Estimer le temps d’une tâche ou d’un projet est un jeu de devinettes. Voici trois éléments à prendre en compte lorsque vous abordez cet exercice en gestion de projet :
- Nous avons du mal à estimer la durée d’une tâche ou d’une activité
- Nous avons tendance à prendre le temps alloué par notre manager plutôt que le temps dont nous avons tellement besoin pour faire une tâche
- Nous devons toujours prévoir des ralentissements sur le calendrier de projet
Même s’il parait difficile de calculer la durée d’une tâche, vous devez calculer toutes les variables de votre mieux et déterminer une fenêtre dans laquelle vous êtes certain que le travail sera terminé.
Voici 6 méthodes qui vous permettront d’estimer la durée des tâches pour mieux les planifier et les répartir au sein de l’équipe.
Les 9 techniques incontournables pour une répartition des tâches performante
1. Jugement professionnel
Utilisez l’expertise d’un membre de l’équipe qui connaît précisément la tâche dont il est question. Ce collaborateur peut vous dire combien de temps la réalisation de la tâche prendra en fonction de son expérience antérieure.
Si vous n’avez pas accès à l’information en interne, vous pouvez faire appel à un expert pour vous aider.
2. Jugement collectif
Vous pouvez aussi mettre à profit l’expérience globale de l’équipe. Échangez tous ensemble sur cette question et faites une estimation d’après les retours obtenus lors cette conversation.
Cette approche peut manquer de précision, mais cela peut être un bon moyen de parvenir à un consensus, surtout si vous n’avez pas d’expérience en termes d’estimation de durée des tâches.
3. Estimation par analogie
L’une des méthodes les plus répandues : baser ses estimations sur les résultats d’un projet précédent. Si votre entreprise a déjà réalisé un projet similaire et que vous pouvez accéder aux informations relatives à cette tâche antérieure, cela vous donnera une bonne idée de la durée à considérer pour un même type de tâche.
4. Approche paramétrique
Si la tâche que vous évaluez est relativement simple et répétitive, vous pouvez réaliser des calculs pour estimer la durée globale de l’activité. Par exemple, s’il faut une heure à une personne pour creuser un trou et que vous avez besoin de dix trous, cela prendra dix heures de travail. Si vous doublez les ressources et disposez de deux excavatrices, cela ne prend que cinq heures.
Le calcul nécessaire pour une approche paramétrique est le suivant :
Charge de travail estimée = charge de travail unitaire X nombre d’unités
5. Méthode par décomposition
Avec cette méthode, vous devez décomposer l’activité en tâches, mais aussi en sous-tâches et sous-sous tâches. L’objectif est d’arriver à un niveau de précision suffisant pour faire un calcul efficace.
En prenant en considération votre expérience, vos connaissances ou des données historiques, estimez le temps nécessaire pour réaliser chaque élément.
En additionnant ensuite chaque sous-tâche, vous obtiendrez le chiffrage de l’activité que vous désirez mesurer. Pensez à ajouter une marge de sécurité pour tenir compte des retards et des imprévus éventuels.
6. Le calcul en trois points
Dans le cadre du calcul en trois points, vous prenez en compte des scénarios médians, optimistes et pessimistes. Cela permet d’obtenir une fourchette de temps réaliste pour optimiser vos chances de succès. En prenant en compte les possibles incertitudes, il est en effet bien plus facile de s’y préparer efficacement.
Voici le calcul à réaliser pour estimer la durée des tâches :
Durée de la tâche = (durée optimiste + durée pessimiste + 4 x durée probable) / 6
Les durées optimistes et pessimistes désignent respectivement une situation où tout se déroule sans encombre et où rien ne se déroule comme prévu. La durée probable est une estimation moyenne classique.
7. Données historiques (ou estimation analogue)
Basez vos estimations sur les résultats d’un projet précédent. Si votre entreprise a déjà réalisé un projet similaire et que vous pouvez accéder au temps passé pour une tâche similaire, cela vous donnera une bonne idée de la durée de la même tâche.
