Un espace collaboratif est un lieu où les membres d’une équipe travaillent ensemble sur des projets, partagent des informations efficacement et communiquent de manière fluide. Cet espace vous offre l’opportunité de centraliser les données en un seul endroit pour améliorer la performance de l’ensemble de vos actions. Voyons comment créer un espace collaboratif pour exploiter tout son potentiel.
Quel est l’intérêt d’un espace collaboratif ?
Un espace collaboratif est conçu pour faciliter le travail en équipe et booster la productivité. Il offre un environnement où les individus peuvent interagir, partager des idées et atteindre des objectifs communs de manière plus efficace. En déployant un tel espace, vous pourrez ainsi fluidifier la communication avec les outils de messagerie instantanée, favoriser la créativité et l’innovation via des sessions de brainstorming en ligne, mais aussi accroître la productivité en suivant les tâches de manière facilitée.
Un atout essentiel de l’espace collaboratif est qu’il est accessible en tout temps et en tout lieu via une simple connexion internet. Par conséquent, il favorise les interactions, renforce le sentiment d’appartenance et améliore grandement la flexibilité de l’entreprise en permettant de s’adapter à différents modes de travail (présentiel, hybride et à distance).
Créer un espace collaboratif en 7 étapes
En sept étapes simples, vous pouvez créer un espace collaboratif pour renforcer la performance de votre équipe.
1. Définir ses objectifs
La première étape consiste à identifier avec précision les raisons qui vous poussent à créer un espace collaboratif. Est-ce pour renforcer la communication ? Pour partager des ressources ? Pour gérer des projets ?
Lors de cette phase préparatoire, vous devez aussi vous demander quels résultats vous attendez du déploiement de l’espace en ligne. En prenant le temps de vous poser les bonnes questions, il est possible d’orienter plus clairement l’aménagement de votre espace et le choix des outils collaboratifs.
2. Impliquer les utilisateurs
L’espace que vous allez mettre en place doit avant tout répondre aux besoins de ses futurs utilisateurs. Pour cette raison, nous vous recommandons de les consulter afin de bien comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Vous pouvez utiliser différentes approches telles que l’organisation d’ateliers ou la création de sondages. L’important ici est de recueillir les idées pour identifier les fonctionnalités incontournables et les outils collaboratifs les plus adaptés.
Notez qu’en impliquant les utilisateurs dès le début, vous favorisez leur adhésion au projet et augmentez significativement les chances de succès de votre espace collaboratif.
3. Choisir son outil collaboratif
Afin d’être utilisé par votre équipe, l’outil collaboratif doit nécessairement être intuitif et facile à prendre en main. Privilégiez un outil disponible sur différents appareils (ordinateurs, tablettes et smartphones) pour permettre à chaque utilisateur de travailler efficacement, quelle que soit sa localisation géographique.
De nombreuses solutions performantes existent sur le marché pour accompagner vos projets. Nous pouvons notamment citer Trello qui est réputé pour ses fonctionnalités de gestion de projet et de suivi des tâches ou bien encore Notion qui est une plateforme polyvalente centrée sur la prise de notes, la gestion de bases de données et la création de wikis.
Vous pouvez aussi opter pour Slack ou Google Workspace selon vos besoins. L’important est de prendre le temps de tester différents outils afin de déterminer celui qui correspond le mieux à vos besoins et votre budget.
4. Intégrer les bonnes technologies
Si vous souhaitez tirer pleinement parti de votre espace collaboratif, il est nécessaire de préparer un environnement adapté. Votre infrastructure technologique solide reposera notamment sur une connexion internet haut débit fiable et des accessoires dédiés à la visioconférence (caméras, micros, écrans)
Pour préserver vos données d’entreprise, prévoyez aussi un système sécurisé dédié à la sauvegarde et au stockage des fichiers.
5. Former les utilisateurs
Une fois que les fondations de votre espace collaboratif sont en place, prenez le temps de former les utilisateurs. Organisez des sessions de formation ouvertes à tous afin d’expliquer comment utiliser efficacement l’espace et les outils associés.
Ce type d’initiative est aussi l’occasion de partager avec vos collaborateurs de bonnes pratiques liées à la cybersécurité afin d’éviter la perte de données et lutter contre les éventuelles tentatives de phishing.
Fournissez à vos interlocuteurs des guides ou des tutoriels complets pour leur permettre de résoudre de manière autonome les problèmes les plus courants.
6. Créer des règles d’utilisation
Afin de garantir le bon fonctionnement de l’espace collaboratif, il est crucial de définir en amont des règles claires et partagées par tous.
S’il s’agit d’un espace collaboratif physique, instaurez des règles de courtoisie pour favoriser les échanges respectueux et fluides. Définissez des règles d’utilisation des équipements et encouragez chacun à maintenir l’espace propre et rangé.
Pour un espace numérique, le plus important est de clarifier les rôles et les responsabilités afin de préserver les données d’entreprises. Mettez en place un processus de validation et de suivi des tâches afin de préserver à tout moment la performance de l’équipe. Enfin, déployez des règles de sécurité informatique pour protéger vos données sensibles.
7. Évaluer et améliorer
La création d’un espace collaboratif est un processus itératif, il est donc indispensable de l’évaluer régulièrement et de l’améliorer en continu.
Recueillez les retours des utilisateurs via des enquêtes de satisfaction, des groupes de discussion ou une boîte à idées pour identifier l’ensemble des points à améliorer.
Suivez certains indicateurs clés de performance comme le nombre de connexions, le taux d’utilisation des outils ou le nombre de projets collaboratifs afin de dégager des axes d’optimisation. Faites ensuite évoluer l’espace collaboratif en fonction de l’évolution des besoins et l’évolution des technologies disponibles.
Quel est le meilleur outil pour créer un espace collaboratif en ligne ?
Un outil de création d’espace collaboratif doit comporter certains éléments incontournables. Ainsi, il doit idéalement intégrer une messagerie instantanée et une application de visioconférence pour faciliter les échanges entre les membres du groupe. Les tableaux de bord, listes de tâches et calendriers partagés sont quant à eux importants pour suivre l’avancement des projets. Des options de partage de fichier pour les entreprises, une gestion des versions, une grande facilité d’utilisation ainsi qu’une sécurité des données viennent compléter un outil de qualité.
Wimi est l’espace collaboratif idéal, car il intègre tous les éléments mentionnés ci-dessus et même plus ! En effet, Wimi est une plateforme tout-en-un qui regroupe l’ensemble des outils nécessaires à la collaboration en un seul endroit. De la collaboration en temps réel à la gestion de projet avancée, vous pouvez exploiter à 100% le potentiel du digital.
Wimi prend aussi soin de vos données d’entreprises en intégrant un chiffrement robuste, un système d’authentification multi-facteurs et une gestion des droits d’accès. De plus, Wimi héberge vos informations dans des centres de données situés en France pour maximiser la sécurité et garantir la souveraineté numérique.
