La vie d’une entreprise est faite de hauts et de bas. Suppression de postes, abandon d’un projet, gel des salaires, promotion ou formation refusée, non atteinte des objectifs, etc., en tant que manager, cela fait partie de vos missions d’annoncer ce type de nouvelles impopulaires et pénibles à vos collaborateurs.
L’annonce d’une mauvaise nouvelle, quelle qu’elle soit, est une épreuve délicate et difficile pour tous, aussi bien celui qui l’annonce que celui qui la reçoit. Même si vous n’adhérez pas aux éléments que vous devez communiquer, il est inutile d’essayer de fuir vos responsabilités au risque de perdre toute crédibilité face à votre équipe.
Rassurez-vous, annoncer une mauvaise nouvelle s’apprend et il existe plusieurs façons de le faire avec respect et dignité. Voici 7 conseils pour vous aider.
Exemples de mauvaises nouvelles
Les mauvaises nouvelles peuvent apparaître sous différentes formes et avoir différents niveaux de gravité. En voici quelques exemples.
Il y a les mauvaises nouvelles liées à la santé de l’entreprise :
- fermeture de l’entreprise ;
- fusion ou acquisition ;
- changement de locaux ;
- suppression de postes ou réduction d’effectifs ;
- non-validation ou annulation d’un projet ;
- perte de bénéfices.
Et celles qui concernent un salarié en particulier :
- transfert dans un nouveau service ;
- refus de promotion, d’augmentation, de mutation, de congés payés, etc. ;
- changement de poste, de mission ou d’horaires ;
- licenciement ou contrat non renouvelé ;
- mauvais résultats ou objectifs non atteints ;
- recadrage ;
7 conseils pour annoncer une décision difficile à votre équipe
Vous souhaitez annoncer une mauvaise nouvelle de la meilleure façon possible ? Commencez par vous demander comment vous aimeriez que l’on vous annonce une mauvaise nouvelle. Faites preuve d’empathie en vous glissant à la place de votre interlocuteur, ainsi il vous sera plus facile de trouver les mots justes. Cela vous aidera à voir les choses sous un autre angle et à faire preuve de plus de compassion.
Préparez votre message
Annoncer une décision difficile nécessite de la préparation. Vous devez bien en comprendre les tenants et les aboutissants (origine, cause et enjeux de la décision) afin de réussir à transmettre l’information de façon pertinente et structurée. Tenez-vous prêt à répondre aux éventuelles questions et à faire face aux différentes réactions de votre interlocuteur.
Le choix des mots employés tout au long de l’entretien est primordial. De la convocation à l’annonce en passant par l’explication, vous devez utiliser les mots justes pour préparer votre interlocuteur à ce qui l’attend durant cet entrevue et lui délivrer l’information sans le blesser.
Evitez l’effet de surprise
Il n’y a rien de pire que d’apprendre une mauvaise nouvelle au dernier moment car vous n’avez pas eu le temps de vous y préparer, ce qui rend la nouvelle d’autant plus difficile à digérer. D’où l’importance d’informer votre équipe qu’un événement difficile se prépare dès que vous en avez pris connaissance.
Une fois que la mauvaise nouvelle est confirmée, n’attendez pas pour l’annoncer. Plus vous tarderez, plus ce sera difficile. Mais surtout, en entreprise, les nouvelles circulent vite et les salariés sentent généralement lorsque quelque chose se trame. Cela donne lieu à des rumeurs, des non-dits qui créent des tensions et ruinent l’ambiance au travail. Enfin, la personne concernée pourrait entendre ces rumeurs ou apprendre la nouvelle par quelqu’un d’autre.
Choisir le bon moment et le bon endroit
Evitez d’annoncer une mauvaise nouvelle à l’un de vos collaborateurs en pleine réunion devant tout le monde, vite fait entre deux portes ou juste avant de partir en vacances ou en week-end.
Pour réduire au maximum l’impact d’une mauvaise nouvelle, il est essentiel de l’annoncer dans les meilleures conditions possibles. Pour cela, le lieu et le moment de l’annonce sont des paramètres importants à prendre en compte. Pour plus de proximité, rendez-vous dans le bureau de votre collaborateur. Dans tous les cas, choisissez un endroit neutre et tranquille, à l’abri des curieux, comme une salle de réunion. Sinon, sortez des locaux de l’entreprise et installez-vous dans un café ou au bistrot du coin.
Optez pour un moment adéquat. Restez disponible, évitez de prévoir un rendez-vous juste après et assurez-vous que vous ne serez pas dérangé. Choisissez également un moment qui n’embarrassera pas votre interlocuteur.
Soyez direct, honnête et diplomate
Allez droit au but, soyez clair, direct et sincère. N’essayez pas d’enjoliver la situation, de la faire paraître pour ce qu’elle n’est pas ou d’en faire trop. Votre comportement pourrait sonner faux ou vous risquez de passer pour un hypocrite. Annoncez les choses telles qu’elles sont, en toute franchise. Vos collaborateurs ne sont pas dupes et remarquerons si vous leur mentez ou si vous tentez d’embellir la situation.
Comme pour un pansement, il faut mieux annoncer la mauvaise nouvelle d’un coup plutôt que de tourner autour du pot. Inutile de prolonger le supplice, pour vous comme pour votre interlocuteur.
Pour autant, il est important d’être diplomate et de montrer que vous êtes soucieux et concerné par ce qui arrive.
Expliquez les raisons de cette décision
Pour aider votre interlocuteur à accepter cette décision, vous devez lui en expliquer les raisons. Votre collaborateur doit comprendre qu’elle n’a pas été prise sur un coup de tête, mais qu’elle est le fruit d’une longue réflexion.
Vous pouvez expliquer votre désaccord, mais abstenez-vous de toute critique car en tant que manager, vous devez soutenir la direction et assumer vos responsabilités.
Gérez les réactions émotionnelles
L’annonce d’une mauvaise nouvelle va déclencher des réactions émotionnelles plus ou moins vives chez votre interlocuteur. On en distingue généralement trois :
- la résignation,
- l’opposition,
- l’effondrement.
Soyez prêt à réagir de manière appropriée en utilisant vos soft skills, c’est-à-dire l’écoute, l’empathie, la bienveillance et l’intelligence émotionnelle. Communiquez de façon constructive, laissez du temps à la personne pour intégrer la nouvelle, acceptez ses réactions et écoutez ses craintes. Et surtout, évitez d’être sur la défensive.
Préparez la suite et restez positif
Votre rôle ne s’arrête pas à l’annonce de la mauvaise nouvelle. Vous devez accompagner votre collaborateur ou votre équipe afin de trouver ensemble des solutions et d’élaborer de nouvelles perspectives pour construire un avenir positif et continuer d’avancer. C’est le principe de la conduite du changement.
Gardez le cap et mobilisez l’engagement de vos collaborateurs. Valorisez leurs compétences et montrez-leur que vous avez confiance en eux. C’est ainsi que vous maintiendrez le moral des troupes et la cohésion d’équipe, même après l’annonce d’une mauvaise nouvelle.
