Au travail, les réunions sont incontournables. Qui n’a pas une réunion au moins une fois par semaine, voire une fois par jour ? Si souvent elles peuvent être chronophages et contre-productives, les réunions restent un outil de communication et de collaboration indispensable qui permet à la fois d’informer, d’échanger et de décider.
Pour que les réunions restent un outil de communication et de collaboration indispensable qui permet à la fois d’informer, d’échanger et de décider, elles doivent être courtes et bien préparées.
Le compte rendu de réunion est un alors un document incontournable, car il va vous permettre de cadrer les réunions, mais aussi de transmettre ensuite la teneur des échanges avec tous vos collaborateurs et partenaires. Découvrez dans cet article comment faire un compte rendu de réunion efficace.
Quel est l’intérêt d’un compte rendu de réunion ?
Vous venez de terminer une réunion efficace où des problèmes ont été résolus et où chacun est ressorti avec une liste de tâches à accomplir pour continuer à faire avancer le projet. C’est parfait.
Maintenant, attelez-vous à la rédaction d’un compte rendu de réunion, un document indispensable qui permet de mettre à l’écrit tout ce qui s’est dit oralement.
Voici les différents objectifs d’un compte rendu de réunion :
- résumer fidèlement les échanges ;
- formaliser les décisions prises et les responsabilités de chacun ;
- fixer des objectifs précis ;
- conserver une trace des discussions ;
- informer les participants ainsi que les absents ;
- préparer les prochaines réunions sur le même sujet.
Le compte rendu de réunion est uniquement informatif. Il doit retracer fidèlement le déroulement de la réunion et les différentes décisions qui ont été prises sans ajout, ni omission. Attention, il ne s’agit pas d’une retranscription des dialogues, mais d’une synthèse des idées et des décisions prises. Il sera conservé dans les archives.
Il doit être objectif et impersonnel, rédiger dans un ton neutre et ne contenir ni avis, ni commentaires. Enfin, il doit être clair, précis, concis et structuré, et les éléments essentiels doivent être visibles en un coup d’œil.
Le compte rendu de réunion permet de résumer fidèlement les échanges, formaliser les décisions prises et les responsabilités de chacun, mais aussi fixer des objectifs précis. En conservant une trace des discussions, vous pouvez informer les participants ainsi que les absents et préparer les prochaines réunions sur le même sujet.
7 étapes pour rédiger un compte rendu de réunion
Vous voulez rédiger un bon compte rendu de réunion ? Suivez ces 7 étapes.
1. Prenez la réunion en notes
Evidemment, pour rédiger un compte rendu précis et fidèle, il est indispensable de prendre des notes pendant la réunion. Pour vous simplifier la tâche et être certain de ne rien manquer, vous pouvez enregistrer la réunion avec votre téléphone (il existe des applis pour cela) ou un dictaphone.
Cela ne vous dispense pas de prendre des notes en même temps. Pour plus de rapidité, prenez directement vos notes sur votre ordinateur.
2. Le plus tôt, le mieux
Idéalement, vous devez rédiger le compte rendu immédiatement après la fin de la réunion, pendant que vous vous souvenez encore de tout ce qui s’est dit. Si vous avez un doute, n’hésitez pas à demander de l’aide à l’un des participants.
3. Créez un modèle standard
Pour plus d’efficacité, vous pouvez aussi créer une trame de compte rendu que vous utiliserez à chaque réunion. Ainsi, la prise de notes en sera facilitée, vous gagnerez du temps dans la rédaction et les participants seront habitués au format du compte rendu, surtout s’il s’agit d’une réunion régulière.
Pré-remplissez votre trame en avance avec les informations que vous connaissez déjà comme la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, les participants, etc. Pendant, la réunion, saisissez directement vos notes dans votre trame.
4. Les mentions obligatoires
Dans votre compte rendu de réunion, certaines informations essentielles doivent apparaître comme :
- le nom de l’entreprise ;
- la date et le lieu de la réunion ;
- la liste des participants et leur fonction respective, ainsi que les absents et les excusés ;
- l’ordre du jour ;
- les différents sujets abordés ;
- les décisions prises, les responsabilités de chacun et les informations clés discutées pendant la réunion (comme les tâches en cours et celles terminées) ;
- l’identité du ou des rédacteurs ;
- la date de la prochaine réunion.
5. Structurez votre compte rendu
Un bon compte rendu doit être facile à lire. Les lecteurs doivent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.
Idéalement, il doit se diviser en trois parties :
- une introduction : indiquez l’objet et les grandes lignes de la réunion ;
- le développement : reprenez un par un les différents points à l’ordre du jour. N’hésitez pas à utiliser des sections, des paragraphes, des puces, etc.
- une conclusion : précisez les décisions qui ont été prises, les nouvelles actions à réaliser, leur(s) responsable(s) et leur échéance ainsi que la date de la prochaine réunion.
