Transmettre des informations liées à votre entreprise, vos projets ou vos collaborateurs n’est pas un acte anodin. Lors d’échanges de mail, des individus malintentionnés peuvent intercepter des informations et vous porter préjudice. Pour répondre à cette problématique centrale de la confidentialité des données, découvrez dans cet article comment mettre en place un processus adapté pour envoyer vos documents par e-mail de manière sécurisée.
Quels types de documents envoyer par e-mail ?
L’e-mail est un canal polyvalent, car il peut être utilisé pour envoyer une grande variété de documents. Il peut s’agir aussi bien d’images, de fichiers de travail que de feuilles de calcul ou de compte-rendu de réunions. Notons cependant qu’il arrive aussi que des documents confidentiels tels que les contrats ou des données financières transitent par ce biais.
La question des risques liés aux données doit alors clairement se poser. Demandez-vous où se retrouvent les informations après l’envoi et penchez-vous sur la manière dont elles sont utilisées. Au regard de cet examen peuvent surgir des risques bien définis comme des failles liées au support de stockage, aux accès non autorisés voire au partage non intentionnel d’informations suite à un renvoi d’e-mail au mauvais destinataire.
Comment envoyer un document par e-mail de façon sécurisée ?
Afin de vous préserver des pertes de données ou des tentatives de piratage, nous vous recommandons de suivre un processus simple en cinq étapes. Grâce à lui, vous pouvez rationaliser et sécuriser l’envoi de documents par e-mail.
1. Utiliser un mot de passe pour protéger le document
La première chose à faire est d’agir en amont. Avant d’envoyer votre document (PDF, Word, etc.), il est crucial de le protéger via un mot de passe robuste. La plupart des logiciels peuvent vous accompagner lors de cette étape, car ils proposent cette fonctionnalité.
Votre interlocuteur doit avoir ensuite la possibilité d’ouvrir le document. Vous devez donc lui fournir ce mot de passe, mais il est indispensable de le faire en suivant certaines bonnes pratiques. Ainsi, n’intégrez jamais le mot de passe dans le corps de l’e-mail. Privilégiez au contraire un canal de communication distinct, comme un SMS, un appel téléphonique ou une application de messagerie chiffrée, pour éviter qu’il ne soit intercepté durant le transfert d’informations.
2. Compresser et chiffrer les fichiers
Lors de l’envoi de plusieurs documents en simultané, regroupez-les dans une archive compressée en utilisant un logiciel spécialisé (WinRaR ou 7-Zip). Lors de la création du dossier, activez l’option de chiffrement et définissez un mot de passe complexe.
Cette méthode présente un double avantage : la compression réduit la taille des fichiers pour un envoi plus rapide et le chiffrement sécurise les données.
3. Utiliser une solution de transfert sécurisé
Pour les documents les plus sensibles, optez plutôt pour des services spécifiquement conçus pour le transfert sécurisé de fichiers. Des solutions telles que WeTransfer (en optant pour la version Pro qui inclut le chiffrement) ou FileVert proposent des fonctionnalités de sécurité avancées, comme le chiffrement et la protection par mot de passe.
Vous pouvez aussi privilégier des plateformes collaboratives sécurisées comme Wimi. Cette solution tout-en-un intègre notamment des outils de partage de fichier pour les entreprises avec un chiffrement transparent de bout en bout, garantissant que seuls l’expéditeur et le destinataire puissent accéder au contenu.
4. Vérifier l’adresse du destinataire
Une erreur d’inattention peut avoir de lourdes conséquences. Avant de cliquer sur “ Envoyer ”, prenez systématiquement le temps de vérifier l’adresse e-mail du destinataire. Une simple faute de frappe peut diriger votre document vers une personne non autorisée et provoquer en quelques secondes une fuite d’information potentiellement critique.
Pour éviter une telle situation, il est envisageable de copier-coller l’adresse e-mail pour éviter les fautes de frappe. Vous pouvez aussi utiliser un carnet d’adresse, ce qui permet d’éviter de saisir les adresses manuellement à chaque envoi.
5. Supprimer les métadonnées sensibles
Les documents contiennent souvent des métadonnées, c’est-à-dire des informations cachées. Celles-ci peuvent être de nature diverse : nom de l’auteur, historique des modifications, localisation, date de création, etc. Or, ces informations peuvent être exploitées à des fins malveillantes.
Par conséquent, il est indispensable de les supprimer avant tout envoi de document si vous désirez renforcer la sécurité du transfert d’informations. Certains logiciels offrent cette fonctionnalité. Sur Microsoft Word par exemple vous pouvez “ Inspecter le document ” (accessible via l’onglet “ Fichier ”) pour identifier et supprimer ces métadonnées.
Comment former les employés aux bonnes pratiques de sécurité ?
Former ses employés aux bonnes pratiques de sécurité est essentiel pour protéger votre entreprise contre les cyberattaques et les fuites de données. Quelques conseils peuvent vous aider à sensibiliser efficacement vos équipes.
- Commencez par mettre en place une politique de sécurité claire et concise. Définissez les bonnes pratiques concernant l’utilisation des mots de passe, la navigation sur internet et, bien sûr, l’envoi des données par e-mail. Profitez-en pour expliquer en détail les risques liés au non-respect de ces règles comme le phishing, les logiciels malveillants et les fuites de données.
- Organisez des formations régulières en ligne ou en présentiel sur les bonnes pratiques de sécurité. Utilisez des exemples concrets ainsi que des mises en situation afin d’illustrer de manière claire les risques et les bons comportements à adopter.
- Sensibilisez spécifiquement les collaborateurs aux bonnes pratiques d’envoi de données par e-mail. Ces derniers doivent apprendre à chiffrer un e-mail, utiliser un mot de passe fort, vérifier l’adresse e-mail du destinataire et ne jamais envoyer d’informations sensibles via des comptes personnels.
En complément de la formation, nous vous encourageons à adopter une solution collaborative sécurisée comme Wimi. Votre équipe pourra ainsi travailler ensemble de manière fluide, performante et apaisée. Avec cet outil, vous stockez et partagez des documents chiffrés de bout en bout sur des serveurs situés en France. De plus, vous définissez les permissions de manière granulaire via le contrôle d’accès et améliorez la traçabilité grâce à l’historique des versions.
En combinant la formation à l’utilisation d’une plateforme sécurisée comme Wimi, vous renforcez la sécurité de vos données tout en améliorant la productivité des équipes. Vous créez ainsi un environnement de travail collaboratif, efficace et sécurisé.
