Créativité, productivité et organisation sont des éléments indissociables pour la réussite de votre agence créative.
Une fois que vous avez recruté des collaborateurs compétents et expérimentés, et que vous commencez à avoir des clients, il est important de vous assurer que les processus mis en place au sein de votre agence sont efficaces.
En effet, le fait d’avoir d’excellentes idées et de fournir un service professionnel de qualité ne suffit pas si vous êtes incapable de livrer vos projets en respectant les délais. Votre image de marque va en pâtir et vous risquez de perdre des clients.
Voici comment améliorer les différents processus au sein de votre agence créative afin qu’elle soit efficace, productive et prospère.
La connaissance du client
Une agence qui réussit est une agence qui connaît bien ses clients et a parfaitement identifié leurs attentes, leurs exigences et leurs besoins. Pour faciliter ce processus, créez un questionnaire type vous permettant de rassembler toutes les informations dont vous et votre équipe avez besoin.
Remplissez soigneusement ce document avec le client et stockez-le afin que toute l’équipe puisse le consulter facilement à tout moment pendant le projet. Ce questionnaire doit vous servir de base lorsque vous et votre équipe avez un doute sur les objectifs du projet. Cela vous évitera de revenir inutilement vers le client pour lui reposer les mêmes questions.
L’organisation
« Méthode et organisation favorisent l’efficacité et aident à l’atteinte des objectifs. » Anonyme
Comment être performant si vous passez votre temps à chercher un dossier sur votre bureau ou dans votre ordinateur ? L’organisation favorise la productivité. Une agence prospère est une agence organisée à tous les niveaux. Le fait de travailler dans un environnement ordonné vous aidera à mieux vous concentrer sur les tâches en cours et à être plus efficace dans l’atteinte des objectifs. Vous aurez ainsi plus de temps disponible à consacrer à l’aspect créatif de vos projets.
Organisez vos tâches et priorisez-les. Adoptez un logiciel de gestion de projet pour organiser votre travail. Vous pouvez également suivre la méthodologie Agile afin de simplifier votre gestion de projet et améliorer continuellement votre façon de travailler.
La communication
Indispensable à la réussite de vos projets, la communication doit être constante au sein de vos équipes, entre les différents services de votre agence, avec vos partenaires externes et, bien sûr, avec le client. Toutes les personnes concernées doivent être informées de la progression du projet et des dernières modifications afin d’éviter toute confusion ou erreur et ce par le biais d’une plateforme de chat sécurisée.
Réunion quotidienne rapide pour faire un point sur l’avancement du projet, appel vidéo avec le client pour intégrer ses modifications, messages instantanés pour échanger entre membres de l’équipe, etc., définissez un processus à suivre précisément à chaque étape et mettez en place des outils qui favorisent la communication avec les différentes parties prenantes du projet.
La gestion des priorités
Votre liste de tâches ne cesse de s’allonger alors que les délais semblent se raccourcir. Le problème, c’est que vous êtes incapable d’établir quelles sont les tâches à exécuter en priorité. Comment différencier les tâches importantes des tâches urgentes ? Utilisez la matrice d’Eisenhower pour y voir plus clair et n’hésitez pas à demander conseil à vos collaborateurs. Ensuite, organisez votre journée en fonction des priorités et faites le suivi du temps passé sur chaque tâche. Ainsi organisé, vous serez plus productif et vous vous sentirez moins dépassé par le volume de tâches à accomplir.
La délégation
La gestion de projets créatifs n’est pas le travail d’un seul homme. Appuyez-vous sur votre équipe pour être plus productif et livrer le projet dans les temps, et voire même en avance.
Vous avez su vous entourer de collaborateurs compétents et expérimentés, alors faites-leur confiance et n’hésitez pas à déléguer.
Attention, pour que cela fonctionne, il est impératif que chaque collaborateur connaisse son rôle, ses responsabilités et ce qui est attendu de lui. Assignez officiellement les tâches à chaque membre de votre équipe, définissez les dates butoirs et suivez attentivement la progression de chaque tâche à l’aide d’un outil adapté.
Si votre équipe est surchargée de travail, vous pouvez soit recruter, soit faire appel à un prestataire externe pour vous assister sur un projet ou sur une tâche.
La validation
Site Internet, campagne marketing, événement, quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, il existe toujours un grand nombre de documents à faire valider par le chef de projet, certains membres de l’équipe et surtout le client.
Il est indispensable de mettre en place un processus de validation efficace qui détermine :
- comment vérifier chaque document,
- comment fournir un retour constructif,
- comment mettre en œuvre les changements demandés,
- la ou les personnes responsables de chacune de ces étapes.
De cette façon, vous facilitez grandement cette démarche essentielle, mais souvent fastidieuse. N’hésitez pas à adapter les différentes étapes du processus en fonction de vos projets.
La relation avec le client
Lorsque l’agence créative envoie son travail pour validation auprès du client, l’équipe se retrouve souvent à attendre le retour de ce dernier pour pouvoir continuer à avancer sur le projet. Et comme le client a d’autres projets en cours, le vôtre n’est pas forcément une priorité.
Pour éviter des délais de validation qui s’éternisent, instaurez des règles en accord avec le client pour que ce processus se déroule le plus rapidement et le plus efficacement possible. Assurez-vous que le client sache exactement ce que vous attendez de lui et dans quel délai. N’hésitez pas à le relancer régulièrement car il en va du succès du projet, du respect des délais et donc de sa satisfaction.
Conclusion
En suivant ces conseils, vous allez améliorer les processus déjà en place au sein de votre agence créative et ainsi la rendre plus productive. Assurez-vous que chaque processus est soigneusement respecté pour garantir la réussite de vos projets.
Enfin, notez qu’aucun processus n’est ferme et définitif. Si un projet ne se déroule pas comme prévu, n’hésitez pas à modifier les processus en place afin de les adapter à la situation.
