Comment rédiger un rapport d’avancement de projet ?

Vous êtes chef de projet et vous éprouvez des difficultés à rédiger un rapport d’avancement clair et concis pour vos collaborateurs ? Un rapport mal rédigé peut entraîner des incompréhensions, des retards et même mettre en péril la réussite de votre projet. Grâce à des techniques simples, vous pouvez créer des rapports efficaces qui captivent l’attention de vos lecteurs et facilitent le suivi de projet. Découvrez dans cet article 5 conseils pratiques pour rédiger un rapport d’avancement de projet percutant et informatif.

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet ?

Un rapport d’avancement de projet est un compte rendu dont l’objectif est d’informer les parties prenantes et les participants au projet du suivi et de l’avancée des tâches et des dernières mises à jour du projet. Ce document fournit une vue d’ensemble sur l’état d’avancement et un résumé de la progression du projet à intervalles réguliers à un ensemble d’interlocuteurs concernés par le projet.

Ce type de rapport répond aux questions que peuvent se poser les parties prenantes impliquées, avant même qu’elles ne se les posent. Ainsi, en tant que chef de projet, vous êtes moins sollicité et vous pouvez davantage vous concentrer sur la gestion et l’accomplissement du projet.

Le rapport d’avancement de projet est un outil de communication important qui peut vous être demandé chaque semaine, chaque mois ou à chaque nouveau jalon (milestone), en fonction de l’étendue et de la complexité du projet.

Quels sont les éléments à inclure dans un rapport d’avancement de projet ?

Voici les éléments clés qui doivent figurer dans un rapport d’avancement de projet :

• Identification du projet : Nom du projet et du chef de projet, date indiquant la période couverte par le rapport.
• Résumé du projet : Rappel des objectifs principaux et de la portée du projet.
• État d’avancement du projet : Tâches réalisées, en cours et à venir, échéancier, état d’avancement des livrables.
• Analyse des performances : Indicateurs clés de performance portant sur les coûts, les délais et la qualité, identification et analyse des écarts entre les performances prévues et réelles.
• Gestion des risques et des problèmes : Risques identifiés, plan d’atténuation de ces risques, problèmes rencontrés et plan d’action pour les résoudre.
• Communication et collaboration : Compte rendu des réunions importantes et description des communications avec les parties prenantes.
• Conclusion : Synthèse de l’état d’avancement du projet et plan d’action pour la prochaine période.

Pourquoi le rapport d’avancement est incontournable pour le suivi de projet ?

Grâce au rapport d’avancement de projet, toutes les personnes impliquées dans un projet reçoivent le même niveau d’information concernant le suivi. Ce document améliore également la collaboration au sein de l’équipe projet, car chaque membre connaît en un coup d’œil ses tâches et celles des autres, ce qui évite les répétitions et la perte de temps. Votre équipe est donc plus efficace et productive.

Ce document est aussi un excellent moyen de garder une trace de la planification et du déroulement du projet et d’analyser ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qu’il aurait fallu améliorer. Une fois archivé, il fait partie d’une base de connaissance sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour connaître les bonnes pratiques à suivre et ainsi être plus performant dans la gestion de vos futurs projets.

Quelles sont les étapes d’un rapport d’avancement de projet ?

Découvrez les étapes à suivre lors de la réalisation de votre rapport.

1. Préparation du rapport de projet

Commencez par sélectionner un outil collaboratif comme Wimi pour vous faciliter la tâche. Avec l’agenda partagé Wimi, il est en effet possible d’accéder à une vue d’ensemble de toutes les échéances, des jalons importants et des réunions liées au projet. Identifiez ensuite clairement l’objectif du rapport et impliquez les équipes en recueillant leurs remarques afin d’obtenir une vision complète de l’état actuel du projet.

2. Collecte et structuration des données

Utilisez l’agenda partagé Wimi pour retracer l’évolution du projet et identifier les points clés à inclure dans le rapport. Organisez le rapport de manière logique et claire en intégrant des sections distinctes : introduction, résumé, détails, prochaines étapes, etc.

3. Rédaction du rapport

Résumez les points clés et mettez en évidence les informations les plus importantes en début de rapport. Joignez des documents complémentaires si nécessaire pour faciliter la compréhension des informations transmises. Pour finir, indiquez clairement les actions à venir et les responsabilités de chacun.

4. Diffusion et suivi

Choisissez le moyen de communication le plus adapté (email, plateforme collaborative Wimi, etc.) et organisez des réunions ou des échanges pour discuter du rapport et des points importants qu’il soulève.

