Vous en avez marre de perdre du temps à chercher un document sur votre ordinateur ? Comme les montagnes de dossiers papiers qui s’entassent sur votre bureau, les dossiers et les fichiers numériques s’accumulent sur votre ordinateur. Et tout ce bazar nuit fortement à votre productivité. Comment être performant lorsque vous ne savez pas où se trouve tel fichier ?
Pourquoi est-ce important de bien classer ses documents ?
Adopter un classement rigoureux est essentiel pour améliorer votre productivité au quotidien. Un environnement de travail ordonné favorise la concentration et réduit le stress, tout en faisant gagner un temps précieux.
En ne cherchant plus un fichier pendant de longues minutes, vous pouvez accélérer la résolution des tâches. Cela favorise aussi le travail collaboratif, car il devient simple et fluide de partager l’information.
De plus, un classement clair et efficace est un élément incontournable de la sécurité des données. En effet, la lisibilité des fichiers et dossiers réduit le risque de perte d’informations accidentelles et favorise la mise en place de sauvegardes régulières.
Finissez-en avec le chaos numérique une bonne fois pour toutes avec ces 7 astuces pour classer efficacement les documents sur votre ordinateur.
Les 6 astuces pour classer ses documents sur ordinateur
Afin d’organiser vos dossiers de manière claire et élaborer un plan de classement performant, nous vous proposons de mettre en œuvre 6 astuces qui vont vous permettre de mettre de l’ordre dans vos fichiers.
1. Supprimer les fichiers en double
Il arrive souvent que l’on enregistre un même fichier à plusieurs endroits différents ou que l’on télécharge une pièce jointe ou un document plusieurs fois. Ces copies inutiles encombrent votre bureau, mais elles prennent aussi de la mémoire sur votre ordinateur.
Un bon moyen de commencer à organiser votre ordinateur est donc de supprimer tous les fichiers en double, voire en triple.
2. Créer des dossiers généraux
Les dossiers sont indispensables pour organiser vos documents et les retrouver facilement. Ils forment la première ligne de votre structure documentaire.
Il existe plusieurs façons de structurer vos dossiers. Vous pouvez opter pour une organisation par client ou projet, par date ou par thème.
À vous de déterminer quelle méthode fonctionne le mieux selon votre manière de travailler. Enfin, nommez soigneusement et simplement vos dossiers afin de savoir immédiatement ce qu’ils contiennent et évitez les abréviations que vous risquez d’oublier.
3. Constituer des sous-dossiers
Une fois que vous avez rangé vos fichiers dans les différents dossiers généraux que vous avez créés, vous allez pouvoir les organiser en sous-dossiers.
Comme pour les dossiers généraux, créez des sous-dossiers qui ont du sens et suivent une certaine logique. Vous pouvez opter pour une organisation par date, par type de fichiers (Word, images, PDF, etc.) ou par catégories (communication, marketing, factures, etc.).
Pour rester efficace et retrouver rapidement vos documents, évitez de créer trop de sous-dossiers. Votre organisation doit être pratique et vos fichiers doivent rester faciles d’accès.
4. Nommer correctement les fichiers et dossiers
Il est essentiel de nommer de façon précise vos fichiers afin qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous faites une recherche sur votre ordinateur.
Si par exemple, vous venez de créer une facture pour votre client A, rangez-la soigneusement dans le dossier Client A > Facture > 2024 > Juillet. Évitez de la nommer simplement « facture », car vous en aurez certainement plus d’une pour ce client. Un nom de fichier pertinent serait plutôt « Facture Client A juillet 2024 ». Tant que vous le pouvez, essayez de faire au plus court en utilisant des abréviations par exemple (« nov » pour novembre).
Cependant, si vous souhaitez que vos fichiers apparaissent de façon chronologique, vous devez prendre en compte la logique de classement de votre ordinateur qui est soit par ordre alphabétique, soit qui suit la nomenclature américaine concernant les dates, c’est-à-dire « année – mois – jour ». Idéalement, vous devriez donc nommer votre facture « 2024-11 Client A facture ».
Enfin, si vous souhaitez que vos fichiers non datés suivent un ordre particulier, il suffit d’ajouter un numéro devant le nom (1-Planning ; 2-Partenaires ; 3-Budget ; etc.).
