Un intranet est un outil de communication et de partage d’informations précieux au sein d’une entreprise. Toutefois, sa création et son déploiement peuvent s’avérer être délicats. Afin de vous accompagner dans ce processus, nous vous présentons les différents types d’intranet ainsi que les étapes incontournables d’un projet de création d’un intranet d’entreprise.
Quels sont les différents types d’intranet ?
Nous pouvons distinguer quatre types d’intranet principaux. Chacun possède ses propres avantages et ses propres fonctionnalités qui peuvent être utiles à votre équipe de collaborateurs.
Intranet statique
Ce premier type d’intranet intègre des fonctions basiques. Ainsi, chaque salarié de l’organisation est en mesure d’accéder à des informations essentielles grâce à un annuaire interne, un manuel de l’employé ou des communiqués de presse. C’est l’approche la moins coûteuse, mais qui dispose du moins de fonctionnalités.
Intranet dynamique
Ce modèle d’intranet va plus loin, car il permet aux utilisateurs de la plateforme de partager un fichier de façon sécurisé. Les collaborateurs ont aussi la possibilité de participer à des forums internes ou d’exploiter des outils de collaboration.
Intranet social
Dans cette catégorie, des éléments de médias sociaux sont ajoutés. Nous pouvons par exemple citer des flux d’activités, des outils de messagerie instantanée ou des groupes de discussion. Son utilisation est intéressante pour favoriser la communication entre les différents départements afin de les décloisonner.
Intranet portail
Enfin, cette dernière approche est la plus complète. Véritable outil tout-en-un du travail en équipe, il offre l’opportunité à l’utilisateur d’accéder à toutes les informations dont il peut avoir besoin. Ce dernier retrouve alors au sein du portail des éléments liés à la sauvegarde en ligne pro tels que les documents ou rapports, mais aussi les logiciels métiers.
Comment réaliser un intranet d’entreprise en 4 étapes ?
Pour réussir votre projet d’intranet, vous devez suivre quelques étapes incontournables. Elles vous garantissent un résultat optimal qui sera en mesure de répondre aux attentes des différentes équipes.
Définir les besoins de votre entreprise
La première étape du projet est d’identifier vos besoins pour fixer les objectifs à atteindre. Vous devez pour ce faire vous poser quelques questions qui permettront d’affiner votre approche de l’intranet.
Demandez-vous par exemple s’il doit :
- Améliorer la communication ;
- Faciliter la collaboration et la gestion des équipes ;
- Rendre plus fluide le partage de connaissances.
Choisir la solution d’intranet adaptée
Ensuite, il est nécessaire de sélectionner la meilleure solution d’intranet pour votre projet. Pour faire le bon choix, vous devez prendre en considération ces critères :
- Fonctionnalités : Vérifiez que toutes les fonctions dont vous avez besoin sont présentes. Cela peut être des fonctionnalités de collaboration ou de médias sociaux par exemple.
- Interface utilisateur : Votre solution intranet doit être accessible et agréable pour inciter les collaborateurs à l’utiliser.
- Coût de la solution : La solution envisagée doit répondre aux besoins, mais aussi respecter les contraintes de coût.
- Sécurité des données : Il est indispensable de s’assurer de la sécurité des données d’entreprises et de la conformité liée aux données personnelles.
Une fois ces critères pris en compte, vous pouvez concevoir l’architecture de la plateforme.
Concevoir et mettre en place l’intranet
La phase de conception est celle qui nécessite le plus de ressources en termes de temps et d’argent. Vous devez créer le contenu qui sera présent au sein de la solution, mais aussi concevoir l’architecture, personnaliser l’interface utilisateur et réaliser des tests pour garantir le bon fonctionnement de la plateforme.
Afin de maximiser vos chances de réussites, suivez ces quelques bonnes pratiques :
- Impliquez vos employés dans le processus de création et prenez en compte leurs retours ;
- Créez un design simple et intuitif, même pour les collaborateurs peu à l’aise avec la technologie ;
- Utilisez un contenu de haute qualité tout au long de la phase de conception ;
- Prenez le temps de tester l’intranet de manière approfondie avant son déploiement.
Promouvoir votre intranet d’entreprise
Une fois que la solution est développée et fonctionnelle, n’hésitez pas à la promouvoir auprès des employés. Encouragez-les à l’utiliser via une newsletter interne et créez des tutoriels pour faciliter la prise en main.
Vous pouvez aussi présenter les différentes fonctionnalités telles que le partage de fichiers via le serveur FTP ou les fonctionnalités collaboratives. Plus vous fédérez les employés autour de la solution, plus elle deviendra pertinente pour votre entreprise.
