La société évolue en permanence tout comme les attentes des employés. Toute entreprise qui désire croître et soigner son image de marque doit par conséquent innover et se moderniser. Cela passe bien évidemment par une transformation digitale et l’adoption d’outils de travail collaboratif. Mais il faut aussi concevoir le travail d’une autre manière. C’est alors que le concept de Smart Working prend tout son sens.
Englobant l’efficacité, la flexibilité et l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, cette nouvelle approche peut aider votre entreprise à s’adapter au travail d’aujourd’hui et envisager le travail de demain, notamment en ce qui concerne la gestion des espaces de travail.
Les fondements du Smart Working
Le Smart Working ou New Ways of Working désigne une nouvelle approche du travail en entreprise. Ce bouleversement est nécessaire pour répondre aux attentes des nouvelles générations qui désirent travailler autrement. Fini les horaires fixes, les espaces cloisonnés et le contrôle d’une hiérarchie pesante. Place à une organisation plus horizontale, un travail convivial et collaboratif ainsi qu’une nouvelle manière de partager l’espace.
Le Smart Working s’illustre par trois aspects centraux :
- Vision plus flexible du travail : De nombreuses initiatives permettant à l’employé de travailler où il veut, quand il veut via des horaires aménagés ou le flex office.
- Autonomie des collaborateurs : Les employés ont plus d’autonomie et peuvent s’organiser comme ils le souhaitent tant que les tâches qui leur sont confiées sont effectuées dans les temps et en respectant certaines normes de qualité.
- Importance du travail collaboratif : L’usage d’une plateforme collaborative permet aux différents collaborateurs, même dans le cadre du travail à distance, de rester connectés afin de préserver la cohésion du groupe.
Ainsi, le Smart Working facilite l’adoption de nouveaux modes de travail. Des outils technologiques adaptés et une organisation spatiale et managériale repensées favorisent une communication claire et transparente, un travail à distance fluide et intégré ainsi qu’un travail d’équipe performant.
Transformer les espaces de travail physiques
Au sein des générations Z et Y, 73% des salariés interrogés soulignent l’importance des espaces de travail dans leur décision de rejoindre une entreprise[1]. 79% de la génération Z plébiscite ainsi un espace de travail convivial[2]. Ces collaborateurs ont besoin d’un espace social en entreprise et privilégient la communication informelle ainsi que les feed-backs réguliers.
Or, le Smart Working répond parfaitement à ces besoins, car il vous permet de repenser les locaux de l’entreprise. Bureaux et salles de réunion doivent évoluer pour s’adapter aux attentes et façonner un environnement de travail propice au bien-être des employés.
Au lieu d’avoir des espaces de travail rigides et cloisonnés, optez pour des environnements modulables. Ces derniers seront plus efficaces pour répondre aux besoins variés des générations X, Y, Z.
L’idéal est donc de créer différents espaces :
- Zones silencieuses : Dédiés au travail individuel ou collaboratif et à la productivité, ces espaces favorisent la concentration et permettent d’éviter les distractions et les nuisances sonores propres à l’open-space.
- Salles de réunions modulables : Aussi efficace pour organiser un brainstorming, une réunion avec des collaborateurs en télétravail ou un échange avec des collègues réunis physiquement, ces espaces créés pour être polyvalents s’adaptent en quelques minutes à vos besoins.
- Espace de travail collaboratif : Les grands espaces ouverts favorisent le travail en équipe, les échanges informels et sont parfaits pour créer un espace convivial où l’innovation, la spontanéité et la créativité peuvent émerger naturellement.
Ajoutons que le Smart Working implique aussi une notion de détente et de bien-être des employés. Par conséquent, pour réellement repenser l’espace de travail, il est fortement conseillé de prévoir des zones de détente, des espaces verts intégrés voire des salles de méditation ou des espaces de fitness si vos ressources vous le permettent.
Vous pourrez ainsi encourager un mode de vie sain et améliorer le bien-être au travail des employés. Ceci aura un effet sur l’engagement des équipes et sur le taux d’arrêts maladie.
Favoriser le travail à distance grâce au Smart Working
L’autre aspect incontournable du Smart Working est bien entendu le travail à distance. En effet, pour 88% des millenials, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle est crucial[3]. De plus, 80% d’entre eux souhaitent une plus grande flexibilité dans les horaires de travail ou les lieux de travail[4]. Ce bouleversement des espaces de travail concerne aussi la génération Z où 40% des répondants privilégient le télétravail par rapport à la vie de bureau[5].
Concrètement, il est nécessaire de faire des concessions si vous désirez attirer et surtout retenir les talents au sein de votre entreprise. Au fur et à mesure que le travail à domicile ou le flex office deviennent plus courants, vous devez créer des espaces de travail adaptés à ces nouvelles manières de travailler.
Les espaces de coworking et les bureaux partagés font partie de la solution. Grâce à ces espaces professionnels nouvelle génération, les employés peuvent travailler en collaboration et partager l’espace selon leurs besoins et selon les circonstances.
Notez que cette nouvelle approche vous permet de réduire la surface de bureaux étant donné que vous n’avez plus besoin d’investir autant dans la conception de bureaux fermés. La mutualisation de l’espace est donc un bon moyen d’accroître la productivité tout en diminuant les coûts associés aux bureaux.
Bien entendu, pour préserver l’esprit de groupe et l’efficacité des équipes, il est toutefois indispensable de porter une attention particulière aux points suivants :
- Définir des règles claires en amont : S’adapter aux nouvelles façons de travailler est une bonne chose, mais cela ne veut pas dire ne pas réglementer. Instaurer dès le départ des règles de travail avec les collaborateurs travaillant à distance pour préserver la performance.
- Préserver une communication fluide : Outil essentiel de la transformation numérique, la plateforme de travail collaboratif vous permet de gérer les tâches et le travail collaboratif de collaborateurs dispersés. Elle vous permet notamment d’organiser des réunions régulières et de communiquer facilement avec vos collègues.
- Mesure la performance des collaborateurs : Mettez en place des indicateurs de performance acceptés par tous ainsi que des échéances à respecter. Ceci permet de concilier la flexibilité des espaces de travail à la réalité des objectifs de l’entreprise.
Évoluer dans un espace de travail innovant pour allier efficacité et bien-être
En remplaçant les postes de travail fixes et les bureaux cloisonnés par des espaces ouverts et des offres de travail flexibles, vous pouvez augmenter significativement la productivité. En déployant des zones dédiées au calme ou au contraire à l’innovation, le tout associé à des espaces de détente, vous répondez parfaitement aux attentes de toutes les générations.
Le Smart Working est finalement une solution “ gagnant-gagnant ”. En réduisant les temps de trajet, en conciliant vie professionnelle et vie personnelle, en réduisant le stress, vous répondez avec justesse aux défis posés aux dirigeants et aux managers. Vous repensez l’espace, mais aussi les relations entre les collaborateurs et la manière de concevoir le travail. L’ensemble des parties prenantes sont alors gagnantes et c’est bien l’entreprise dans sa globalité qui devient alors plus résiliente, plus innovante et plus attirante pour les talents.
[1] Culture RH, Générations Z et Y : à quoi ressemble leur espace de travail idéal ?, 2023
[2] HR Maps, La génération Z au travail : les chiffres clés, 2021
[3] Pôle emploi, Millenials, Gen Z, Gen X…découvrez les attentes de vos jeunes collaborateurs, site consulté en decembre 2023
[4] Focus RH, Générations X, Y, Z et boomers : quand l’espace de travail s’adapte aux besoins de toutes les générations, 2022
[5] HR Maps, La génération Z au travail : les chiffres clés, 2021