5. Archiver les documents dont vous n’avez plus besoin
Si vous avez terminé l’un de vos projets, vous pouvez déplacer tout le dossier contenant l’ensemble des documents liés à ce projet dans un dossier appelé « Archives ». Ne faites pas l’erreur de supprimer les dossiers de vos anciens projets, car vous pouvez toujours avoir besoin d’y jeter un œil pour vous aider sur un projet similaire.
Conservez ce dossier « Archives » sur votre ordinateur ou enregistrez-le au sein de Wimi Drive.
6. Utiliser une plateforme collaborative
Vous voulez un outil efficace pour stocker, organiser et partager facilement vos documents ? Une plateforme collaborative est l’outil idéal. Wimi vous propose un espace unique où vous pouvez centraliser tous les documents liés à vos projets et les échanger avec votre équipe, mais aussi avec vos clients et vos partenaires.
Vous retrouvez tous vos dossiers partagés par projet. Visualisez, éditez et partagez vos fichiers avec vos collaborateurs et programmez des sauvegardes automatiques. Vous contrôlez les droits d’accès aux différents dossiers et grâce à un système de versioning automatique, vous travaillez toujours sur la dernière version. Et surtout, vos données sont totalement sécurisées.
Quel système de classement adopter pour mes fichiers personnels et professionnels ?
Le choix de votre système de classement est avant tout personnel, car il dépend de vos problématiques et de vos besoins spécifiques, mais aussi de vos habitudes de travail.
Dans tous les cas, il est nécessaire de créer une structure de dossiers claire, logique et hiérarchisée. Un plan de classement personnel pourra ainsi être composé de catégories telles que « Documents administratifs », « Vie professionnelle » et « Vie professionnelle ». Ensuite, chacune de ses catégories peut comporter des sous-catégories. Par exemple, la partie « Documents administratifs » intégrera des dossiers « Impôts », « Banques » et «Assurances ».
De la même manière, vos fichiers professionnels seront organisés en dossiers principaux du type « Clients », « Marketing »et « Ressources humaines », eux-mêmes comportant des sous-dossiers pertinents.
Un point important est de conserver à tout moment une certaine flexibilité dans votre approche. De cette manière, vous pourrez faire évoluer votre système de classement au cours du temps.
Quels outils ou logiciels sont recommandés pour organiser ses documents ?
Le choix des outils est conditionné par la taille de votre entreprise ou la complexité des projets. Ainsi, si une TPE ou un indépendant peut classer ses documents avec des gestionnaires de fichiers natifs tels que l’explorateur de fichiers Windows ou le Finder de macOS, les équipes ont tout intérêt à se tourner vers une solution collaborative.
Une plateforme collaborative tout-en-un comme Wimi par exemple est utile pour adopter une approche globale de la gestion de projet. Au-delà du simple stockage de documents et leur classement, elle vous offre aussi des fonctionnalités telles qu’un espace de travail personnalisé ou des outils de gestion des tâches.
Les bonnes pratiques à adopter pour conserver un ordinateur bien rangé
Une fois que votre processus de classement des documents est terminé, ne relâchez pas vos efforts ! Pour capitaliser sur votre travail et conserver un ordinateur bien rangé, appliquez ces 3 bonnes pratiques.
- Procédez à un tri de manière régulière en supprimant tous les fichiers inutiles et réorganisez si nécessaire la structure de l’ensemble. Avec l’aide d’outils de nettoyage, nettoyez votre disque dur et votre système d’exploitation.
- à mesure que vous ajoutez de nouveaux fichiers, n’oubliez pas d’ajouter des tags ou des étiquettes au sein de votre espace Wimi pour retrouver vos documents en quelques secondes.
- Protéger vos données en organisant des sauvegardes régulières ou à profiter de la fonctionnalité de sauvegarde automatique de Wimi pour gagner du temps et assurer la préservation des informations essentielles.
Conclusion
Classez vos documents sur votre ordinateur n’est pas si compliqué. Vous serez étonné de voir à quel point un ordinateur et des documents bien rangés vous permettent d’être plus productif. Et quel sentiment d’accomplissement après avoir fait ce grand ménage. Vous savez ce qu’il vous reste à faire !
