Comment créer un organigramme fonctionnel pour votre entreprise ?

Lorsque l’on arrive dans une nouvelle entreprise, il faut un peu de temps pour prendre ses marques, apprendre comment fonctionne la société dans son ensemble ainsi que chaque service, et découvrir quelle fonction occupe chaque personne, et quels rôles et responsabilités y sont associés.

Pour s’y retrouver plus facilement, les entreprises utilisent un organigramme qui est généralement distribué aux nouveaux employés dans leur kit de bienvenue.

Définition : qu’est-ce qu’un organigramme ?

L’organigramme est une représentation visuelle, structurelle et schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques qui existent au sein d’une entreprise. C’est-à-dire qu’il décrit qui fait quoi, qui dépend de qui et comment sont prises les décisions. Il donne une vision claire et simplifiée de l’organisation d’une entreprise, d’un service ou d’un projet, et il explique la répartition des postes et les relations entre chaque fonction.

Pour résumer, l’organigramme est une sorte de mode d’emploi qui permet de comprendre comment fonctionne l’organisation et comment est organisé chaque rôle.

A quoi sert un organigramme d’entreprise ?

Par exemple, pour la gestion d’un projet, l’organigramme va permettre de définir toutes les fonctions nécessaires à la réalisation du projet. Ensuite, il sera plus facile pour le chef de projet de répartir efficacement les rôles et les tâches à chaque membre de l’équipe et de suivre l’avancement de chaque mission.

Au sein d’une entreprise, l’organigramme fonctionnel permet également d’identifier les membres d’une équipe projet en dehors des liens hiérarchiques. En cas de doute, chaque personne peut alors se référer à l’organigramme pour savoir à qui s’adresser ou pour connaître les responsabilités de chaque personne impliquée dans le projet.

L’organigramme permet de définir trois éléments essentiels dans une entreprise :

• La hiérarchie : quelles sont les relations entre chaque département au sein de l’entreprise, par exemple à quel département est rattaché le service communication ou le service finances ? Puis, au sein de chaque département, l’organigramme définit qui est le responsable et quels sont les liens entre les différentes fonctions. Comment sont déléguées les tâches ? Qui est chargé de la validation ? Même chose pour l’organigramme d’un projet.
• L’étendue des responsabilités : l’organigramme permet de déterminer quelle est l’étendue des responsabilités de chaque service et de chaque fonction.
• La prise de décision: les décisions finales sont-elles centralisées, c’est-à-dire uniquement prises par le dirigeant de l’entreprise ou chaque service ou équipe peut prendre ses propres décisions ? La prise de décision est alors décentralisée.

Enfin, l’organigramme est indispensable pour faciliter la vie des nouveaux employés. En effet, souvenez-vous de vos premiers jours de travail dans votre nouvelle entreprise. Pas facile de mémoriser tous les noms et les fonctions de chaque nouvelle personne que vous rencontriez dans l’entreprise. Quel soulagement de pouvoir consulter l’organigramme pour associer un nom à un visage, à un poste et surtout à une fonction.

Pour être efficace, un organigramme doit être régulièrement mis à jour, c’est-à-dire dès qu’un poste est créé ou supprimé, qu’une personne change de service, quitte l’entreprise ou qu’un nouveau collaborateur est recruté.

Quels sont les quatre différents types d’organigramme

Il existe différents types d’organigramme :

• L’organigramme hiérarchique en pyramide : ce type d’organigramme structurel présente la direction en haut, puis les différents services ayant moins de pouvoir en dessous. De haut en bas, les lignes verticales de ce format d’organigramme indiquent les liens d’autorité et de subordination et les lignes horizontales représentent les rapports d’égalité.
• L’organigramme en arbre : ce modèle d’organigramme fonctionne comme celui en pyramide, sauf qu’il se lit de gauche à droite, la direction (ou le niveau hiérarchique le plus important de l’entreprise) se trouve à gauche.
• L’organigramme circulaire ou planétaire pour les entreprises qui privilégient une organisation non-hiérarchique. Le management se situe au centre et les différents services gravitent tout autour.
• L’organigramme plat dans lequel il y a très peu de niveaux entre les salariés et la direction. Cela indique que les salariés sont plus impliqués dans la prise de décision.

Notez qu’il est possible de créer un organigramme par gamme de produit, par marché, par secteur d’activité, par zone géographique, etc.

Comment faire un organigramme fonctionnel ?

Voici les différentes étapes à suivre pour construire un organigramme :

1. Identifiez la structure organisationnelle de chaque service et chaque fonction existant au sein de l’entreprise et les relations qu’ils entretiennent les uns avec les autres.
2. Rencontrez chaque personne, échangez avec elle pour connaître précisément son rôle et ses responsabilités. N’oubliez pas de les prendre en photo.
3. Discutez avec les équipes pour connaître leur fonctionnement, leur processus de validation, etc.
4. Définissez le type d’organigramme que vous allez utiliser et s’il sera diffusé uniquement en interne ou transmis également en externe à vos partenaires, clients, fournisseurs, financeurs, etc.
5. Il existe de nombreux outils ou logiciels qui permettent de créer facilement et rapidement un organigramme. Certains logiciels de gestion de projet proposent aussi cette option.
6. Votre organigramme doit être visuel. Ajoutez les photos des salariés afin que chacun puisse mettre un nom sur un visage et apprenne à se connaître. Veillez à actualiser régulièrement les photos. Utilisez des couleurs et/ou des formes différentes, des flèches, des traits pleins ou en pointillés pour représenter les relations hiérarchiques, fonctionnelles ou organisationnelles, les liens ponctuels ou réguliers, etc. N’oubliez pas d’expliquer leur signification dans une légende.
7. Ne surchargez pas votre organigramme d’informations. Il doit rester lisible, clair et compréhensible par tous en un coup d’œil.
8. Si vous travaillez dans une grande entreprise. Faites un organigramme global, puis créez un organigramme plus détaillé pour chaque service.
9. L’organigramme final doit être validé par la direction ainsi que par chaque service.
10. Demandez à chaque service de vous communiquer tout changement afin que vous puissiez actualiser l’organigramme en temps réel.

Exemple et modèle d’organigramme créé au sein de Wimi

Chez Wimi, nous avons créé un espace dédié dans lequel chaque collaborateur dispose de sa propre carte de présentation. Cet espace permet aux nouveaux collaborateurs de s’intégrer dans l’équipe plus facilement et de rapidement comprendre qui fait quoi dans l’entreprise.

Pour unifier la façon dont les membres de l’équipe se présentent nous mettons à leur disposition un modèle de présentation en 10 questions dans l’esprit d’un questionnaire de Proust :

• Si je devais expliquer mon job à un enfant de 10 ans, que lui dirais-je ?
• Si j’étais une chanson, je serai :
• Si j’étais un livre, je serai :
• Si j’étais un objet, je serai :
• Si j’étais un plat cuisiné, je serai :
• Si j’étais un animal, je serai :
• Si j’étais une ville, je serai :
• Si j’étais une qualité, je serai :
• Si j’étais un défaut, je serai :
• Si j’étais une personnalité, je serai :
• Si j’étais un super-héros, je serai :

Ce modèle d’organigramme est simple et rapide à créer et demande quelques minutes tous les mois pour s’assurer qu’il est bien à jour.

Conclusion

L’organigramme est un outil efficace pour comprendre le fonctionnement général d’une entreprise et avoir une vision d’ensemble de tous les métiers et des liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants. Assurez-vous qu’il soit mis à jour régulièrement pour éviter qu’il ne tombe dans l’oubli.