Après avoir effectué un processus de recrutement long et (souvent) difficile, vous venez d’embaucher le candidat idéal. Pour garantir que ce nouveau salarié s’intègre parfaitement au sein de l’équipe, crée du lien avec l’ensemble des collaborateurs et adopte la culture de l’entreprise, il est indispensable de ne pas négliger son arrivée et de l’accueillir comme il se doit.
Aujourd’hui, certains secteurs ont de plus en plus de difficultés à recruter du personnel qualifié. Et les salariés n’hésitent plus à quitter un emploi s’ils ne se sentent pas bien intégrés à l’équipe. Il est donc impératif de soigner l’arrivée d’une nouvelle recrue au sein de votre organisation. Voici quelques conseils à suivre.
1. Anticiper son arrivée avec vos équipes
Réussir l’intégration d’un nouveau salarié est indispensable pour qu’il se sente bien et qu’il ait envie de s’investir pleinement dans son poste et dans l’entreprise. Pour cela, l’équipe qu’il va rejoindre doit être prête à l’accueillir chaleureusement.
Dès que la date d’arrivée est confirmée, réunissez l’équipe et discutez ensemble des conditions de réussite de cette intégration. Demandez à chacun de partager son expérience et de décrire les points forts et les points faibles de sa propre intégration. Vous pourrez ainsi en déduire les bonnes pratiques à mettre en place pour l’arrivée de cette personne et des suivantes. Nommez également un tuteur qui devra prendre en charge le nouvel arrivant durant ses premières semaines.
2. Annoncer sa venue
La première étape qui suit un recrutement, c’est d’annoncer à l’ensemble des salariés de l’entreprise l’arrivée d’un nouveau collaborateur. En effet, le fait de prévenir votre personnel permet d’éviter la surprise au moment des présentations, et de garantir ainsi un accueil chaleureux au nouvel arrivant.
Pour cela, quelques jours avant son arrivée, envoyez à tout le personnel un email contenant une photo et une petite présentation de la nouvelle recrue ainsi que la fonction qu’elle va occuper. N’oubliez pas de mentionner sa date de prise de poste.
Enfin, à l’accueil de votre entreprise ou dans la salle de pause, affichez une petite banderole ou inscrivez sur un tableau un message de bienvenue (« Bienvenue à … » ou « Toute l’équipe souhaite la bienvenue à … »). Une petite attention qui montrera à votre nouveau collaborateur qu’il est attendu, et qui permet d’informer les équipes de son arrivée le jour J.
3. Préparer sa prise de fonction
Il n’y a rien de plus frustrant quand on arrive dans une nouvelle entreprise et que rien n’est prêt. De plus, cela ne donne pas une très bonne image de votre société. Pour éviter cela, vous devez préparer tout le matériel et les outils nécessaires pour que votre nouvel embauché puisse travailler, être performant et se sente bien le plus vite possible.
S’il s’agit d’un poste nouvellement créé, assurez-vous qu’il ait son espace de travail dédié où l’attendra un bureau avec son ordinateur déjà configuré avec sa session, sa boîte mail en fonctionnement ainsi que tous les logiciels dont il aura besoin. Fournissez-lui également un téléphone (si besoin) dont la ligne est activée et tout le matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions (cahiers, stylos, etc.).
S’il s’agit d’un remplacement, veillez à ce que le bureau de son prédécesseur soit vide et nettoyé, et que le changement de nom sur la ligne téléphonique ait bien été effectué.
De cette façon, vous renvoyez à votre nouveau collaborateur une image professionnelle qui le rassurera et l’encouragera à adopter lui-même une attitude professionnelle.
4. Être disponible
Le jour de l’arrivée, soyez disponible pour accueillir votre nouveau collaborateur et l’accompagner durant sa première journée. Faites-lui une présentation détaillée de l’entreprise et de son fonctionnement, puis organisez une tournée de visite afin qu’il découvre les lieux et rencontre ses nouveaux collègues.
Organisez un déjeuner avec les membres de l’équipe qu’il va rejoindre afin que tout le monde fasse connaissance et que les relations commencent à se tisser. Enfin, présentez-lui ses missions et vos attentes en faisant attention de ne pas lui mettre la pression dès les premières heures de son arrivée car cela pourrait le stresser et le faire fuir.
Enfin, faites un bilan avec lui à la fin de sa première semaine de travail ainsi qu’à la fin du premier mois pour savoir comment se passe son intégration.
5. Lui remettre un livret d’accueil et le former
Dès son arrivée, donnez à la nouvelle recrue un livret d’accueil qui contient toutes les informations clés sur l’entreprise et son fonctionnement. Transmettez-lui également sa fiche de poste.
Le livret d’accueil doit notamment inclure :
- une présentation de l’entreprise, ses produits, objectifs et ses valeurs,
- un organigramme,
- les consignes de sécurité,
- le règlement intérieur de l’entreprise,
- la présentation du CE (comité d’entreprise) s’il y en a un,
- etc.
Vous pouvez aussi lui souhaiter la bienvenue en lui offrant un petit cadeau personnalisé aux couleurs de l’entreprise, comme une tasse, une gourde ou un sac.
Même si la personne est en période d’essai, il est important de la former dès son arrivée pour lui montrer que vous croyez en elle, que vous lui faites confiance, mais aussi pour lui permettre de développer ses compétences et l’aider à s’intégrer. Ces formations doivent traiter de la culture et de la vision de l’entreprise, des logiciels utilisés, du type de management et des méthodes de collaboration employées. N’engagez pas immédiatement de formations techniques coûteuses.
La formation est un bon moyen de le fidéliser. Ainsi, en voyant que vous investissez sur lui, le candidat aura envie de s’impliquer dans l’entreprise.
6. Lui demander un rapport d’étonnement
Enfin, parce qu’il est important pour une entreprise de toujours s’améliorer, profitez du regard neuf et extérieur de votre nouveau collaborateur pour lui demander son point de vue sur l’entreprise et les points qui, selon lui, mériteraient d’être améliorés.
Pour cela, expliquez-lui que d’ici six mois, vous lui demanderez de remplir un rapport d’étonnement.
D’une part, votre nouveau salarié appréciera qu’on lui demande son avis, et d’autre part, cela vous permet de découvrir et de corriger certains dysfonctionnements.
Conclusion
La bonne intégration d’un nouveau salarié est indispensable pour s’assurer qu’il se sente bien dans votre entreprise et qu’il ait envie d’y rester. Anticipez son arrivée et recevez-le avec tout le nécessaire pour que sa prise de fonction se déroule le mieux possible et qu’il sente qu’il est attendu.
Bonus : découvrez comment améliorer le bien-être au travail pour que vos salariés se sentent bien et soient productifs.
