Tout projet commence avec une idée. Mais pour que cette idée se transforme en un projet concret, le chemin est long et demande beaucoup de travail de préparation, d’organisation et de planification. Une fois que vous avez reçu l’accord pour démarrer le projet, vous devez informer le client, les parties prenantes et l’équipe projet de la manière dont celui-ci va se dérouler.
Pour cela, il existe un document incontournable : le brief projet. Ce document permet de résumer les informations clés du projet, d’en donner les grandes lignes et de communiquer sur ses objectifs principaux afin que tous les acteurs concernés aient la même compréhension du projet.
Découvrez ce qu’est un brief projet et comment en créer un.
Qu’est-ce qu’un brief projet ?
Le brief de projet est un résumé qui décrit rapidement les objectifs et les exigences du projet. Concis et facilement compréhensible, il s’adresse à l’équipe projet, aux différentes parties prenantes et au client. Il doit être rédigé avant le lancement du projet et doit contenir les informations suivantes :
- les raisons et les exigences du projet
- ses objectifs principaux,
- sa portée,
- les différents jalons,
- les livrables,
- le calendrier du projet.
Ce document clé est là pour vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement et plus efficacement. Grâce à lui, toutes les personnes impliquées dans le projet ont le même niveau d’information, et connaissent l’orientation du projet ainsi que la manière dont il sera géré. Chacun pourra alors mieux accomplir son rôle et ses missions.
La longueur du brief dépend généralement de la complexité du projet. Il n’est pas aussi détaillé qu’un plan de projet auquel il sert de base, mais il peut compter plusieurs pages si nécessaire.
Quel est l’intérêt d’un brief projet ?
Un brief projet est essentiellement un outil de communication qui facilite la compréhension du projet et permet de s’assurer que le client et l’équipe projet sont sur la même longueur d’onde. Ainsi, le client a une idée précise des délais auxquels il doit s’attendre, des jalons et des livrables qu’il recevra. Cela permet d’éviter les conflits.
Le brief projet est votre document de référence, indispensable à la réussite du projet.
7 étapes pour créer un brief projet clair et précis
Maintenant que vous connaissez l’importance d’un brief de projet et son utilité, découvrez comment le créer. Sachez qu’il n’existe pas de modèle type de brief. Vous pouvez créer le format qui vous convient. Cependant, tout brief de projet doit inclure les éléments suivants :
- le nom du projet ;
- les informations concernant le client (comment et qui contacter, son secteur d’activité, ses produits, sa clientèle) ;
- la description du projet (le contexte, la portée, les livrables) ;
- les objectifs du projet ;
- les informations clés (le public cible, le planning, les jalons, la durée du projet, le budget, etc.).
Voici les principales étapes de la création d’un brief projet.
Commencer par un court résumé
Présentez le projet et décrivez les points essentiels dans un petit paragraphe. L’objectif est qu’en le lisant, n’importe qui aura une idée globale du projet sans avoir besoin de lire l’intégralité du brief.
Présenter le client
La présentation du client est importante car elle permet à l’équipe projet de comprendre pour qui le projet est réalisé. Cette section doit inclure :
- le nom du client,
- son secteur d’activité,
- les produits / services qu’il propose,
- sa vision et ses missions,
- une liste de ses concurrents,
- la personne responsable du projet et les informations pour la contacter.
Décrire le projet
Cette partie est importante car elle permet de présenter le projet plus en détails. Décrivez quel est le but de ce projet, s’il s’agit de créer quelque chose de nouveau (fabriquer un nouveau produit) ou de repenser quelque chose d’existant (la refonte d’un site web). Parlez du contexte, de ce qui motive le client à réaliser ce projet, et précisez quelles sont ses exigences. Mentionnez également toutes les informations pertinentes comme la portée du projet et les livrables attendus.
Énoncer les objectifs du projet
Dans cette section, vous devez faire apparaître ce qui est attendu de ce projet, ce que vous souhaitez accomplir à travers ce projet. Des objectifs clairement définis permettront à votre équipe d’être plus efficace et productive.
Pour cela, aidez-vous de la méthode SMART afin de définir des objectifs qui soient :
- Spécifiques : il s’agit de répondre aux questions qui, quoi, où, quand, combien et pourquoi.
- Mesurables : vous devez pouvoir mesurer votre progression grâce à des indicateurs.
- Atteignables : avez-vous le temps, les ressources, les compétences et le budget nécessaires pour atteindre ces objectifs ?
- Réalistes : vos objectifs sont-ils pertinents ? Sont-ils en accord avec les objectifs stratégiques de votre entreprise ?
- Temporellement définis : quand ce projet doit-il être terminé ? Quelles sont les dates clés du projet ?
Déterminer le calendrier et le budget
Désormais, vous devez identifier la date de livraison du projet, et établir un échéancier avec les dates clés. Cela permet à votre équipe de s’organiser et de planifier son travail pour atteindre les jalons dans les délais.
Il est également recommandé de définir le budget du projet et de déterminer comment il va être utilisé afin de connaître votre marge de manœuvre financière en cas d’imprévus.
Savoir qui est la cible
Le projet est réalisé dans le but de répondre au(x) besoin(s) d’un public cible. Pour garantir son succès, il doit être terminé dans les temps, respecter le budget, mais surtout il doit répondre aux attentes des futurs utilisateurs. Il est donc essentiel de savoir qui est votre audience. Généralement, c’est le client qui vous fournit ces informations (données démographiques, centres d’intérêt, etc.).
Inclure toute information pertinente
Enfin, votre brief projet s’adresse à votre équipe projet et aux parties prenantes. Vous devez donc ajouter toutes les informations qui peuvent leur être utiles pour pouvoir accomplir efficacement leurs tâches et garantir le succès du projet. Par exemple, définissez clairement les rôles, les responsabilités et les missions de chacun.
Pour résumer
Le brief projet est un document indispensable car il offre un rapide aperçu du projet à l’ensemble des personnes concernées (en interne comme en externe) en regroupant toutes les informations clés.
Pour gérer efficacement votre projet, utilisez les bons outils tels qu’un logiciel de gestion de projet Wimi.
