Pour relever le défi de la transformation digitale, il est essentiel que les collectivités territoriales adoptent de nouveaux outils qui leur permettent de simplifier le pilotage et la gestion de leurs projets, de surveiller leurs budgets, de suivre les performances de leurs équipes et d’améliorer la communication et la collaboration entre les différents services municipaux.
Grâce à un logiciel de gestion de projet, vous pilotez tous vos projets de façon simple et collaborative, quels qu’ils soient : modernisation de l’ensemble des services, aménagement du territoire, amélioration de la qualité de vie et du service aux citoyens, etc.
Petit rappel des bénéfices de ces solutions logicielles de gestion de projet pour les collectivités territoriales.
Les avantages d’utiliser un logiciel collaboratif de gestion de projet
Vous vous demandez encore pourquoi opter pour un logiciel de gestion de projet au sein de votre collectivité ? L’intérêt de ce type d’outil est clairement de vous simplifier la vie, de faciliter le travail des agents, d’améliorer leur productivité et de répondre mieux aux besoins des usagers.
De nombreuses collectivités l’ont bien compris et se sont déjà équipées de logiciels de gestion de projet ou de plateformes collaboratives tels que Wimi.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet offre de nombreux avantages :
• Chaque équipe suit la progression de ses projets et ne manque aucune échéance.
• Les collaborateurs gagnent du temps grâce à la centralisation des informations dans un espace unique et à la gestion des versions.
• Vos données sont parfaitement sécurisées et hébergées en France.
• Les agents organisent efficacement leur travail et améliorent leur productivité.
• Les chefs de projet planifient plus aisément leurs projets, respectent les délais et répartissent mieux les ressources.
• La collaboration et la communication au sein des équipes et entre les services sont facilitées, notamment grâce à la messagerie collaborative et à l’agenda.
• En un clin d’œil, les agents gèrent efficacement leurs priorités.
• Vous pouvez synchroniser ce type de logiciels avec votre smartphone et/ou votre tablette ainsi qu’avec les outils que vous utilisez déjà comme Outlook.
Voici 4 types de projets que vous pouvez piloter grâce à votre logiciel de gestion de projet ou à votre plateforme collaborative.
4 idées de projets pour les collectivités
1. Le partage, le stockage et la centralisation des documents
Vous en avez assez de perdre du temps à chercher vos documents de travail et à vous demander si vous travaillez sur la dernière version d’un fichier ? Il est temps de vous simplifier la vie en acquérant un outil de travail collaboratif.
L’une des principales utilisations d’une plateforme collaborative est l’échange, le stockage et la centralisation des données. En effet, le secret pour être efficace et productif au travail, c’est de savoir immédiatement où sont rangés les documents dont vous avez besoin, sans avoir à chercher trop longtemps, ni à déranger vos collègues.
En un clic, vous retrouvez tous les documents dont vous avez besoin et grâce à la gestion des versions, vous savez que vous travaillez sur le bon document. Un véritable gain de temps et d’efficacité dans vos tâches quotidiennes.
Ce type d’outils facilite également l’échange et le partage de documents entre les membres d’une même équipe, mais aussi avec les usagers, les partenaires ainsi que des agents ou des entités éloignés géographiquement.
De plus, une solution logicielle telle que Wimi répond aux contraintes réglementaires auxquelles les collectivités territoriales sont confrontées, notamment le traitement et le stockage des données sur le territoire français. Ainsi, Wimi vous garantit que vos données sont hébergées en France.
2. La gestion de la fusion de plusieurs services ou DSI
Prenons l’exemple de la Collectivité Territoriale de Corse (CTC) qui devait fusionner ses trois entités (département de Haute-Corse, département de la Corse du Sud et elle-même) afin de ne former plus qu’une seule entité : la Collectivité de Corse.
Cet important changement impliquait le travail de près de 300 cadres dispersés aux quatre coins de l’île et organisés en différents groupes de travail (culture, environnement, social, aménagement du territoire, ressources humaines, systèmes d’informations, juridique, finances, etc.).
L’utilisation d’une plateforme collaborative était nécessaire afin de faciliter, de mieux structurer et de centraliser les échanges entre les différentes équipes. Grâce à cet outil, les équipes sont gérées en toute transparence. Chacun sait qui fait quoi. Cette transparence dans les processus permet une meilleure gestion du temps et des ressources humaines. Les échanges sont simplifiés et les déplacements inutiles ainsi que les échanges d’email sont considérablement réduits, ce qui permet d’améliorer grandement la productivité des agents.
3. La construction d’un tramway ou d’un bus à haut niveau de service
Le déploiement d’un transport public à haut niveau de service est un projet considérable qui concerne à la fois la communauté de communes ou l’agglomération ainsi que les mairies des villes concernées. Un projet d’une telle ampleur implique un grand nombre de services, de fonctions et d’agents qui travaillent au sein de plusieurs entités. Il est donc nécessaire d’utiliser un outil de travail collaboratif afin de simplifier les échanges, faciliter le partage des documents et planifier différents événements (réunions de chantier, réunions hebdomadaires, réunions de travail, etc.).
4. La facilitation et la modernisation de la démocratie locale
Un autre exemple intéressant est celui de la mairie de Villeurbanne qui a choisi d’opter pour un outil collaboratif afin de faciliter la communication et le travail collaboratif entre les habitants de la ville et ses services internes dans le cadre de la démocratie locale.
Ainsi, les habitants, regroupés en conseils de quartier, disposent d’un espace de travail commun avec la mairie où ils retrouvent les documents dont ils ont besoin. L’information est facilement accessible et chacun (les habitants comme les services municipaux) peut modifier ou enrichir un document. Les personnes concernées reçoivent alors une notification.
Cette modernisation de la démocratie locale plaît autant aux agents qu’aux habitants.
Pour résumer
Transition écologique, aménagement du territoire, administration innovante, urbanisme éco-responsable, amélioration de la qualité de vie, révolution numérique, etc. Mairies, communautés d’agglomération et organismes publics locaux doivent faire face à une grande variété de défis et doivent gérer des projets de tailles différentes. Les outils de travail collaboratif permettent de piloter tous types de gestions de projets en ligne en simplifiant la vie des agents du service public.
