Avez-vous déjà entendu parler du kick-off meeting ? En français, il s’agit de la réunion de lancement d’un projet et elle est indispensable pour bien démarrer un projet, et surtout pour s’assurer qu’il se déroule correctement et soit une réussite.
Découvrez l’intérêt d’une réunion de lancement de projet, comment la réussir et les erreurs à éviter.
Quelle est l’utilité d’une réunion de lancement de projet ?
Le kick-off meeting est fondamental pour le succès d’un projet car il permet de poser les fondations du projet, d’informer toutes les personnes concernées et de les laisser s’approprier le projet.
Lors de la réunion de lancement de projet, vous devez communiquer sur les éléments essentiels (le plan d’action, la planification, le budget, les ressources), établir les règles de fonctionnement et les bonnes pratiques, et vous assurer que tout le monde ait la même information. N’oubliez pas de mentionner les éventuelles difficultés et les risques potentiels. Enfin, profitez-en pour mettre en place une dynamique positive et motiver l’équipe.
Retenez que cette réunion est un espace d’échanges et de dialogue où chaque participant peut poser ses questions et exprimer ses doutes. Evitez de monopoliser la parole et encouragez tout le monde à participer.
Quand faut-il organiser le kick-off meeting ?
Le kick-off meeting doit avoir lieu avant le démarrage du projet. Réunissez l’ensemble de l’équipe, les parties prenantes, le comité de pilotage, etc., dès que le projet est confirmé, que le cahier des charges est validé et que vous avez constitué l’équipe projet.
Pour une plus grande efficacité, organisez votre réunion de lancement de projet en début de matinée. Café et croissants seront les bienvenus pour commencer le projet d’une manière conviviale, en permettant à chacun de faire connaissance.
A éviter : les réunions en début d’après-midi alors que tout le monde est en phase de digestion et que la concentration est à son minimum.
Bien préparer sa réunion de lancement
Comme toute réunion, la réunion de lancement nécessite une préparation et une organisation minutieuses. Vous devez connaître votre projet et maîtriser les points clés pour transmettre ces données aux participants. Une réunion bien préparée se déroulera sans encombre, durera le temps prévu et apportera des réponses à toutes les questions possibles.
Le but est de fournir une vision claire et précise du projet ainsi que des objectifs à atteindre. Chaque participant doit avoir le même niveau d’information, mais surtout ils doivent connaître leur rôle et leurs responsabilités dans le projet.
A éviter : Noyer les participants d’informations. S’ils ressortent de cette réunion avec des idées confuses, sans savoir ce qu’ils doivent faire dans le projet, vous aurez raté votre réunion de lancement et le projet sera mal parti.
Définir un plan de projet
Document indispensable pour piloter un projet, le plan de projet est une feuille de route qui présente les informations importantes du projet :
- les objectifs à atteindre,
- les différentes étapes du projet,
- les tâches principales à accomplir,
- le budget prévisionnel,
- le calendrier,
- les ressources humaines et matérielles disponibles,
- le rôle et les responsabilités de chacun,
- les risques potentiels,
- le plan de communication.
Vous devez préparer le plan de projet en amont de la réunion de lancement et le présenter à tous les participants. Par la suite, le chef de projet et son équipe peuvent se référer à ce document précieux pendant tout le projet. Il doit être régulièrement mis à jour si des changements ont lieu durant l’avancement du projet.
A éviter : vous ne construiriez pas une maison sans plan. C’est la même chose pour un projet. Sans un document indiquant clairement ce qu’il faut faire, votre équipe risque de se perdre et le projet rencontra des difficultés à aboutir.
Présenter l’équipe projet
Un nouveau projet est l’occasion de travailler avec une nouvelle équipe. Pour bien démarrer et assurer une bonne cohésion au sein de l’équipe, il est important que tous les intervenants qui vont collaborer ensemble se connaissent. La réunion de lancement du projet est l’occasion idéale de présenter l’ensemble de l’équipe projet et les différentes parties prenantes.
En début de réunion, faites un tour de table afin que chacun puisse se présenter brièvement et présenter son rôle dans le projet. Pensez à distribuer un document regroupant les coordonnées et les fonctions de tous les intervenants.
A éviter : oublier de faire les présentations peut avoir des conséquences négatives sur l’ambiance au sein de l’équipe ainsi que sur la motivation et l’implication de vos collaborateurs. Attention, c’est une erreur classique en management de projet.
Rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs du projet
La réunion de lancement de projet est le moment parfait pour rappeler l’origine du projet et le contexte dans lequel il s’inscrit afin de mieux comprendre les raisons de sa réalisation. Présentez ou rappelez les objectifs du projet, le ou les besoins auxquels il doit répondre et les problématiques qu’il doit résoudre.
A éviter : oublier d’expliquer les enjeux et les objectifs du projet, c’est omettre de donner du sens au projet. Difficile pour une équipe de se motiver et de s’impliquer totalement si elle ne comprend pas pourquoi elle doit s’investir.
Présenter le déroulement du projet
Lors du kick-off meeting, vous devez donner des informations concrètes et précises sur le déroulement du projet. Quelles vont être les grandes étapes du projet, les dates clés, les échéances et les livrables prévus ?
Présentez également la méthode de gestion de projet choisie, les différents outils qui seront utilisés (comme un logiciel de gestion de projet) et les spécificités du projet, c’est-à-dire les contraintes techniques, budgétaires et métier, les normes à respecter, les impératifs, etc.
A éviter : si vous êtes trop vague, vous serez confronté à l’incompréhension de vos collaborateurs et tout le monde perdra du temps à essayer de comprendre quoi faire et quand.
Conclusion
A la fin de la réunion de lancement de projet, tous les participants doivent avoir compris le projet, avoir une vision claire et précise de son déroulement et connaître leur rôle. N’oubliez pas d’envoyer rapidement un compte-rendu à l’ensemble des participants. Vous voilà prêt à lancer votre projet !
