Pour les entreprises ayant déjà effectué leur transformation digitale, la mise en place d’une digital workplace est la suite logique et requiert peu d’efforts de la part des collaborateurs, déjà habitués à travailler avec différents outils en ligne.
Cependant, pour les organisations utilisant du matériel et des outils plus traditionnels, le passage à la digital workplace ne peut pas s’effectuer du jour au lendemain. En effet, il ne s’agit pas simplement d’adopter un nouvel outil, mais de modifier la culture et les habitudes de travail des salariés.
Pour réussir, vous devez impérativement placer l’utilisateur au cœur de votre projet de digital workplace, puisqu’il est le premier concerné, et mettre en place une stratégie d’accompagnement du changement qui prône les nouveaux usages et prend en compte leurs impacts sur l’organisation actuelle.
Suivez ces 8 conseils pour lancer votre digital workplace avec succès.
Comprendre
La digital workplace modifie les habitudes de travail au quotidien, facilite la collaboration, renforce l’engagement des salariés et améliore leur productivité.
Pour s’assurer qu’ils adhèrent pleinement à ce changement, il est essentiel de comprendre leurs besoins ainsi que leurs craintes. Vont-ils pouvoir accéder facilement à leurs documents et outils quel que soit le lieu où ils se trouvent ? Pourront-ils aisément communiquer avec leur équipe ? Les données sont-elles sécurisées ? Doivent-ils utiliser un ordinateur dédié ? Chaque service a-t-il accès à tous les outils dont il a besoin ? Etc.
Cadrer
Pour un lancement réussi, vous devez avoir une vision précise de ce à quoi votre digital workplace doit ressembler :
- son apparence,
- son fonctionnement,
- l’organisation du contenu,
- l’intégration des applications existantes.
Vous devez également définir comment elle s’intègre à votre stratégie de communication interne et respecte vos valeurs. Enfin, considérez les éléments qu’elle doit intégrer afin qu’elle soit utile et bénéfique à l’ensemble des salariés, mais aussi à vos clients, fournisseurs et partenaires.
Avoir une vision globale vous permet de prendre en compte les besoins de chaque service, et ainsi de vous assurer que ce nouvel espace de travail numérique sera utilisé par tous.
Impliquer
Dès le départ, il est recommandé d’impliquer vos collaborateurs, tous services confondus, dans l’élaboration de la digital workplace idéale. D’une part, cela va leur permettre de se familiariser très tôt avec leur futur environnement de travail numérique, et d’autre part, ils vont pouvoir soumettre leurs idées et contribuer à façonner ce nouvel outil pour qu’il réponde au mieux à leurs besoins.
Le fait d’impliquer les salariés au projet est un excellent moyen de les engager, de les motiver et de les transformer en ambassadeurs de la digital workplace auprès des collaborateurs les plus réticents.
Vous cherchez un moyen d’encourager et de convaincre les équipes de s’intéresser au projet ? Pourquoi ne pas lancer un concours pour trouver le nom de votre future digital workplace ?
Communiquer
Lorsqu’une entreprise s’apprête à mettre en œuvre un changement de cette envergure, il est essentiel de bien communiquer auprès des salariés et de leur expliquer les raisons et les bénéfices de ce projet.
Pour ce faire, n’hésitez pas à être créatif et original en utilisant des teasers pour dévoiler quelques éléments afin d’attiser la curiosité et de susciter l’intérêt de vos collaborateurs, mais aussi pour les rassurer.
Informez-les des différentes étapes du lancement de ce nouvel environnement de travail, ce qui est en cours de réalisation, sensibilisez-les sur l’impact que cela aura sur leur façon de travailler et encouragez les retours d’expérience.
Célébrez le lancement de votre digital workplace, puis continuez de la valoriser en organisant régulièrement des opérations de communication variées : démonstrations de l’outil, petit déjeuner pour présenter la dernière fonctionnalité, vidéos promotionnelles, jeux concours, etc.
Former
Si une majorité de vos collaborateurs sont déjà familiarisés avec les outils numériques et autres plateformes collaboratives, certains peuvent avoir peu, voire pas du tout d’expérience dans ce domaine. Il est donc indispensable de mettre en place des formations pour rassurer, encourager et faciliter l’utilisation de la digital workplace par le plus grand nombre.
Il existe différentes formes de formations : webinaires, e-learning, formation en présentiel, tutorat, etc. Cette étape doit être obligatoire pour les nouveaux arrivants.
Accompagner
Par principe, le changement est mal perçu, même s’il est nécessaire. Pour vous assurer que la mise en place d’une digital workplace sera bien acceptée au sein de votre entreprise, vous devez instaurer une conduite du changement. En accompagnant vos collaborateurs tout au long de ce changement, vous anticiperez leur résistance et vous réussirez à les convaincre du bien-fondé d’adopter une digital workplace.
Mesurer
Vous voulez savoir si le lancement de votre digital workplace est un succès ? Pour mesurer votre réussite, il est indispensable de mettre en place des indicateurs (KPI). Ainsi, vous pouvez évaluer le niveau d’adhésion et d’engagement de vos collaborateurs, et analyser la façon dont ils s’approprient votre digital workplace. Vous pourrez identifier les outils les plus utilisés et ceux qui le sont moins, depuis quel appareil ils se connectent, à quelle fréquence, etc. Ainsi, vous pourrez optimiser les usages.
Ecouter
Pour vous assurer que l’ensemble de vos collaborateurs à travers les différents services est satisfait de votre digital workplace, il est important de récolter régulièrement les feedback et les retours d’expérience de vos salariés. Pour cela, réalisez des sondages, mettez à disposition une boîte à idées et / ou organisez des réunions dédiées à l’amélioration de votre solution collaborative.
De cette façon, vous pourrez constamment développer et améliorer votre environnement de travail numérique afin qu’il ne cesse de correspondre aux besoins évolutifs de vos équipes.