À quelle fréquence doit-on publier un rapport d’avancement ?

Il n’y a pas de règles. La publication d’un rapport dépend de nombreux facteurs tels que la durée du projet et sa complexité, les besoins des parties prenantes, le niveau de risques ou la méthodologie du projet. Généralement, les rapports sont publiés de manière hebdomadaire ou bimensuelle.

5 conseils pour réaliser un excellent rapport d’avancement de projet

Suivez ces 5 conseils pour rédiger votre rapport de progression efficace.

1. Considérez ce compte rendu comme une FAQ

Les destinataires de ce compte-rendu s’attendent à y lire les réponses aux questions qu’ils se posent sur la progression et la santé du projet.

Par conséquent, contentez-vous de répondre aux différentes interrogations concernant l’état d’avancement du projet, les points bloquants ou les prochaines tâches du planning à accomplir et indiquez également qui est responsable de chaque tâche.

2. Soyez précis et concis pour faciliter la lisibilité

Votre rapport d’avancement doit être simple, facile à lire et compréhensible par tous. Il ne doit pas utiliser de termes trop techniques ou complexes ni contenir de longues phrases. Évitez également de donner votre avis, sauf si le comité de pilotage vous le demande (par exemple, si votre mission est d’analyser les données et de faire part de votre interprétation et de vos recommandations).

Soyez factuel, utilisez des exemples concrets et allez à l’essentiel, sans entrer dans les détails. Grâce à cette astuce, vous évitez de perdre du temps lors de la rédaction, et les destinataires ne perdent pas de temps non plus à lire et à comprendre votre rapport.

Autre point important, pensez à inclure des indicateurs chiffrés avec un code couleur plutôt que de vagues descriptions. Par exemple, au lieu de « hausse du nombre de visiteurs sur le site Internet », écrivez « hausse de 30% de visiteurs sur le site Internet suite à telle campagne marketing ». Cela donne une idée plus spécifique de votre progression par rapport à l’objectif fixé.

3. Utilisez la méthode PPP

Il s’agit d’une méthode de management utilisée pour rédiger des rapports de progression efficaces. PPP signifie Progress, Plans et Problems en anglais.

Progress désigne des progrès réalisés, des jalons validés, des objectifs atteints et des tâches déjà accomplies qui contribuent à faire avancer le projet.

Plans concerne la liste des tâches à accomplir, des objectifs à court et à long terme ainsi que tout ce qui permet de faire progresser le projet.

Problems fait référence aux problèmes, aux obstacles et aux risques rencontrés qui peuvent affecter la santé et le bon déroulement du projet.

Chaque catégorie doit contenir entre trois et cinq éléments de réponse. Si votre équipe a des difficultés à remplir les différentes catégories, cela peut signifier que vos rapports d’avancement sont trop fréquents. Dans ce cas, espacez-les davantage dans le temps afin d’avoir des informations pertinentes à transmettre.

4. Illustrez votre rapport par des graphiques

Pour faire passer un message, l’utilisation de graphiques, de tableaux ou de diagrammes de Gantt est beaucoup plus explicite, visuelle et impactante qu’une phrase ou qu’une longue série de chiffres.

Lors de l’intégration de graphiques, choisissez le type de graphique le plus adapté à l’indicateur que vous souhaitez visualiser, utilisez des titres clairs et des légendes concises et préférez les couleurs et les polices de caractères qui facilitent la lecture et la compréhension.

5. Utilisez des outils ou des modèles

Afin d’accélérer la production du rapport et réduire le nombre d’erreurs potentielles, utilisez un modèle de rapport d’avancement de projet. Vous vous assurez ainsi de couvrir tous les points importants et de ne rien oublier.

Explorez les outils de gestion de projet qui offrent des fonctionnalités de reporting intégrées. Wimi notamment génère automatiquement des rapports incluant des graphiques et des indicateurs clés de performance. Cela vous fait gagner un temps précieux sur votre gestion de projet.

Exemple de structure d’avancement de projet

Voici un exemple des différentes parties à inclure dans votre rapport d’avancement de projet.

• Introduction : un résumé rapide et simple du contenu du rapport.
• Réalisations : listez les tâches, les jalons, les objectifs qui ont été atteints pour le mois ou la semaine passée. N’oubliez pas de donner des chiffres.
• Objectifs : fixez les objectifs à atteindre pour le mois ou la semaine à venir.
• Obstacles : indiquez les problèmes rencontrés qui vous ont empêché d’atteindre vos objectifs ou les obstacles potentiels pour la période à venir, et comment vous envisagez de les résoudre.