6. Relisez-vous
Votre compte rendu est terminé ? Ne négligez pas la phase de relecture, essentielle pour ne rien oublier et s’assurer que votre compte rendu est cohérent. N’hésitez pas à faire relire votre document à un ou plusieurs participants avant de l’envoyer afin d’éviter des incompréhensions ou des omissions.
Assurez-vous également qu’il est écrit dans un français correct, sans fautes d’orthographe.
7. Envoyez le compte rendu rapidement
Il est préférable de diffuser votre compte rendu à l’ensemble des personnes concernées le plus rapidement possible, soit 2 ou 3 jours maximum après la réunion. Il est évident que les participants doivent le recevoir avant la prochaine réunion.
Envoyez-le à toutes les personnes conviées à la réunion, y compris les absents et les excusés afin qu’ils soient informés de ce qu’ils ont manqué et des éventuelles tâches qui leur ont été assignées.
Bonus >> Téléchargez gratuitement votre modèle de compte rendu de réunion
(formats doc, odt et google docs)
Enfin, le compte rendu doit être disponible et consultable facilement et à tout moment. Pour cela, partagez-le sur votre plateforme collaborative. Sur votre logiciel de gestion de projet (Wimi si tout va bien ;)), tous vos documents et comptes rendus de réunion sont centralisés et accessibles à toutes les personnes concernées.
Quels sont les principaux types de comptes rendus de réunion ?
Selon les objectifs de votre réunion, vous devez toutefois utiliser un type de compte rendu adapté à votre besoin. Pour ce faire, il est nécessaire de connaître les trois principaux types les plus utilisés.
Le compte rendu synthétique
Ce document résume les échanges entre les différents participants ainsi que les décisions qui ont été prises lors de la réunion. Il est simple, court, efficace et se concentre uniquement sur les éléments essentiels de la réunion.
Les minutes de réunion
Bien plus complet que le style précédent, il détaille de manière précise toutes les discussions et les commentaires, mais aussi les décisions prises, les actions à mettre en œuvre et parfois les jalons pour atteindre les objectifs.
Le procès-verbal de réception
Ce dernier type doit être utilisé uniquement dans le cadre de la gestion de projet lorsqu’il est nécessaire d’attester de la conformité des livrables. Ce compte rendu intègre par exemple les caractéristiques de ces livrables ainsi que la conformité aux exigences initiales du projet.
Les bonnes pratiques pour bien rédiger votre compte rendu
Pour plus d’efficacité, vous pouvez créer une trame de compte rendu que vous utiliserez à chaque réunion. Ainsi, la prise de notes en sera facilitée, vous gagnerez du temps dans la rédaction et les participants seront habitués au format du compte rendu, surtout s’il s’agit d’une réunion régulière.
Pré-remplissez votre trame en avance avec les informations que vous connaissez déjà comme la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, les participants, etc. Pendant la réunion, saisissez directement vos notes dans votre trame.
Dans votre compte rendu de réunion, certaines informations essentielles doivent apparaître comme :
- Le nom de l’entreprise ;
- La date et le lieu de la réunion ;
- La liste des participants et leur fonction respective, ainsi que les absents et les excusés ;
- L’ordre du jour et les différents sujets abordés ;
- Les décisions prises, les responsabilités de chacun et les informations clés discutées pendant la réunion (comme les tâches en cours et celles terminées) ;
- L’identité du ou des rédacteurs ;
- La date de la prochaine réunion.
Quels outils pour faire un bon compte rendu de réunion ?
Réaliser un compte rendu nécessite d’utiliser un certain nombre d’outils. Une plateforme comme Wimi vous offre l’opportunité de rédiger votre CR avec une suite complète. Le logiciel de traitement de textes notamment peut être utilisé pour prendre les notes et mettre en forme le compte rendu, tandis que l’outil tableur est incontournable pour effectuer un suivi des actions relatives aux décisions prises lors de la réunion.
Notez que la dimension collaborative de Wimi avec les fonctionnalités de co-édition et d’ajouts de commentaires sur les documents partagés est un bon moyen de rédiger ou relire le compte rendu de manière collaborative avant l’envoi de la version finale.
Si vous n’êtes pas à l’aise à 100% en orthographe, n’hésitez pas à exploiter le potentiel de correcteurs d’orthographes tels que Grammarly ou Antidote afin de ne laisser passer aucune coquille.
Téléchargez notre modèle de compte rendu de réunion
Pour vous aider à réaliser votre compte-rendu, nous vous proposons un modèle de compte rendu de réunion. Vous n’avez ainsi plus qu’à le compléter ou vous en inspirer pour créer votre propre modèle de document.
Le compte rendu doit être disponible et consultable facilement et à tout moment. Pour cela, partagez-le sur votre plateforme collaborative. Sur votre logiciel de gestion de projet, tous vos documents et comptes rendus de réunion sont centralisés et accessibles à toutes les personnes concernées.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour rédiger des comptes rendus de réunion fidèles. À vous de jouer !
Vous avez désormais toutes les clés en main pour rédiger des comptes rendus de réunion fidèles. A vous de jouer !
