Vous en avez marre de perdre du temps à chercher un document sur votre ordinateur ? Comme les montagnes de dossiers papiers qui s’entassent sur votre bureau, les dossiers et les fichiers numériques s’accumulent sur votre ordinateur. Et tout ce bazar nuit fortement à votre productivité. Comment être performant lorsque vous ne savez pas où se trouve tel fichier ?
C’est sûr qu’il est beaucoup plus facile et rapide d’enregistrer un nouveau document directement sur son bureau virtuel. Mais ces quelques secondes économisées ne rattrapent pas le temps perdu et la frustration lorsqu’il faut le retrouver.
Pour faire simple et pour être efficace, il est tout aussi important d’organiser ses dossiers que d’organiser sa journée de travail. Evitez de remettre la pénible tâche du rangement à plus tard, car au final, vous ne le ferez jamais. Et plus vous voyez vos documents s’accumuler, moins vous avez envie de les ranger. Un vrai cercle vicieux.
Finissez-en avec le chaos numérique une bonne fois pour toutes avec ces 7 astuces pour classer efficacement les documents sur votre ordinateur.
1. Lancez-vous
Finies les excuses ! Arrêtez de vous dire que vous le ferez plus tard et faites-le maintenant. Le temps nécessaire à organiser vos documents va dépendre du chaos dans lequel se trouve votre ordinateur. Tout ce dont vous avez besoin, c’est un peu de temps et de la volonté. Ensuite, glisser les documents dans les bons dossiers est une tâche assez facile. Une fois lancé, vous vous sentirez beaucoup mieux.
2. Supprimez les fichiers en double
Il arrive souvent que l’on enregistre un même fichier à plusieurs endroits différents ou que l’on télécharge une pièce jointe ou un document plusieurs fois. Ces copies inutiles encombrent votre bureau, mais elles prennent aussi de la mémoire sur votre ordinateur. Un bon moyen de commencer à organiser votre ordinateur est de supprimer tous les fichiers en double, voire en triple. Il existe même des applications pour vous aider dans cette tâche.
3. Créez des dossiers généraux
Les dossiers sont indispensables pour organiser vos documents et les retrouver facilement. Il existe plusieurs façons de structurer vos dossiers :
- par client ou par projet : un moyen simple de retrouver tous les documents en lien avec un projet ou un client ;
- par date : un dossier pour chaque année ;
- par thème : une façon de classer vos documents selon leur nature (marketing, finances, présentations, vidéos, etc.).
A vous de déterminer quelle méthode fonctionne le mieux avec votre manière de travailler. Enfin, nommez soigneusement et simplement vos dossiers afin de savoir immédiatement ce qu’ils contiennent et évitez les abréviations que vous risquez d’oublier.
4. Constituez des sous-dossiers
Une fois que vous avez rangé vos fichiers dans les différents dossiers généraux que vous avez créés, vous allez pouvoir les organiser en sous-dossiers.
Comme pour les dossiers généraux, créez des sous-dossiers qui ont du sens et suivent une certaine logique. Vous pouvez opter pour une organisation par date, par type de fichiers (Word, images, PDF, etc.) ou par catégories (communication, marketing, factures, etc.).
Pour rester efficace et retrouver rapidement vos documents, évitez de créer trop de sous-dossiers. Votre organisation doit être pratique et vos fichiers doivent rester faciles d’accès.
5. Nommez correctement vos dossiers et documents
Cela peut paraître évident, mais il est essentiel de nommer de façon précise vos fichiers afin qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous faites une recherche sur votre ordinateur.
- Par exemple, vous venez de créer une facture pour votre client A que vous rangez soigneusement dans le dossier Client A > Facture > 2019 > Juillet.
- Evitez de la nommer simplement « facture » car vous en aurez certainement plus d’une pour ce client et les autres.
- Un bon nom de fichier serait « Facture Client A juillet 2019 ».
Tant que vous le pouvez, essayez de faire au plus court en utilisant des abréviations par exemple (« oct» pour octobre).
Cependant, si vous souhaitez que vos fichiers apparaissent de façon chronologique, vous devez prendre en compte la logique de classement de votre ordinateur qui est soit par ordre alphabétique, soit qui suit la nomenclature américaine concernant les dates, c’est-à-dire « année – mois – jour ». Donc idéalement, vous devez nommer votre facture « 2019-07 Client A facture ».
Enfin, si vous souhaitez que vos fichiers non datés suivent un ordre particulier, il suffit d’ajouter un numéro devant le nom (1-Planning ; 2-Partenaires ; 3-Budget ; etc.).
6. Archivez les documents dont vous n’avez plus besoin
Si vous avez terminé l’un de vos projets, vous pouvez déplacer tout le dossier contenant tous les documents liés à ce projet dans un dossier appelé « Archives ». Il n’est pas question de supprimer les dossiers de vos anciens projets car vous pouvez toujours avoir besoin d’y jeter un œil pour vous aider sur un projet similaire.
Vous pouvez conserver le dossier « Archives » sur votre ordinateur ou l’enregistrer sur un serveur externe.
7. Utilisez une plateforme collaborative
Vous voulez un outil efficace pour stocker, organiser et partager facilement vos documents ? Une plateforme collaborative est l’outil idéal. Il s’agit d’un espace unique où vous pouvez centraliser tous les documents liés à vos projets et les échanger avec votre équipe, mais aussi avec vos clients et vos partenaires.
Vous retrouvez tous vos dossiers partagés par projet, vous pouvez directement les visualiser et les éditer, les partager avec qui vous voulez et programmer des sauvegardes automatiques. Vous contrôlez les droits d’accès aux différents dossiers et grâce à un système de versioning automatique, vous travaillez toujours sur la dernière version. Et surtout, vos données sont totalement sécurisées.
Conclusion
Classez vos documents sur votre ordinateur n’est pas si compliqué. Vous serez étonné de voir à quel point un ordinateur et des documents bien rangés vous permettent d’être plus productif. Et quel sentiment d’accomplissement après avoir fait ce grand ménage. Vous savez ce qu’il vous reste à faire !
