Pourquoi le projet a-t-il pris du retard ? Où en sont les dépenses par rapport au budget prévisionnel ? Quelle est la prochaine étape ? Plusieurs fois par semaine, en tant que chef de projet, vous êtes sollicité par vos collègues, votre responsable ou le client car ils veulent tous savoir quel est l’état d’avancement du projet sur lequel vous travaillez.
En gestion de projet, la communication est importante pour synchroniser le travail des différentes équipes et fournir aux parties prenantes les informations relatives à la progression du projet.
Pour éviter de perdre du temps à répondre individuellement à toutes ces questions sur la santé, la chronologie ou l ‘état du portefeuille du projet, il existe un document qui permet de résumer succinctement la situation et l’état d’avancement concernant vos projets. Il s’agit du rapport d’avancement de projet.
Découvrez ce qu’est un rapport d’avancement de projet ainsi que 5 conseils et astuces à suivre pour en maîtriser la rédaction.
Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet ?
Un rapport d’avancement de projet est un compte rendu dont l’objectif est d’informer les parties prenantes et les participants au projet du suivi et de l’avancée des tâches et des dernières mises à jour du projet. Ce document fournit une vue d’ensemble sur l’état d’avancement et un résumé de la progression du projet à intervalles réguliers à un ensemble d’interlocuteurs concernés par le projet.
En fait, le rapport de progression permet de répondre aux questions que peuvent se poser les parties prenantes impliquées, avant même qu’elles ne se les posent. Ainsi, en tant que chef de projet, vous êtes moins sollicité et vous pouvez davantage vous concentrer sur la gestion et l’accomplissement du projet.
Le rapport d’avancement de projet est un outil de communication important qui pourra vous être demandé chaque semaine, chaque mois ou à chaque nouveau jalon (milestone), en fonction de l’étendue et de la complexité du projet.
Ce document couvre :
- le statut du projet (dans les temps, en retard ou en avance) ;
- les activités et les tâches qui ont été réalisées ;
- les jalons atteints ;
- l’avancement par rapport au planning prévisionnel du projet ;
- le suivi du budget ;
- les différents risques ou obstacles à la progression du projet ;
- les responsabilités des différents membres de l’équipe.
Découvrez nos conseils et astuces pour améliorer la communication sur un projet.
Pourquoi un rapport d’avancement est-il important pour le suivi d’un projet ?
Grâce au rapport d’avancement de projet, toutes les personnes impliquées dans un projet reçoivent le même niveau d’information concernant le suivi. Ce document améliore également la collaboration au sein de l’équipe projet car chaque membre connaît en un coup d’œil ses tâches et celles des autres, ce qui évite les répétitions et la perte de temps. Votre équipe est donc plus efficace et productive.
Ce document est aussi un excellent moyen de garder une trace de la planification et du déroulement du projet et d’analyser ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qu’il aurait fallu améliorer. Une fois archivé, il fait partie d’une base de connaissance sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour connaître les bonnes pratiques à suivre et ainsi être plus performant dans la gestion de vos futurs projets.
Comment faire un rapport d’avancement de projet ?
Suivez ces 5 conseils pour rédiger votre rapport de progression comme il se doit.
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Considérez ce compte rendu comme une foire aux questions
Les destinataires de ce compte-rendu s’attendent à y lire les réponses aux questions qu’ils se posent sur la progression et la santé du projet.
Contentez-vous donc de répondre aux différentes interrogations concernant l’état d’avancement du projet, les points bloquants, les prochaines tâches du planning à accomplir, etc., et indiquez également qui est responsable de quelle tâche.
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Soyez précis et concis pour mettre en avant les points importants du reporting
Votre rapport d’avancement doit être simple, facile à lire et compréhensible par tous. Il ne doit pas utiliser de termes trop techniques ou complexes, ni contenir de longues phrases. Évitez également de donner votre avis, sauf si le comité de pilotage vous le demande (par exemple, si votre mission est d’analyser les données et de faire part de votre interprétation et de vos recommandations).
Soyez factuel, utilisez des exemples concrets et allez à l’essentiel, sans entrer dans les détails. Grâce à cette astuce, vous éviterez de perdre du temps lors de la rédaction, et les destinataires ne perdront pas de temps à lire et à comprendre votre rapport.
Autre point important, pensez à inclure des indicateurs chiffrés avec un code couleur plutôt que de vagues descriptions. Par exemple, au lieu de « hausse du nombre de visiteurs sur le site Internet », écrivez « hausse de 30% de visiteurs sur le site Internet suite à telle campagne marketing ». Cela donne une idée plus spécifique de votre progression par rapport à l’objectif fixé.
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Utilisez la méthode PPP
Il s’agit d’une méthode de management utilisée pour rédiger des rapports de progression efficaces. PPP signifie Progress, Plans et Problems en anglais.
- Progress : il s’agit des progrès réalisés, des jalons validés, des objectifs atteints et des tâches déjà accomplies qui contribuent à faire avancer le projet.
- Plans: c’est la liste des tâches à accomplir, des objectifs à court et à long terme ainsi que tout ce qui permet de faire progresser le projet.
- Problems: ce sont les problèmes, les obstacles et les risques rencontrés qui peuvent affecter la santé et le bon déroulement du projet.
Chaque catégorie doit contenir entre trois et cinq éléments de réponse. Si votre équipe a des difficultés à remplir les différentes catégories, c’est peut-être que vos rapports d’avancement sont trop fréquents. Dans ce cas, espacez-les davantage dans le temps pour avoir des informations pertinentes à transmettre.
En suivant cette technique, votre rapport de progression ne contiendra que des réponses précises et spécifiques, plutôt que des détails sans importance.
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Illustrez par des graphiques pour mettre en avant des indicateurs clés
Parfois, pour faire passer un message, l’utilisation de graphiques, de tableaux ou de diagrammes de gantt est beaucoup plus explicite, visuelle et impactante qu’une phrase ou qu’une longue série de chiffres qui peut être ennuyante.
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Exemple de structure faisant état de l’avancée d’un projet
Voici un exemple des différentes parties à inclure dans un rapport d’avancement de projet.
- Introduction : un résumé rapide et simple du contenu du rapport.
- Réalisations : listez les tâches, les jalons, les objectifs qui ont été atteints pour le mois ou la semaine passée. N’oubliez de donner des chiffres.
- Objectifs : fixez les objectifs à atteindre pour le mois ou la semaine à venir.
- Obstacles : indiquez les problèmes rencontrés qui vous ont empêché d’atteindre vos objectifs ou les obstacles potentiels pour la période à venir, et comment vous envisagez de les résoudre.
Un rapport d’avancement de projet est un outil de communication important permettant de réaliser un état des lieux complet de l’avancement d’un projet. Il permet de connaître la progression d’un projet de façon régulière et de s’assurer que l’ensemble des personnes concernées reçoit le même niveau d’information.
