Depuis la pandémie, le monde du travail s’est transformé. La plupart des entreprises ont été contraintes de faire évoluer leurs pratiques afin de s’adapter aux nouvelles exigences des salariés. Aujourd’hui, le télétravail et le travail hybride sont très populaires car ils offrent aux collaborateurs une flexibilité et un équilibre vie professionnelle / vie personnelle très appréciés.
Pour que les salariés continuent d’être efficaces, ces nouveaux modes de travail impliquent d’adopter de nouvelles méthodes de travail. En effet, en 2023, on ne collabore plus de la même manière qu’en 2019. Les termes de communication et collaboration synchrones et asynchrones ont ainsi fait leur apparition.
Qu’est-ce que la collaboration asynchrone ?
Collaborer de manière asynchrone signifie que l’on travaille ensemble en différé, et non simultanément. C’est le cas, par exemple, pour les collaborateurs qui sont sur des fuseaux horaires différents et qui ne peuvent pas être actifs au même moment. La collaboration asynchrone n’est donc pas spontanée, ni instantanée.
Cette façon de collaborer est facilitée grâce à Internet et à l’utilisation des outils collaboratifs en ligne. C’est la transformation numérique qui a donc favorisé la collaboration asynchrone. Les salariés se connectent sur leurs applications et logiciels lorsqu’ils sont disponibles. Ils accomplissent leurs tâches, et communiquent avec leurs collègues de manière asynchrone. Pour cela, ils utilisent des outils adaptés tels que :
- la messagerie instantanée,
- l’e-mail,
- le courrier,
- le partage de documents,
- le logiciel de gestion de projet,
- une suite bureautique collaborative,
- des messages audio ou vidéo enregistrés et consultés plus tard,
- le réseau social d’entreprise.
Le fait que tous les membres d’une équipe ne soient pas connectés en même temps ne les empêche pas de faire leur travail et d’être productifs au quotidien.
Quelles différences avec la collaboration synchrone ?
Vous l’aurez compris, la collaboration synchrone, c’est lorsque les personnes communiquent et travaillent ensemble simultanément comme lors d’une réunion, pendant un atelier ou un groupe de travail.
Contrairement à la collaboration asynchrone, l’échange se fait en direct et les collaborateurs se répondent instantanément, comme lors d’une conversation en face à face, en visio ou par téléphone. La communication synchrone est également plus spontanée. C’est le cas avec les discussions à la machine à café ou entre deux portes.
La collaboration synchrone est généralement le mode de travail par défaut dans les entreprises lorsque les salariés travaillent tous sur place et/ou ont les mêmes horaires. Les outils pour ce type de collaboration sont :
- les réunions physiques et les visioconférences,
- les appels téléphoniques,
- le chat.
Cependant, vous avez probablement constaté que plusieurs outils peuvent être utilisés aussi bien pour la collaboration synchrone que pour la collaboration asynchrone. C’est le cas de la messagerie instantanée et de l’e-mail où vous pouvez choisir de répondre à un message immédiatement (communication synchrone) ou plus tard (communication asynchrone).
Les avantages de la collaboration asynchrone
Découvrez les avantages de collaborer de manière asynchrone.
Une plus grande flexibilité
Avec un nombre grandissant de salariés qui travaillent à distance, il peut être difficile d’organiser des réunions ou des visioconférences où tous les membres de l’équipe sont présents en même temps. En collaborant de manière asynchrone, chacun peut consulter un contenu ou répondre à un message lorsqu’il/elle est disponible. Cela offre une plus grande flexibilité aux collaborateurs, et leur impose moins de stress.
Une meilleure gestion du temps
Contrairement à la collaboration synchrone où vous devez répondre immédiatement aux messages de vos collaborateurs, la collaboration asynchrone vous autorise à répondre en différé. Vous êtes moins sous pression et vous évitez les distractions. Ainsi, vous pouvez mieux gérer votre temps et vous concentrer pleinement sur la réalisation de vos tâches, car vous pouvez répondre aux sollicitations de votre équipe lorsque vous l’avez décidé, par exemple toutes les deux heures.
Des échanges de qualité
Collaborer en différé vous permet de prendre le temps de la réflexion. Ainsi, vous êtes en mesure de mieux formuler vos idées et de rédiger des messages plus soignés. Plutôt que de stresser pour répondre le plus rapidement possible, vous pouvez faire des recherches ou préparer votre dossier afin de fournir une réponse précise ou une solution qui satisfera davantage votre interlocuteur. Les échanges et le travail réalisés de manière asynchrone sont généralement de meilleure qualité.
Plus adaptée aux équipes à distance
La collaboration asynchrone est naturellement mise en place au sein des équipes qui sont géographiquement dispersées. En effet, si certains de vos collaborateurs ne travaillent pas sur le même fuseau horaire, ils effectueront leurs tâches en décalé. Vous pouvez aussi transmettre des informations sans vous soucier du décalage horaire.
Les inconvénients de la collaboration asynchrone
Vous vous en doutez, la collaboration asynchrone possède aussi quelques inconvénients.
Le manque de spontanéité
Avec la collaboration asynchrone, il est impossible d’avoir une conversation en direct, d’échanger et de rebondir sur l’idée d’un collègue. Les conversations en différé manquent de spontanéité.
La lenteur des échanges
Collaborer et communiquer de manière asynchrone signifie que vous n’obtiendrez pas de réponse immédiate à vos questions. Il faut parfois attendre plusieurs heures, voire plusieurs jours, pour que votre interlocuteur vous fasse un retour. Cela peut ralentir considérablement la prise de décision, votre travail et l’avancement du projet.
Des relations moins riches
Les conversations asynchrones ne sont pas aussi riches que les échanges en face à face. On perd ce contact humain, visuel et auditif avec son interlocuteur. Il est donc plus difficile d’apprendre à connaître une personne et de tisser une relation solide et de confiance avec ses collègues. On perd aussi la notion de langage corporel qui en dit souvent long sur ce que pense vraiment votre interlocuteur de votre idée.
Pour conclure
La méthode de travail adoptée au sein de votre organisation dépend des circonstances, des besoins et des préférences de vos collaborateurs. La collaboration asynchrone sera parfaitement adaptée pour les équipes dont les membres travaillent à distance et/ou sur des créneaux horaires différents les uns des autres. Mais généralement, les équipes utilisent à la fois la collaboration synchrone et la collaboration asynchrone.
