La crise sanitaire a imposé le télétravail dans les entreprises. Aujourd’hui, travailler tous les jours depuis les locaux de son organisation n’est plus forcément la norme. D’après le baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 réalisé par Malakoff Humanis, 38% des salariés du secteur privé pratiquaient le télétravail à la fin de l’année 2021. Cette pratique est un choix pour 68 % d’entre eux, et la durée moyenne du télétravail est de deux jours par semaine.
Si le travail à distance offre de nombreux avantages (flexibilité, autonomie, équilibre vie pro et vie perso, etc.), il peut parfois être difficile de rester motivé, productif et efficace lorsque l’on doit travailler seul chez soi. Outre les erreurs que les managers doivent éviter avec leurs équipes à distance, voici quelques conseils pour vous aider à être performant lorsque vous êtes en télétravail.
Au niveau individuel
Suivez ces astuces pour être productif lorsque vous télétravaillez.
S’aménager un espace de travail
Pour travailler dans de bonnes conditions, il est indispensable de se créer un espace de travail adapté chez soi. Non, le lit ou le canapé ne constitue pas un lieu de travail convenable. Il faut éviter de mélanger détente et travail pour rester productif.
Evidemment, votre espace de travail va surtout dépendre de la place dont vous disposez à la maison. Idéalement, installez-vous un bureau dans une pièce que vous pouvez fermer afin de vous isoler. Si ce n’est pas possible, un coin de table et une chaise conviendront parfaitement. Rassemblez-y tout ce dont vous avez besoin pour travailler (ordinateur, chargeur, téléphone, stylos, carnet de notes, etc.) afin d’être immédiatement opérationnel. Le plus important, c’est de s’y sentir bien pour travailler.
S’habiller
Autre impératif lorsque l’on travaille à distance : se préparer comme si on se rendait au bureau. Evitez donc de traîner en pyjama toute la journée car cela ne vous incitera pas à être productif. Lavez-vous et habillez-vous convenablement (évitez le jogging) avant de commencer votre journée de travail.
Définir ses horaires
Pour travailler efficacement à distance, il est essentiel de s’imposer des horaires et de les respecter. Celles-ci doivent d’abord être définies en fonction des interactions et des échanges que vous avez avec votre manager, vos collègues ainsi que vos clients. Vous devez aussi prendre en compte les moments de la journée où vous êtes le plus productif.
L’avantage du télétravail, c’est de pouvoir être flexible. Vous pouvez donc commencer plus tôt pour finir plus tôt, ou démarrer votre journée plus tard. Vous pouvez également adapter vos horaires selon vos besoins (si vous avez un rendez-vous médical par exemple, ou si vous devez aller chercher votre enfant à l’école).
Enfin, évitez les journées à rallonge qui sont contre-productives et sachez vous arrêter. Être en télétravail ne signifie pas être disponible 24h/24. Ne répondez plus au téléphone, ni aux emails une fois votre journée de travail terminée (sauf urgence), et reprenez votre vie privée. Vous avez le droit à la déconnexion.
Organiser sa journée
Pour être productif lorsque l’on travaille à distance (et même en présentiel), il est important de mettre en place une routine quotidienne. Par exemple, après votre café ou votre petit déjeuner, commencez votre journée en dressant la liste des tâches à réaliser, puis identifiez vos priorités. Concentrez-vous sur la réalisation de vos tâches pendant une à deux heures, consultez vos messages à des moments précis, et n’oubliez pas de faire régulièrement des pauses.
Au niveau de l’équipe
En tant que manager, voici quelques conseils pour veiller à ce que vos collaborateurs travaillent efficacement à distance.
Fixer des règles claires
Tout d’abord, les rôles, les responsabilités et les tâches de chacun des membres de l’équipe doivent être clairement identifiés. Ensuite, vous devez définir les horaires fixes auxquelles vos collaborateurs doivent impérativement être joignables, exactement comme en présentiel. D’autres règles basiques doivent être appliquées pour bien travailler à distance, comme se saluer mutuellement dès que l’on commence sa journée et se dire au revoir quand on la termine.
Utiliser des outils adaptés au travail à distance
Pour collaborer efficacement lorsque l’on travaille à distance, il est nécessaire d’utiliser les bons outils. Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils de travail collaboratifs qui favorisent le travail à distance. Voici quelques incontournables :
- un logiciel de gestion de projet tel que Wimi qui dispose de toutes les fonctionnalités indispensables pour piloter vos projets, gérer vos tâches et ne rien oublier ;
- une plateforme de partage de document qui vous fournit un espace de stockage sécurisé sur lequel vous pouvez stocker tous les fichiers et documents de travail auxquels vos salariés ont facilement accès quel que soit le lieu où ils se trouvent ;
- des outils de communication tels qu’une messagerie instantanée, un système de visioconférence, etc., qui sont essentiels pour que vos collaborateurs puissent échanger plusieurs fois par jour, comme s’ils étaient dans les mêmes locaux.
Communiquer régulièrement durant la journée
Justement, lorsque vos salariés travaillent à distance, la communication est absolument indispensable pour faciliter la collaboration et éviter le sentiment d’isolement. Planifiez au moins une visioconférence par semaine avec l’ensemble de votre équipe pour faire le point sur l’avancement du projet, les tâches accomplies et les éventuels points bloquants.
Prenez également le temps d’appeler vos collaborateurs individuellement plusieurs fois par semaine pour s’assurer qu’ils vont bien et qu’ils n’ont besoin de rien. Attention toutefois à ne pas vous transformer en micromanager, ce qui pourrait nuire à la productivité de votre équipe. Vous devez absolument leur faire confiance.
Maintenir la cohésion d’équipe
Il n’est pas toujours facile de maintenir l’esprit d’équipe lorsque vos collaborateurs sont dispersés géographiquement, et que vous ne pouvez pas organiser souvent de rencontres physiques. Cependant, il existe de nombreuses façons de maintenir la cohésion au sein de votre équipe à distance.
Les idées ne manquent pas. Voici quelques exemples :
- organisez au moins une fois par semaine un repas d’équipe (déjeuner ou petit déjeuner) en visio ;
- lancez des conversations informelles sur la messagerie instantanée pour mieux connaître les membres de votre équipe ;
- partagez et célébrez les réussites et les événements importants comme les anniversaires avec une petite visio pour marquer le coup ;
- lancez des défis quotidiens ou hebdomadaires à votre équipe comme la meilleure recette, la meilleure photo en télétravail, etc.
Au niveau individuel comme au niveau de l’équipe, vous avez désormais toutes les clés en main pour bien travailler à distance.