Encore une fois, si vous n’avez pas ces informations en interne, vous pourrez sûrement vous appuyer sur des entreprises partenaires ou des données publiées sur votre industrie.
Ce type d’estimation est rapide, mais vous n’obtiendrez pas de résultats extrêmement précis.
8. Analyse statistique et mathématique (ou estimation paramétrique)
Si les mathématiques ne faisaient pas partie de vos matières préférées à l’école, vous n’aimeriez pas cette partie. Si la tâche que vous évaluez est relativement simple et répétitive, vous pouvez utiliser des calculs simples pour calculer la durée globale de l’activité.
Exemple : s’il faut une heure à une personne pour creuser un trou et que vous avez besoin de dix trous, cela prendra dix heures de travail. Si vous doublez les ressources et disposez de deux excavatrices, cela ne prendre que cinq heures. Si vous apportez une machine qui fonctionne au double de la vitesse d’une personne, cela ne prendra que deux heures et demie.
Pas toujours applicable mais efficace sur certaines tâches simples.
9. Travailler à partir d’une fourchette (estimation en trois points)
Établissez les échelles de temps les plus probables, les meilleures et les pires pour la tâche. Ensuite, additionnez les durées pour le meilleur et le pire des cas, plus quatre fois la plus probable. Divisez par six.
Cela vous donne une durée estimée qui prend en compte les incertitudes de l’estimation mais pondère plus fortement le résultat vers le résultat le plus probable.
Voici l’équation :
Durée de la tâche = (durée optimiste + durée pessimiste + 4 x durée probable) / 6
- Durée optimiste : tout se déroule sans encombre
- Durée pessimiste : tout l’inverse de la durée optimiste
- Durée probable : durée la plus probable
NB : la durée probable peut être la même que la durée optimiste.
C’est un excellent moyen d’équilibrer les opinions de plusieurs experts de l’équipe qui ont tous le sentiment de savoir combien de temps cela prendra.
En pratique, c’est la technique qui se rapproche le plus de la réalité.
Quels sont les défis courants dans l’estimation de la durée des tâches ?
L’estimation de la durée des tâches est un défi récurrent en gestion de projet. Plusieurs facteurs peuvent influencer la précision de ces estimations, et il est important d’en être conscient pour minimiser les risques de retard et de dépassement de budget.
Le premier écueil est la tendance à simplifier les estimations. En se basant sur des conditions normales, on oublie parfois de prendre en considération les interférences qui existent toujours dans un environnement imprévisible.
Afin de se rapprocher de la réalité, il est important, comme nous l’avons précisé plus haut, d’envisager des estimations optimistes, pessimistes et probables.
Différents biais peuvent aussi surgir lors du calcul. C’est notamment le cas du chef du projet qui, voulant être perçu comme efficace et ne désirant pas se permettre des retards, opte toujours pour la durée la plus longue possible.
S’il est difficile de se défaire des biais lors des analyses, il est toutefois essentiel de les comprendre pour affiner autant que possible ses calculs.
Quels outils peuvent aider à estimer la durée des tâches ?
Il existe de nombreux outils pour estimer la durée des tâches. Wimi, en tant que plateforme collaborative complète, propose plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider dans cette tâche
La fonction de gestion des tâches et sous-tâches par exemple vous permet de découper vos projets pour une meilleure granularité et une estimation plus précise. Vous pouvez assigner des durées à chaque tâche ou sous-tâche, puis visualiser l’ensemble dans un diagramme de Gantt.
Les outils de collaboration sont quant à eux parfaits pour impliquer l’équipe dans le processus d’estimation. Chaque membre peut aussi commenter les tâches et proposer des ajustements de durée.
Enfin, le suivi du temps passé sur les tâches est idéal pour comparer le temps estimé au temps réellement passé sur chacune des tâches. Ceci permet d’affiner les estimations pour les projets futurs.
Estimer la durée d’une tâche est essentiel pour évaluer le temps que vous devez consacrer à un projet : vous avez maintenant les outils pour le faire de manière optimale. Un logiciel de gestion de projet avec un gestionnaire de tâches tel que Wimi vous permet également d’estimer la durée de vos tâches quotidiennes.
