Afin de poursuivre la transformation digitale de votre entreprise et de faciliter la mise en place du télétravail, vous avez décidé d’adopter la digital workplace, un bureau virtuel permettant à vos salariés de travailler de partout et d’accéder à l’ensemble des outils utilisés quotidiennement en toute flexibilité.
Aujourd’hui, il existe un grand choix de fournisseurs de solutions de ce type sur le marché. Trouver celle qui vous convient peut devenir un vrai casse-tête. Pour vous aider à choisir une digital workplace qui réponde aux besoins de vos collaborateurs et satisfasse vos exigences, voici une liste de cinq fonctionnalités incontournables ainsi qu’une sélection de cinq plateformes collaboratives.
5 fonctionnalités indispensables
Votre digital workplace doit impérativement posséder certaines fonctionnalités pour favoriser la collaboration, faciliter la communication et permettre à vos salariés de travailler efficacement au quotidien. En voici cinq.
1. La mobilité
Les mentalités ont évolué : désormais, employeurs et employés ont compris que pour travailler, il n’est pas nécessaire d’être présent dans les locaux de l’entreprise. Cependant, afin que les collaborateurs qui travaillent à distance continuent d’être efficaces et productifs, ils doivent être équipés d’outils performants leur permettant d’accéder rapidement et facilement à leurs documents de travail et aux informations dont ils ont besoin. Ainsi, votre digital workplace doit impérativement être accessible partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil connecté à Internet (ordinateur, smartphone et tablette), notamment grâce à une application mobile.
2. Des fiches contact détaillées
L’un des objectifs d’une digital workplace, c’est de s’assurer que tous les employés sont connectés les uns aux autres, et ce quels que soient leur fonction et leur lieu de travail. Pour cela, votre plateforme collaborative doit posséder un annuaire détaillé qui précise pour chaque salarié de l’entreprise :
- son nom et prénom,
- son numéro de téléphone, son email et comment le contacter par visio ou messagerie instantanée,
- son poste,
- ses principales missions,
- ses compétences,
- et pourquoi pas ses centres d’intérêt (pour créer du lien).
Ainsi, vous trouvez plus rapidement la personne qu’il vous faut pour une tâche ou une demande de renseignement, et les nouvelles recrues peuvent facilement se renseigner sur qui est qui et qui fait quoi dans l’entreprise.
3. Une barre de recherche
Puisqu’une digital workplace rassemble tous les outils, applications et documents utilisés dans l’entreprise, la recherche d’une information ou d’un outil peut constituer une vraie perte de temps pour les non-initiés ou les nouveaux arrivants.
Il est donc essentiel que votre solution soit équipée d’une barre de recherche efficace afin d’aider vos collaborateurs à trouver rapidement ce qu’ils cherchent, et ainsi améliorer leur productivité.
4. La sécurité et le contrôle des accès
Sur la digital workplace de votre entreprise sont stockées aussi bien des données grand public que des données plus confidentielles, uniquement consultables par un nombre restreint d’employés. Il est donc primordial de pouvoir facilement gérer la sécurité de ces données et de contrôler leur accès, par exemple en créant des chaînes de discussion privées.
5. Un intranet comme page d’accueil
Dans la plupart des organisations, l’accès à la digital workplace s’effectue via la page d’accueil intranet. Afin de rendre l’utilisation de cette plateforme collaborative agréable à vos collaborateurs, vous devez être attentif à créer une page d’accueil engageante, claire et lisible. Pour plus d’efficacité, les informations importantes et les applications les plus utilisées doivent être immédiatement visibles et facilement accessibles comme le calendrier, la messagerie instantanée, l’actualité de l’entreprise, etc.
5 solutions de digital workplace
Découvrez les cinq principales solutions de digital workplace françaises disponibles sur le marché.
Wimi
Startup française ambitieuse, Wimi est une plateforme collaborative qui concentre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler efficacement en équipe : gestion des tâches, messagerie instantanée, agenda partagé, appels audio et vidéo, sans oublier l’intégration de vos applications préférées. Wimi optimise la gestion de vos projets, fluidifie les échanges, favorise le travail à distance et améliore votre productivité. Et tout cela en toute sécurité puisque vos données sont hébergées en France.
Jamespot
Jamespot est une solution collaborative entièrement personnalisable qui s’adapte aux spécificités de chaque organisation et permet de dynamiser la communication interne et la collaboration au sein de chaque entreprise.
Accédez à votre messagerie, créez et éditez vos documents, organisez des visioconférences et gérez vos projets depuis une plateforme unique. Jamespot s’intègre avec les outils déjà en place dans votre entreprise, comme Office 365, et le store propose une centaine d’applications métier afin de configurer votre digital workplace selon vos besoins.
Lumapps
LumApps offre un espace de travail collaboratif qui s’intègre entièrement à l’ensemble de vos outils professionnels et votre suite collaborative préférée (Microsoft 365 ou Google Workspace). Vous pouvez personnaliser cette plateforme afin qu’elle corresponde à l’image de votre entreprise.
La solution LumApps encourage la collaboration, facilite la communication interne et les échanges, améliore la productivité et permet de connecter tous les employés, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Talkspirit
Talkspirit permet à vos collaborateurs d’éviter de jongler entre leurs différents outils, d’améliorer leur efficacité et de retrouver toutes les informations dans un même espace sécurisé. Cette plateforme collaborative vous aide à renforcer la cohésion et l’engagement des équipes en facilitant la communication interne et en fluidifiant les échanges. Grâce à de multiples fonctionnalités et des outils collaboratifs, Talkspirit permet à vos salariés de mieux travailler ensemble au quotidien.
Jalios
Editeur français reconnu dans les domaines de la digital workplace, du réseau social d’entreprise et de l’intranet collaboratif, Jalios est une solution complète, modulaire et évolutive qui vous accompagne dans votre transformation digitale et vous aide à travailler efficacement en équipe.
Cette plateforme collaborative s’intègre à votre suite bureautique, à votre messagerie ainsi qu’à d’autres outils déjà en place pour créer un espace de travail unique et personnalisé. Le travail d’équipe est simplifié et vos collaborateurs sont plus performants.
Conclusion
Aujourd’hui, les employeurs doivent s’assurer que leurs salariés possèdent les outils nécessaires pour être efficaces, productifs et effectuer leur travail sans encombre, et ce qu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise ou à distance. D’où l’importance de bien choisir sa digital workplace.
