pas sa fonction première. On a tendance à consulter ses e-mails moins régulièrement et à ne pas y répondre instantanément. La messagerie instantanée vous permet de discuter en direct avec vos collègues, de la même façon qu’une conversation orale, et ainsi de prendre des décisions plus rapidement. Cela permet également de désengorger votre boîte mail.
La messagerie instantanée améliore fortement la communication au sein des équipes ainsi que la gestion de projet. Elle permet plus de réactivité (les réponses sont souvent immédiates), favorise les discussions de groupe et facilite le partage de documents en tout genre. En général, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent être contactés via la messagerie instantanée, et on peut voir qui est connecté en temps réel. Grâce au chat, vous pouvez poser rapidement une question à vos collègues et obtenir une réponse immédiate, ou même prévenir votre manager que vous arriverez en retard.
L’e-mail pour des échanges plus formels
Avec sa forme standardisée et ses codes (adresse du destinataire, date et heure d’envoi, objet, corps de l’e-mail), l’e-mail est mieux adapté à une communication plus formelle, comme avec un supérieur hiérarchique, un client, un fournisseur ou un partenaire commercial.
Lorsque l’on rédige un e-mail, on s’applique à faire des phrases structurées, à utiliser des constructions verbales et à conclure par une formule de politesse, un peu comme pour une lettre manuscrite. C’est ce qui en fait l’outil idéal pour démarrer une relation commerciale.
Enfin, l’e-mail permet de transmettre des informations plus élaborées, d’envoyer un argumentaire développé ou d’adresser une présentation détaillée, sans attendre forcément de réponse immédiate.
Le chat pour favoriser la mobilité
Si, au sein de votre équipe, vous avez des collaborateurs qui sont en télétravail ou qui sont régulièrement en déplacement, alors la messagerie instantanée est un excellent outil pour communiquer avec eux. De cette façon, ces derniers sont toujours connectés au reste de l’équipe et sont informés en temps réel de la progression du projet. Ils peuvent participer en direct aux brainstorming, répondre rapidement à une question ou un commentaire comme s’ils étaient dans le bureau d’à côté.
La messagerie instantanée est donc un bon moyen de favoriser la mobilité et de permettre à vos collaborateurs éloignés de se sentir intégrés à l’équipe. Elle facilite le dialogue avec l’ensemble de leurs collaborateurs et managers, sans avoir besoin de décrocher le téléphone ou de rédiger de longs e-mails.
L’e-mail comme document officiel
Selon le Code Civil, un e-mail a une valeur juridique au même titre qu’un courrier manuscrit, lorsqu’il est certifié, c’est-à-dire lorsqu’il comporte une signature électronique. Faites donc attention à ce que vous rédigez avant de l’envoyer, et conservez bien vos e-mails en cas de litiges.
Le chat comme outil de cohésion d’équipe
Le chat renforce les relations entre collaborateurs car les échanges sont informels, privilégiant le langage parlé et les smileys. Il permet de créer du lien et de la cohésion au sein de l’équipe, notamment en facilitant l’organisation d’événements comme la pause déjeuner ou une sortie après le travail. Les employés peuvent aussi créer des groupes sur un thème particulier (amoureux des chats, fans de basketball, pâtissiers passionnés, etc.) afin d’organiser des événements d’entreprise et développer un sentiment d’appartenance.
La visioconférence ou la rencontre physique quand l’e-mail et le chat sont insuffisants
Malgré la facilité de la communication électronique, la meilleure option est parfois de parler à quelqu’un. La communication directe vous permet de bénéficier du langage corporel, du ton de la voix et de la possibilité d’avoir une véritable conversation.
Parlez directement avec vos collègues lorsque :
- Vous devez discuter d’un sujet sensible
- Vous devez parler de projets complexes ou de sujets qui risquent de créer de la confusion dans l’esprit des équipes
- Vous avez discuté via chat ou par e-mail sans que les prochaines étapes soient clairement définies ou sans avoir trouvé un consensus
Beaucoup de sociétés disposent d’équipes à distance. Dans ce cas, nous recommandons d’opter pour un chat vidéo plutôt qu’un appel vocal. Là encore, une grande partie de la communication est non verbale. Dans les situations tendues ou en cas de désaccord majeur, le fait de pouvoir regarder un collègue pendant ces conversations contribuera grandement à éviter toute offense involontaire et vous aidera à trouver un terrain d’entente.
Conclusion
L’e-mail et la messagerie instantanée sont deux outils de communication efficaces qui ont chacun leur place dans l’entreprise, mais pour des utilisations différentes.
La messagerie instantanée est appréciée pour la réactivité et l’immédiateté des réponses, ce qui permet de prendre des décisions rapides. C’est également un outil indispensable pour être plus efficace dans la gestion de projet. D’ailleurs, de nombreux logiciels de gestion de projet sont équipés de messagerie instantanée, c’est le cas de la plateforme collaborative Wimi. Quant à l’e-mail, il est à privilégier pour des communications plus formelles et plus élaborées.
